Ymmärtäminen budjettien hallinnasta

Talousarvioiden tehokkaan ja tehokkaan hallinnan varmistamiseksi on välttämätöntä…

• seurata, valvoa ja kirjata kaikkea taloutta (tuloja ja menoja),
• osaa minimoida kustannukset alueilla, joista olet vastuussa,
• - pystyä tutkimaan tai tunnistamaan ongelmalliset alueet ja korjaamaan ne ja
• hallita ja valtuuttaa menoja tehokkaasti.

Tämä artikkeli perustuu NVQ-tason 4 yksikköön "Hallitse budjetteja". Lue tämä artikkeli saadaksesi selkeän kuvan ja käsityksen budjettien tarkoituksesta. Opit ymmärtämään budjettien tarkoituksen, mukaan lukien taloudellisten resurssien tehokkaan ja tehokkaan hallinnan edut. talousarvion hallinnointia koskevat lakisääteiset, sääntelyyn liittyvät ja organisatoriset vaatimukset; sekä erityyppiset budjettijärjestelmät ja niiden ominaisuudet.

Nyt tarvitset perusteellisen käsityksen siitä, miten budjetteja hoidetaan. Budjettiprosessi on tyypillisesti ylin johto ja taloushenkilöstö. Näillä henkilöstön jäsenillä on oltava tarkat ja päivitetyt tiedot ja tieto tehokkaista budjetointimenettelyistä.

Budjetit laaditaan jokaiselle tilikaudelle. Johtajien ja henkilöstön on laadittava budjetti omille vastuualueilleen ja luovutettava ne sitten talousosastolle. Ylempi johto tarkistaa sitten nämä talousarvioesitykset ja hyväksyy myöhemmin komitean tai vastaavan organisaatiosta riippuen.

Menetelmät tulojen ja menojen seuraamiseksi, valvomiseksi ja kirjaamiseksi

Tiedät budjettien tarkoituksen. Nyt on sinun vastuullasi hallita niitä. Budjettien hallinta edellyttää, että seuraat, valvot ja kirjaat jatkuvasti tuloja ja menoja, jotta voit seurata kaikkia taloudellisia liikkeitä ja niiden tuloksia. Kuinka saavutat tämän? Katsotaanpa muutama tapa tai menetelmä.

Tulojen ja menojen seuranta

Budjetin seurantaa tehdään sen varmistamiseksi, että resursseja käytetään budjetissa esitettyjen suunnitelmien mukaisesti. Taloudellisten resurssien käytön seuraaminen tai seuraaminen on erittäin tärkeää jokaiselle osastolle ja organisaatiolle. Se on jatkuva prosessi sen varmistamiseksi, että tavoitteet saavutetaan talousarviossa määritellyllä tavalla. Tämän seurannan avulla voit tehdä budjetointia koskevia päätöksiä ja toteuttaa asianmukaisia ​​toimia aina ja aina kun se on tarpeen.

Tuloja ja menoja on seurattava mahdollisten muutosten havaitsemiseksi, jotta asianmukaiset toimet voidaan toteuttaa. Tämä seurantamenettely voidaan tehdä säännöllisin väliajoin, kuten esimerkiksi joka kuukausi. Tietoja seurattaessa on otettava huomioon, että budjetti oli suunniteltu tulevaksi vuodeksi, ja tähän mennessä kulut ja tuotot.

Tarkastele kuluvan tilikauden jäljellä olevalle jaksolle jäljellä olevaa saldoa ja laadi ennuste tilanteesta tällä vauhdilla tilikauden loppuun mennessä. Tarkastele kaikkia positiivisia ja negatiivisia muunnelmia ja tee tarvittavat toimet niiden korjaamiseksi. Jokaisessa vaiheessa on tärkeää dokumentoida (tallentaa) kaikki tosiasiat ja toimet.

On parasta seurata tuloja ja menoja budjetin haltijalla ja ylemmällä johdolla säännöllisten kokousten avulla. Rahavirran hallinnan on oltava tehokasta, koska se on erittäin tärkeää yrityksen tarjoamille palveluille ja tuotteille.

Budjetit voidaan jakaa kustannuspaikkojen tai muiden koodien tai tasojen mukaan, jotta niitä on helpompi seurata. Tämä auttaa tunnistamaan alueet, jotka ylittävät ja saavuttavat liian vähän.

Sinun pitäisi pystyä analysoimaan ja antamaan selitys mahdollisista poikkeamista ehdotetuista menoista, olivatpa ne positiivisia tai negatiivisia. Tähän on liitettävä toimintasuunnitelma. Tämä varmistaa, että resursseja käytettiin taloudellisesti, tehokkaasti ja vaikuttavasti.

Tulojen ja menojen hallinta

Seuraava tärkeä asia on tulojen ja menojen hallinta. Ilman tätä vaihetta rahaa käytetään väärin. Tulojen ja menojen hallitsemiseksi on parasta ottaa osaston talouden ja suoritusten valvonnasta vastaava henkilö suoraan mukaan budjettia kehitettäessä. Käytettävissä oleva budjetti olisi ilmoitettava koko asiaankuuluvan henkilöstön kanssa.

Budjetissa voi olla eri pääluokkia, joita eri henkilöstö valvoo, joten on parasta kohdistaa ja antaa valta suoraan osallistuville ihmisille - esimerkiksi budjetin hyväksyjä ja budjettipäällikkö. Osastojen tai ryhmien tulee saada tieto henkilöstä, joka on vastuussa tulojen ja menojen valvonnasta.

Tiettynä vuonna käytettävissä olevan rahoituksen kokonaismäärän tulisi heijastaa kyseiselle vuodelle suunniteltuja kokonaiskustannuksia.

Tulojen ja menojen kirjaaminen

Tulojen ja menojen kirjaaminen voidaan tehdä manuaalisesti tai elektronisesti. Tallennus on tehtävä välittömästi ja päivittäin. Kaikki tuloihin ja menoihin liittyvät tilit, erääntyvät tulot, kaikki vastaanotetut maksut, annetut kuitit ja laskut, velat jne. On kirjattava selkeästi päivämäärän ja tarkoituksen mukaan.

Tulojen kirjaaminen on tapa määrittää, tuottaakö yritys voittoa vai ei, koska se sisältää tiedot vastaanotetuista ja käytetyistä rahoista.

5 suurta työkalua yrityskulujen seurantaan

Kirjaa tiedot liiketoiminta-alueista järjestyksessä alkaen kannattavimmista vähiten kannattaviin. Tämä auttaa sinua automaattisesti analysoimaan ja ryhtymään toimiin alueilla, jotka aiheuttavat valtavia menetyksiä.

Pienissä kuluissa on hyvä käyttää pientä kassatiliä pienten kulujen käyttämiseen ja seuraamiseen. Näiden tallentaminen auttaa rahojen hyvittämisessä tehokkaasti, ja vain kirjatut rahat palautetaan. Tämä on tehokas tapa kirjata pienet kulut, jotka voivat muuten jäädä huomaamatta.

Tavat, joilla kustannuksia voidaan minimoida vastuualueella

Liiketoiminnan kustannusten alentaminen on yksi tehokas tapa hallita budjetteja tai käytettävissä olevia varoja. Jos jokainen minimoi kustannukset omalla vastuualueellaan, se merkitsee yhteensä suuria säästöjä yritykselle. Rahan käyttämiseen tietyille liiketoiminta-alueille täytyy tietää oikeat valinnat.

Tapoja, joilla kustannukset voidaan minimoida omalla vastuualueellaan, ovat:

Teknologian tehokas käyttö

Nykyään on tarjolla monia kehittyneitä tekniikoita, verkkokaupoista laskujen maksamiseen jne. Käytä seuraavia tekniikoita tehokkaasti säästääksesi aikaa ja rahaa.

• Kokoukset voidaan pitää puhelinkokousten avulla, mikä tarkoittaa, että säästät rahaa matkustamiseen, huoneiden / paikkojen järjestämiseen, säästät aikaa kokoushuoneiden järjestämiseen ja suunnitteluun jne.
• Voit käyttää tekniikkaa tehokkaasti olemalla tulostamatta paperille ja käyttämällä tiedostojen ja muun yritystiedon elektronista tallennustilaa. Tämä säästää aikaa, rahaa ja ympäristöä.
• Jotkut yritykset voidaan hoitaa verkossa riippuen luonteesta tai ainakin markkinointi voidaan tehdä verkossa. Tämä auttaa säästämään paljon rahaa markkinointihenkilöstölle, toimistotiloille, laitteille jne.

Velat

Luottokorteilla on korkeat korot, joten ne on maksettava mahdollisimman pian. Tämä auttaa yritystä pitkällä aikavälillä.

Talousarvio

Suunnittele aina vastuualueellesi budjetti ja noudata sitä. Mahdolliset poikkeamat siitä voivat olla melko vahingollisia, mutta se antaa sinulle selkeän suunnitelman siitä, mitä tehdä ja mitä ei tehdä ja mitä välttää.

Kustannusten leikkaaminen

Osta vain tarvittavat paikallaan olevat tarvikkeet, laitteet, huonekalut ja ohjelmistot, jotka ovat välttämättömiä yrityksen päivittäiseen toimintaan. Vähennä muita ei-toivottuja kuluja. Osta energiatehokkaita koneita ja käytä energiapolttimoita, jotta voit säästää energialaskuissa. Käytä asianmukaisia ​​eristettyjä ovia ja ikkunoita. Joskus valmistajat myyvät kunnostettuja tuotteita paljon halvemmalla, ja jos ne näyttävät olevan laadukkaita, mene niihin.

Työskentely kotona

Tämä on tehokas tapa säästää rahaa toimistotilasta ja polttoainekustannuksista. Kustannusten leikkaamisen aikana on viisasta leikata ne oikeilla alueilla, koska väärillä alueilla kustannusten leikkaamisella voi olla tuhoisa tai kielteinen vaikutus. Etsi aina hyvää vastinetta rahalle ja tämä voidaan saavuttaa ylläpitämällä hyviä suhteita toimittajiin ja kumppanuusjärjestöihin.

Kuinka tunnistaa tilanteet, joissa korjaustoimenpiteitä voidaan tarvita

Korjaavia toimia tarvitaan alueilla, jotka eivät ole organisaation politiikan, menettelyjen tai prosessien mukaisia. Näiden sääntöjenvastaisuuksien syyt on tunnistettava ja niistä on toteutettava ehkäiseviä toimenpiteitä tulevaisuudessa, ja tätä kutsutaan korjaavaksi toimenpiteeksi. Korjaavat toimet voidaan toteuttaa valituksen tai tilintarkastuksen seurauksena tai haitallisina vaikutuksina yrityksen talouteen ja niin edelleen. Oikeiden toimien toteuttamiseksi on tutkittava asia.

Joitakin tilanteita, jotka saattavat edellyttää korjaavia toimenpiteitä, ovat:

• Projektibudjetit menevät käsistä. hänen voidaan välttää, jos seuraat tarkasti budjettia ja jos työntekijät tietävät, että valvot budjettia. Tarkista ja ennusta budjetti uudelleen viikoittain.
• Työ, joka vie aikaa suunniteltua pidempään ja vaatii siten ylimääräistä budjettia, vaivaa ja aikaa.
• Kun yksi tai useampi tiimin jäsenistä kaataa projektin.

• Kun tehtävä tai projekti on aikataulun ulkopuolella tai ylittää budjetin teknisten tai taloudellisten rajoitusten vuoksi.
• Tärkeä tehtävä tai projekti tai tavoite jää väliin.
• Kun suoritetut työt tai tehtävät eivät täytä tavoitteita.
• Asiakkaat eivät ole tyytyväisiä palveluihin tai tuotteisiin, koska ne eivät täytä vaatimuksia tai odotuksia.
• Kun resurssi tai sponsori epäonnistuu.
• Riskinarviointien, auditointien tai laadunvarmistustarkastusten aikana.

Korjaavat toimet voivat olla mitä tahansa, kuten projektien uudelleen suunnittelu, resurssien uudelleen kohdentaminen, tiimien uudelleenjärjestely, projektien erilainen hallinta, prosessien tai tuotteiden uudelleensuunnittelu jne. Tunnista perimmäinen syy ja tee tarvittavat toimet.

Oman viranomaisen laajuus budjetin hallinnassa ja menojen hyväksymisessä

Budjetin hallinnointi ei tarkoita pelkästään rahoituslukujen pitämistä, vaan myös mukana olevien ihmisten hallintaa. Esimerkiksi työntekijät tai tiimin jäsenet. Talousarvion hallinnassa ja kulujen hyväksymisessä on oltava hyvät johtamistaidot. Budjetin haltija on vastuussa tietylle budjetille osoitetuista rahoista, joten heidän on tarkistettava, ovatko kulut oikeutettuja, ja sitten hyväksyttävä talousarvio. Valtuutus käyttää ei tarkoita sitä, että varat voidaan käyttää vain, aivan kuten; se tarkoittaa, että rahaa on käytettävä vastuullisesti ja viisaasti. Voidaan joutua vaikeuksiin, jos talousarvion hallinnassa on epäonnistumisia, ja myös palkitaan, jos ne onnistuivat talousarvion hallinnassa.

Budjettia hoidettaessa ja budjettirahoja käytettäessä budjetin haltijan on pidettävä mielessä organisaation tavoitteet. Siellä on erityisiä tavoitteita ja vastuita, jotka on otettava huomioon tavoitteiden tai tavoitteiden saavuttamiseksi. Budjettien käsittelyssä / hallinnoinnissa on myös pidettävä mielessä lakisääteiset ja organisaatiovaatimukset. Suorita aina tarvittavat toimet kustannusten minimoimiseksi ja myös asianmukaiset toimet, jos budjetteihin ylitettiin liikaa.

Seurata, valvoa ja kirjata tuloja ja menoja. Luo asiakirjoja, jotka kuvaavat organisaation suorituskykyä suhteessa budjettiin. Pidä kaikki tiedot ajan tasalla ja paikkansapitävinä.

Toivon, että pidit täällä olevista tiedoista hyödyllisiä. Älä epäröi jättää ajatuksiasi ja kokemuksiasi. Ystävällisin terveisin ja kiitos, että kävit läpi.