Henkilökunnan kokoukset: tapa tehokkaaseen viestintään työpaikalla

Henkilökunnan kokoukset ovat hyödyllinen paikka, jossa kaikentasoiset työntekijät voivat keskustella, päivittää toisiaan ja esittää kysymyksiä.

Kirjoittaja

Miksi säännölliset henkilöstökokoukset ovat hyödyllisiä?

Säännöllisten aikataulutettujen henkilöstökokousten pitäminen työntekijöiden kanssa työpaikalla parantaa huomattavasti viestintää, joka muodostaa minkä tahansa työryhmän perustan. Työntekijät, jotka voivat luottaa tapaamiseen jatkuvasti työtovereidensa ja esimiehensä kanssa, tuntevat enemmän omistajuutta tekemästään työstä, koska näissä kokouksissa on usein mahdollisuus olla yhteydessä toisiinsa.

Lisäksi nämä työntekijät tuntevat luottamusta johtajuuteensa, koska he ovat mukana suunnittelussa ja muissa prosesseissa, jotka tekevät työpaikasta paremman paikan olla kaikille. Koska työntekijät viettävät suuren osan elämästään töissä, on tärkeää saada heidät tuntemaan olevansa osa organisaation menestystä, kun se täyttää sen strategiset tavoitteet.

Tehokas viestintä johtajille ja työntekijöille

Henkilöstökokousten avulla työntekijät voivat olla osa organisaation päätöksentekoprosessia välittämällä mielipiteitään, ideoitaan jne. Jäsennellyssä mutta yleisesti hyväksytyssä foorumissa. Vaikka lopullinen auktoriteetti ja päätöksenteko kuuluvat organisaation johtoon, johtajat tavoittavat usein työntekijöitään heidän arvokkaasta panoksestaan.

Johtajat, jotka käyttävät näitä kokouksia viestintävälineinä, avaavat työntekijöille erinomaisen tilaisuuden jakaa työpäiväkokemuksensa keskenään. Joitakin tehokkaan henkilöstökokouksen yhteisiä piirteitä ovat seuraavat.

Menestyneiden tiimikokousten ominaisuudet

• Säännöllinen aikataulu: Jotta henkilökunta olisi todella tehokas tapa välittää tietoa ja kerätä palautetta työntekijöiltä, ​​henkilöstökokoukset tulisi suunnitella etukäteen, jotta työntekijät voivat ennakoida heitä ja suunnitella vastaavasti muun aikataulunsa / kalenterinsa mukaan. Työntekijät, jotka voivat luottaa näihin kokouksiin säännöllisesti, näkevät ne mahdollisuutena jakaa tietoja muiden kanssa jatkuvasti.
• Oikea aloitus: Jos johtajat haluavat työntekijöidensä ilmestyvän kokoukseen ajoissa, heidän on näytettävä esimerkki myös saapumisesta kokoukseen ajoissa. Lisäksi kokouksen alun tulisi olla aikataulun mukainen, jotta viivästyneet osallistujat tietävät, että heidän on pyrittävä olemaan myöhässä seuraavaan kokoukseen. Kokousta johtavana johtajana nopea oleminen ja kokouksen aloittaminen ajallaan osoittaa, kuinka tärkeä johtaja kokee kokouksen olevan.
• Valmisteltu esityslista: Koska työntekijöillä on todennäköisesti tietoa jaettavaksi, on hyödyllistä valmistella esityslista kokouksen rakenteen ja järjestyksen pitämiseksi. Radalta on helppo päästä eroon, kun työntekijät tarjoavat tietoa, joka ei ehkä liity lainkaan valmisteltuun asialistaan. Esityslistat toimivat myös kätevinä tietueina, joita esimies voi palata takaisin tarkastelemaan, onko tiettyjä aiheita käsitelty.
• Pakollinen läsnäolo: Säännöllisesti suunnitellussa henkilöstökokouksessa, joka pidetään tärkeiden työpaikkatietojen jakamiseksi ja keräämiseksi, tulisi yleensä olla pakollinen läsnäolovaatimus henkilöstölle. Työntekijöiden on oltava osa tätä viestintäjärjestelmää, koska se on tehokasta vain, jos kaikki ovat siellä kuuntelemassa keskustelua ja tarjoamaan ainutlaatuisen näkemyksensä keskustelluista aiheista. Luvan ohittaa henkilöstökokous toiseen työhön sitoutumisen pitäisi olla pikemminkin poikkeus kuin tavallinen tapahtuma.
• Ammattitaito: Koska henkilökohtaisia ​​mielipiteitä ja oivalluksia jaetaan henkilöstökokouksissa, on tärkeää saada johtaja seuraamaan kokousta muiden puhuessa varmistaakseen, että kaikki keskustelut pysyvät ammattimaisina ja kunnioittavina. Työntekijät tallentavat usein tiettyjä aiheita avoimeen keskusteluun henkilöstökokouksessa. Nämä ihmiset saattavat tuntea hyvin intohimoisesti mielipiteensä ja saada tunteensa loukkaantuneiksi tai puolustautumaan, kun toiset ovat eri mieltä. On erittäin tärkeää, että pöydässä oleva johto pitää kaikki ammattilaisina muistuttamalla heille, että jokaisella on mielipide, ja meidän on kunnioitettava heidän tilaisuuttaan puhua työtovereilleen tällaisessa foorumissa. Jos henkilöstökokouksessa ei ole valvontaa tältä osin, vahvemmat persoonallisuudet ylittävät toiset, mikä voi johtaa siihen, että jotkut työntekijät tuntevat haluttomuutta osallistua aktiivisesti tulevaisuudessa.
• Tarve peruuttaa henkilöstökokoukset: Johtajilla voi olla tilaisuus peruuttaa kokous omien väistämättömien aikatauluongelmiensa vuoksi tai koska ei ole todellisia kysymyksiä, jotka edellyttävät henkilöstön panosta tuolloin. Koska kokouksen järjestäminen ei ole tehokasta vain kokouksen järjestämisen vuoksi, kokouksen peruuttaminen on viisasta, koska työntekijät arvostavat aikataulun mukaisen ajan vapauttamista muun työn tekemiseen. Voi olla järkevää lähettää sähköpostiviesti, jotta työntekijät tietävät, että he ovat tervetulleita puhumaan johtajalle yksi kerrallaan, jos heillä on ratkaisemattomia asioita, joista heidän on keskusteltava. Lupa puhua esimiehelle tai "avoimien ovien käytännön" mainostaminen henkilöstökokouksen odottamattoman peruuttamisen jälkeen kertoo työntekijälle, että heidän ei tarvitse odottaa seuraavaa kokousta keskustellakseen heille tärkeästä asiasta.

Henkilöstökokoukset, jotka ilmentävät näitä ominaisuuksia, tuottavat tehokkaita tuloksia, joista on hyötyä organisaatiolle ja kaikille, jotka työskentelevät ahkerasti sen onnistumiseksi.

Abraham Lincoln piti "House Divided" -puheensa Illinoisin osavaltion pääkaupungissa (Old State Capitol) Springfieldissä Illinoisissa 16. kesäkuuta 1858. Järjestöt eivät selviydy, ellei työntekijöillä ole mahdollisuutta kommunikoida avoimesti.

Kirjoittaja

Käytä kokouksia keskustellaksesi käynnissä olevista ongelmista

Säännöllisesti pidetty henkilöstökokous luo foorumin johdonmukaiselle keskustelulle kaikista käynnissä olevista tai uusista erimielisyyksistä tai ihmissuhdekysymyksistä, joita voi esiintyä säännöllisesti vuorovaikutuksessa olevien henkilöiden välillä. Jos otetaan huomioon, kuinka suuri osa päivästä ja siten elämästä vietetään töissä, ei ole yllättävää, että ihmissuhdetilanteita voi syntyä sukupolvien välisten erojen, arvojen ja yleisten elämänkokemusten vuoksi.

Tosiasia on, että jokainen tulee töihin omalla "matkatavarallaan", joka muodostaa kuka he todella ovat. Säännöllisesti suunniteltu tapaaminen työtovereiden kanssa antaa suunnitellun ja siten luotettavan mahdollisuuden hajauttaa ongelmia ennen kuin niistä tulee kriisitilanteita.

Työsuhde on kuin mikä tahansa muu henkilökohtainen suhde - se tarvitsee riittävän tilaisuuden ratkaista ongelmat, jotka saattavat estää työn tekemisen ja organisaation tavoitteiden saavuttamisen. Kun suhteet ovat "jakautuneet" ja jatkavat hämmennystä ilman johtajan puuttumista asiaan, voi esiintyä merkittäviä häiriöitä työpaikoilla, kun erilaiset tiimit tai osapuolet haastavat toisiaan hallitsemaan tiettyä näkökulmaa.

Viestintä on avainasemassa

Kaikkien työpaikoilla kommunikointimahdollisuuksien hyödyntäminen on avain työntekijöiden ammatilliseen menestykseen ja heidän johtajuuteensa. Kun henkilöstökokouksia pidetään säännöllisesti, ammattimaisesti ja tavalla, joka kannustaa kaikkia osallistujia osallistumaan aktiivisesti, organisaatio voi hyötyä siitä, että meillä on vankka työryhmä, jossa luottamus ansaitaan tuottavan vuorovaikutuksen avulla. Tietojen jakaminen ihmisten keskuudessa, jotka saavat organisaation saavuttamaan tavoitteensa, luo harmonisemman ympäristön kaikille.