Kuinka kirjoittaa tehokas valitus yritykselle: vaiheittaiset ohjeet ja esimerkkikirjeet

Kirjallinen valituskirje

Olemme kaikki olleet siellä, kun yritys ei jätä meitä tyytyväisiksi tuotteisiinsa. Viallisen, huonolaatuisen tai yksinkertaisesti ylittävän odotuksesi ostamiseen on aina vastattava. Joskus ravintola voi tarjota sinulle ruokaa, jota et odottanut (hiukset lihassa, kuka tahansa?).

Vaikka ihmiset ovat yleensä tyytyväisiä tuotteeseen tai palveluun, yritys voi joskus tehdä poikkeuksen tai vain jättää sinut kokonaan alas.

Viallisen tuotteen vastaanottaminen tai tarjoilijan kohtelu ei saisi jäädä huomaamatta! Tällaiset ongelmat voidaan ratkaista helposti - valituskirjeellä tai sähköpostilla.

Kuinka kirjoittaa vahvasti kirjoitettu valituskirje: Yhteenveto

Jokainen näistä vaiheista on kuvattu kokonaisuudessaan alla.

Askeleet	Mitä sinun on sanottava	Esimerkki - tuote
Vaihe 1: Varmista, että lähetät sen oikeaan paikkaan	Osaston ja yrityksen osoite vasemmalla. Tervehdi Dear Sir / Madam	Osoite, arvoisa herra tai rouva Blakey
Vaihe 2: Aloita kirje oikealla äänellä	Ostit tuotteen _store_ -palvelusta _date_. Anna muita asiaankuuluvia tietoja, kuten viitenumerot, takuutiedot, takuut ja elintarvikkeiden viimeiset käyttöpäivät.	Ostin äskettäin Pastel-laventeliverhot, joiden koko on 1,5 mx 2 m Super Storesista, Bakers Lanelta 12. syyskuuta 2020. Verhojen viitenumero on 338J.
Vaihe 3: Selitä ongelma tehokkaasti	Mikä vika tuotteessa tai palvelussa oli? Ole lyhyt, tarkka ja ytimekäs. Mainitse tarkalleen mikä on tuotteessa vikaa.	Verhoissa oli ulkosauman repeämä, joka on hyvin havaittavissa, eikä sitä voida kiinnittää vahingoittamatta kangasta.
Vaihe 4: Ehdota ratkaisua	Kerro kuinka haluat korjata ongelman, mikä muuttaa asiaa? Se voi olla hyvitys / korjaus / vaihto / muutos palvelussa / kuponki / ilmaiset tuotteet	Korjaakseni asiaa haluaisin täysin maksetun korvaavan yllä mainitun verhotyypin.
Vaihe 5: Liitä tai liitä tarvittavat ja tarpeelliset asiakirjat	Voit mainita myös, että liitteenä on asiaankuuluvia asiakirjoja, kuten takaukset, kuitit	Liitteenä kuitti, jossa on tarvittavat tiedot ja 1 vuoden takuu.
Vaihe 6: Aseta aikaraja	Anna sopiva aikataulu vastaukselle.	Olisin iloinen, jos voisit lähettää korvaavan henkilön milloin tahansa 6. kesäkuuta - 15. kesäkuuta.
Vaihe 7: Kirjoita vahva loppu	Lopuksi sanomalla, että toivotte heidän korjaavan ongelman ja kirjautumalla ulos.	Luotan täysin siihen, että lähetät korvaavan henkilön ja muutat asiaa. Kunnioittaen….

Kuinka kirjoittaa tehokas valituskirje

Vaihe 1: Varmista, että lähetät sen oikeaan paikkaan

Ensimmäinen asia mitä tarvitset on

yrityksen pääkonttorin osoite maassasi ja
osasto, jolle lähetät sen.

Aluksi voi olla vaikeaa löytää paikka, johon kirjoittaa, koska yritykset eivät välttämättä näytä, missä niiden perusta on erittäin tehokkaasti. On todennäköisempää, että löydät heidän yhteystietonsa:

tuotteen mukana toimitettu takuu- tai takuusivu
heidän verkkosivuillaan. Napsauta "Ota yhteyttä" - tai "Tietoja meistä" -linkkejä, jotka sisältävät tarvittavat tiedot
itse tuote. Ruokien ja juomien pakkauksissa on yleensä yhteystiedot, joten tarkista ne! Sinun olisi yllättynyt siitä, että tiedot ovat helpoimmissa paikoissa.

Kun sinulla on heidän osoite, tarkista asiaankuuluva osasto, jolle lähetät kirjeen. Pienille palveluille, kuten ravintoloille, ei ole tarvetta, mutta suuritehoisia yrityksiä (esimerkiksi Unilever tai Pepsi) tarvitaan osasto. Verkkosivustollaan yritys määrittää, minne lähetät kirjeen, onko se tekninen, asiakaspalvelu tai niin edelleen.

Vaihe 2: Aloita kirje oikealla äänellä

Kun olet saanut ärsyttävän osoitteen selville ja valmiina lähtemään, voit aloittaa kirjeen!

Ensimmäinen asia mitä sinun on tehtävä, on laittaa lähettäjän osoite oikeaan yläkulmaan ja osoitteesi vasempaan kulmaan. Tämä on muodollisuuden vuoksi, mikä lisää aina mukavan kosketuksen kirjeeseesi.
Kirjoita seuraavaksi Dear Sir / Madam, jos et tiedä kuka asiakaspalvelun edustaja on. Jos kirjoitat esimiehelle tai toimitusjohtajalle, kirjoita hyvä herra / rouva…..

Sitten aloitat varsinaisen kirjeen rungon, joka on huomion keskipisteessä kenelle tahansa, joka lukee sitä!

Aloita sanomalla, että ostit tuotteen mistä tahansa kaupasta mihin tahansa päivään. Elintarvikkeissa on mainittava viimeinen käyttöpäivämäärä ja myymäläkoodi. Kaikilla muilla se on merkitystä. Esimerkiksi: Ostin äskettäin 2L pullon Pepsi Maxia Super Storesta 19. marraskuuta 2014. Pullon viimeinen käyttöpäivä oli 30. marraskuuta 2014 ja pullonkaulan koodi oli 113A.
Sano, että odotit aina korkeinta laatua tältä yritykseltä ja kyseiseltä päivältä, odotuksesi heikkenivät , esimerkiksi: Arvostin TechnoPC : tä aina erittäin korkealle ja luotin jokaiseen kannettavaan tietokoneeseesi. Menin Super Storesiin ostamaan kannettavan tietokoneen, jolla oli samat odotukset, mutta kokemukseni kannettavasta tietokoneesta pitää tätä toteamusta epätodennäköisenä.

Vaihe 3: Selitä ongelma tehokkaasti

Seuraava osa on tärkein, koska siinä mainitaan tarkalleen, mitä tapahtui, kun käytit tuotetta tai kävit palvelussa.

Sano missä tilassa tuote oli, kun avasit pakkauksen ja mikä siinä oikein on. Jos et pysty tunnistamaan vikaa sisäisesti, sano vain, että se ei toimi oikein ja yritys tutkii sitä, esimerkiksi: Huomasin, että kamera ei toiminut oikein. Joka kerta kun kytken kameran päälle, se tuli kuvagalleriaan. Tämä ei antanut minun ottaa kuvaa, koska se antoi minulle vain pääsyn galleriaan.
Jos puhut palvelusta, kerro mitä vierailullasi tapahtui, esimerkiksi: Kun minulla oli tapaaminen kampaajan kanssa nimellä "Lizze", hän vietti 30 minuuttia puhuessaan ystäviensä kanssa ja minä odotin hyvin pitkä aika!

Vinkkejä oikean sävyn välittämiseen:

Pysy aina rauhallisena. Älä raivostu, sinulla on kaikki oikeudet olla, mutta kuvittele, kuinka monta valitusta asiakaspalvelutiimi sai sinä päivänä. Lukija voi turhautua, ärsyttää sinua ja heittää sen pois pitämällä sitä vääränä tai roskapostina.
Pysy ytimekkäästi, älä vohveli kirjettäsi epäolennaisilla lausunnoilla, kuten sanomalla rahan tuhlausta, kuinka paljon kärsit tai mikä huono tuote se on. He yksinkertaisesti haluavat tietää, mikä on vialla, ja korjata sen, he eivät yleensä koskaan lukene edes puolta kirjeestä, vain avainlauseita.
Ole mahdollisimman tarkka sanomalla, mikä tuotteessa tai palvelussa on vikaa. Tämä säästää paljon aikaa yritykselle.

Jos sinulla on valitus, älä epäröi! Tätä varten asiakaspalvelu on tarkoitettu. Anna palaa!

Vaihe 4: Ehdota ratkaisua

Tässä osiossa sanot, mitä haluat tehdä ongelman korjaamiseksi. Sinulla on useita vaihtoehtoja, joita voit pyytää yritykseltä, mukaan lukien:

Tuotteen hyvitys
Kuponki käytettäväksi minkä tahansa niiden valikoiman kanssa
Korjattava tuote
Palvelujen muutos, kuten korkealaatuisemman ruoan tarjoaminen, hygienian parantaminen tai henkilöstön asenteen muutos.
Ruokakupongit

Esimerkkejä: Haluan täyden hyvityksen kamerastani, koska haluaisin ostaa vaihtoehtoisen kameran.

Sano miltä haluat tuotteen olevan tulevaisuudessa, jos ostat sen uudelleen, esimerkiksi: Toivon, että tämä ongelma ei toistu muille asiakkaille ja että saan tuotteistasi aina korkealaatuisinta.

Vaihe 5: Liitä tai liitä tarvittavat ja tarpeelliset asiakirjat

Jos sinulla on kuvia, jotka haluat liittää (etenkin sähköposteihin), viitesivuja, kuten takuita, takuusivuja tai kuitteja, sinun on mainittava tämä kirjeessä.

Sano, että takuu / takuu / kuitti on mukana.

Esimerkkejä: "Liitteenä on kopio alkuperäisestä kuitistani, herätyskellon takuussivu ja tiedot sarjanumerosta."

Jos sinulla on vaurioitunut tuote, jonka haluat korjata, muista mainita myös tämä.

Esimerkki: Liitä mukaan myös viallinen kamera, johon viittasin kirjeessäni.

Vaihe 6: Aseta aikaraja

Miksi asettaa aikaraja? Yritykset saavat päivittäin kymmeniä kirjeitä, ellei satoja. Mahdollisuudet ovat, että vastauksen saaminen yritykseltä voi kestää 6 viikosta 3 kuukauteen, ja jos haluat korjauksen, se kestää vielä kauemmin. Nyt se on aika pitkä odotus!

Suurin osa yrityksistä tarkastelee kirjettäsi noin 2 viikkoa sen lähettämisen jälkeen, takavarikoinnin takia. Voit asettaa ajanjakson, kun haluat vastauksen, jotta he eivät heittäisi sitä palapolttimeen. Nyt se on hieno.

Esimerkkejä: Haluan vastauksen mahdollisimman pian, milloin tahansa 16. elokuuta - 30. elokuuta. Se olisi erittäin arvostettua.

Vaihe 7: Kirjoita vahva loppu

Voit lopettaa kirjeesi sanomalla, että toivot ongelman ratkaistavan, ja kirjaudu sinuun uskollisesti - jos et tiedä heidän nimeään tai Ystävällisin terveisin - jos tiedät heidän nimensä.

Esimerkki: Toivon, että ongelma ratkaistaan, ja luotan täysin siihen, että aiot korjata ongelmaa.

Lähetä kirjeesi ja sinun pitäisi odottaa vastausta ilmoitetussa ajassa.

Syyt kirjoittaa valituskirje

Monet ihmiset jättävät huomiotta tuotteen, joka pettää heidät tekemättä mitään. Kuluttajana sinulla on oikeus saada tuotteellesi hyvitys tai korvata se uudella. Tässä on joitain syitä, miksi valituskirjeen kirjoittaminen on tehokasta:

Yritykselle ilmoitetaan rivinsä viallisista tuotteista, jotka voivat aiheuttaa enemmän vaaraa muille. Ottamalla heihin yhteyttä he voivat nähdä, miksi se oli viallinen, ja estää sitä toistumasta.
Yritykset vihaavat nähdä tyytymättömiä asiakkaita, joten sinulla on hyvät mahdollisuudet saada tuote korvaamaan tai hyvittämään.
Juomien ja elintarvikkeiden korvaavien tuotteiden sijaan voit saada ilmaisia kuponkeja tai jopa ilmaisia tuotteita! Yritykset pitävät nämä aina suloisena.
Ravintola tai muu palvelua tarjoava yritys voidaan saattaa henkilöstön jäsenen tietoon, joka ei välttämättä toimi kunnolla.
Jos jokin ei ole oikein, lopeta! Maksoit rahasi kyseisestä tuotteesta tai palvelusta, joten sinulla pitäisi olla korkealaatuinen tuote. Älä koskaan pysy hiljaa siitä, koska saat ongelmasi ratkaistua melko nopeasti!

Seuraava kirje on valitus viallisesta älypuhelimesta.

William, Public Domain, Pixabayn kautta

Esimerkki kirjeestä vialliselle älypuhelimelle

Hyvä herra / rouva, Ostin äskettäin Samsung Galaxy S5 -älypuhelimen Super Storesista, Baker Street, Lontoo, 17. heinäkuuta. Takuu on voimassa yhden vuoden, ja laatikossa olevan viitenumeron mukaan oli SSF319.

Älypuhelin oli viallinen ja olen erittäin pettynyt tuotteisiisi. Älypuhelin näyttää jatkuvasti valikkonäytön, mutta ei salli minun käyttää sovelluksia tai avata uutta ikkunaa. Näyttö pysyy pysäytettynä valikkonäytössä.

Pyydän teitä korjaamaan puhelimen mahdollisimman pian, mieluiten alla mainitussa ajassa.

Liitteenä on puhelimen mukana toimitettu takuu sekä kuitti, jonka myymälä antoi minulle ostaessani. Löydät kaikki tarvittavat viitenumerot näistä asiakirjoista.

Haluaisin saada vastauksen ajalla 27. heinäkuuta - 10. elokuuta ja haluaisin puhelimen olevan täysin korjattu ja toimivan normaalisti.

Toivon, että näin ei tapahdu uudelleen ja muillekin asiakkaille. Olen jatkossakin asiakkaasi, jos asiaa muutetaan. Toivon, että ongelma korjataan, ja luotan siihen erittäin hyvin.

Kunnioittaen, Susan Wells

Näyte kirje huonosta palvelusta ravintolassa

Hyvä herra / rouva, Kirjoitan yksityiskohtaisesti pettymyksestäni Taco Hutissa keskiviikkona 26. heinäkuuta. Koska olen kanta-asiakas, olen hyvin järkyttynyt sanomalla, että minulla oli kauhistuttavin kokemus ravintolassasi.

Kun tilasin takomukseni, henkilökunta viivästytti prosessia täysin jättämällä tilaukseni huomiotta! Kun kysyin heiltä, voinko tilata, he ottivat sen, mutta olivat erittäin röyhkeitä ja töykeitä. Yksi henkilökunnan jäsen nimeltä "Emma" palveli tilausta, mutta en tilannut sitä alun perin. Hän ei muuttanut järjestystä, ja minut jätettiin syömään ruokaa, jota en pyytänyt ensinnäkin!

Mielestäni henkilökunta tarvitsee muutoksen suhtautumisessa asiakkaisiinsa. Haluaisin heidän tekevän työnsä oikein ja olevan ystävällinen ja avulias. Heidän kiusallisuutensa ja "uh, toinen asiakas" -asenteen pitäisi kadota. Ainoa tapa menestyvään ravintolaan on ystävällinen henkilökunta, joka on valmis auttamaan.

Olen jatkossakin asiakkaasi, kun asiaa on muutettu. Ilmoita minulle, kun muutos on tapahtunut.

Vilpittömästi sinun, Susan Wells.

Mikä on paras tapa valittaa: kirje tai sähköposti?

Voi olla vaikea päättää, kirjoitetaanko sähköposti vai kirje. Molemmilla on etuja ja haittoja, mutta se on yleensä suositeltavaa, jos kirjoitit käsin kirjoitetun kirjeen. Tämä johtuu siitä, että yritys ottaa sinut vakavammin ja voi lähettää korjauksen / vaihdon sinulle paljon nopeammin.

Joillakin yrityksillä (kuten Apple) ei kuitenkaan ole kelvollista osoitetta, johon voit kirjoittaa korjausta varten, joten sinun on lähetettävä ne sähköpostitse asianomaiselle osastolle.

Parhaat vinkit

Seuraavat parhaat vinkit auttavat sinua kurssillasi ongelman ratkaisemisessa!

Ole ytimekäs. Kaikenlainen aiheen hemmottelu tai raivostuttaminen aiheuttaa vain hämmennystä ja turhautumista lukijalle, ja se on viimeinen mitä haluat! Yritykset haluavat ytimekkäät, muodolliset kirjeet, jotka voidaan helposti skannata ja käyttää sitten tärkeiden tietojen, kuten vikojen, aikataulun, johon haluat vastauksen, ja ongelman korjaamiseen. Tämä tekee prosessista nopean ja helpon.
Älä kiroile, saa ilkeä äläkä ilmoita! Se on erittäin huono tunnelma antaa ja vain pahentaa tilannetta!
Älä uhkaa yritystä, ellet ole ottanut yhteyttä asianajajaan. Pienissä asioissa, kuten viallisissa tuotteissa, ei tarvitse tehdä mitään oikeudellisia uhkia.
Varmista, että annat heille vaikutelman, että olet jatkossakin heidän asiakas, jos he ratkaisevat ongelman. Jos sanot, ettet koskaan osta heidän tuotteitaan, he voivat jättää kirjeesi huomiotta eikä korjata ongelmaa. Mutta sanomalla, että jos he hyvittävät sinulle / muuttavat asioita, he tekevät niin pitääkseen sinut asiakkaana.
Anna aikataulu, kun haluat vastauksen tai tarkkuuden. Tämä pitää asiat nopeasti ja sujuvasti. Ilman aikataulua yritys ei välttämättä vastaa viikkoihin.

Kaikkia kommentteja arvostetaan! Oletko koskaan kokenut epätyydyttävää tuotetta tai palvelua? Jaa kokemuksesi alla. Kiitos lukemisesta!