Yritysehdotuksen kansilehden suunnittelu

Tarkastellessani Internetiä huomasin, että useita termejä käytettiin vaihtokelpoisesti "kansilehden" kanssa, mikä voisi aiheuttaa sekaannusta. Kansilehti, otsikkosivu ja saatekirje ovat kaikki erilaisia ​​kohteita, joita käytetään eri tarkoituksiin.

Kansisivu on sellainen, joka edeltää jonkinlaista pitkää raporttia - kuten sopimus- tai hanke-ehdotuksia, avustusehdotuksia tai yritysraportteja - ja suunnitteluprosessi on periaatteessa sama jokaiselle. Tässä tapauksessa käytän esimerkkiä sopimusehdotuksesta (tai tarjouksesta), joka kirjoitetaan vastauksena valtion viraston lähettämään "Ehdotuspyyntöön" (ei-APA-tyyliin).

(Ei oikeaa) ehdotusta varten tarkoitettu kansilehti - käyttöohjeen laatiminen kastelujärjestelmän auditointien suorittamisesta. Huomaa, kuinka hyvin kuva kuvaa projektia, mutta ei dominoi.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (molemmat)

Mikä on ehdotuspyyntö (RPF)?

RFP on yksityiskohtainen asiakirja, jonka yleensä lähettää virasto, joka kertoo yleisölle, että heillä on projekti, johon he haluavat tarjouksia. Hyvin kirjoitettu RFP kuvaa tavoitetta, johon virasto tavoittaa, projektin syytä, taustaa ja yksityiskohtia siitä, mitä he haluavat tehdä.

Jos kirjoitat ehdotusta vastauksena RFP: lle, on tärkeää kirjoittaa se samassa järjestyksessä, jota virasto pyytää. Jos et, virasto purkaa sitä. Miksi? He pitävät sitä tarjoajana, joka ei halua suostua viraston tarpeisiin, mikä tarkoittaa, että he voivat odottaa ongelmia sopimuksen aikana, jos olet valittu. Siitä huolimatta useimmilla ehdotuksilla on vakiotapa.

Yritysehdotuksen muoto

Tavallisessa liiketoimintaehdotuksessa etu- ja takakansi sisältävät asiakirjan. Etukansi on kuin aikakauslehden kansi, jossa on grafiikkaa, tyylikäs muotoilu, tärkeimmät tiedot ja painettu korttikortille.

Todella suuressa ehdotuksessa voi olla nimisivu, joka jos sitä pyydetään, menee vain kannen sisälle. Otsikkosivun tulee olla lähes tai vain tekstiä, yleensä mustavalkoisena helposti luettavassa muodossa, ehdotuksen otsikon ollessa näkyvä.

Sen jälkeen on joko yrityksen Executive Letter tai sisällysluettelo (TOC), missä järjestyksessä RFP pyytää. Sitten tulee loppu sisällöstä, jokainen osa ja sivunumero on lueteltu TOC: ssä. Takakansi laajentaa etuvärin perusmallia, mutta siinä ei ole paljon muuta.

Takakansi noudattaa värimaailmaa, mutta pidetään vähäisenä. Ainoa teksti tällä kannella on yrityksen nimi ja osoite. Se voi yhtä helposti olla jonkinlainen aiheeseen liittyvä lainaus raportin tyypistä riippuen.

Kansilehden esimerkit ja ominaisuudet

Ehdotuksen kansilehti on ensimmäinen asia, jonka kukaan näkee ehdotuksestasi. Sen on heijastettava parhaiten kuka olet ja oltava tunnistettavissa. Hyvällä kansilehdellä on seuraavat ominaisuudet:

• Näyttää siistiltä ja siistiltä.
• Komponentit ovat informatiivisia ja hyvin järjestettyjä, mutta melko yksinkertaisia.
• Asettelu on houkutteleva tavalla, joka heijastaa yritystä tai projektia.
• Teksti sisältää yrityksesi nimen, osoitteen ja logon, ehdotuksen nimen, sen eräpäivän ja kenelle ehdotus on menossa.

Seuraavat esimerkit ovat suunnitelleet vesilaitokset tai valtion elimet, jotka ovat yhteydessä vesivarojen ulkoministeriöön. Ne kattivat kaikki vesiensuojelu- tai kunnostushankkeiden avustushakemukset. Kuten näette, ne ovat hyvin erilaisia ​​toisistaan. Jokaisella on vahvuutensa ja heikkoutensa.

Ensimmäinen esimerkki, joka on peräisin Ylämaan kaupungista, on melko hyvin muotoiltu ja sisältää suurimman osan tarvittavista tiedoista. Se ei kuitenkaan ole kovin houkutteleva, sillä mustavalkoinen Upland-logo on ainoa graafinen kuva. Siitä voi olla hyötyä, kun koko teksti siirretään lähemmäksi toisiaan, joten reunojen ympärillä on enemmän valkoista tilaa. Logo ja toinen tekstiruutu voidaan siirtää hieman lähemmäksi kaupungin nimeä, joten ne muodostavat suuren ryhmän. Se tarvitsee myös lähetyspäivän, jonka lisäisin toisen tekstiruudun loppuun.

Toinen esimerkki, Riverside County Flood Control District, käyttää läänin värikkäämpää logoa graafisena kuvana - hyvin sijoitettuna ja suurennettuna. Oikeassa yläkulmassa oleva pieni teksti on ehdotuksen lähetyspäivä. Ensimmäinen päätekstiruutu näyttää hieman hankalalta lyhyiden vuosien rivillä, jota seuraa pitkä apurahaohjelmarivi ja sitten taas lyhyillä viivoilla. Muutan tätä useilla pienillä, mutta tehokkailla tavoilla:

1. Siirrä lähetyspäivämäärä sanojen "AVUSTUSEHDOTUS" alle ja lisää sen kokoa. Nosta molempia viivoja, joten ne muodostavat erillisen ryhmän muista. Näistä tulee sitten asiakirjan "otsikko".
2. Poista seuraavat tekstiruudut vuodet ja siirrä pisin rivi kyseisen ryhmän loppuun. Sitten siitä tulee vesivarojen osaston ohjelma, joka se on. Visuaalisesti se myös tekee logon yläpuolella olevasta tekstiryhmästä samanlaisen (mutta päinvastaisen) kuin logon alla oleva ryhmä. Yhdessä he muodostavat logon.

Kolmas esimerkki talteenottopiiristä 2107 tarjoaa kauniin valokuvan tulvasta alueesta, joka liittyy suoraan hankkeeseen, jolle he pyytävät rahoitusta, mutta muotoilu ei ole kovin houkutteleva. Olisi paljon parempi, jos valokuva olisi hieman pienempi ja kevyesti kehystetty, ja teksti olisi suurempi sijoitettuna hieman lähemmäksi valokuvaa. Päivämäärä voi jäädä pieneksi. Tasapainon takaamiseksi sivun ylä- ja alaosassa olevan valkoisen tilan on oltava suurempi kuin tekstin ja valokuvan välinen tila.

Huomaa kaikki kolme yhteistä:

• Teksti, josta käy ilmi asiakirja (ehdotuksen 13 rahoitus, avustusehdotus, avustushakemus).
• Projektin nimi, jolle he pyytävät rahoitusta.
• Lähettävän toimiston nimi (itse).

Mitä heillä ei ole yhteistä, mutta on toivottavaa:

• Kaksi on päivämääriä.
• Kaksi on logot.
• Ainoastaan ​​Riversiden piirikunnassa on luettelo virastosta, jolle apuraha toimitetaan.

Kolme näytettä todellisista kansilehdistä. Kaikki ovat valtion virastojen myöntämiä avustuspyyntöjä vesihankkeille (ovat siis julkisia).

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Halutut elementit kansilehdellä

Edellä esitetyt kolme kansilehden näytettä sisältävät joitain näistä elementeistä, mutta yksikään niistä ei sisällä kaikkia. Riverside County on lähinnä.

Tuote	Ylämaa	joen ranta	Piiri 2107
Asiakirjan tyyppi	x	x	x
Hankkeen nimi	x	x	x
			x
Lähetä nimelle		x
Lähetä nimellä	x	x	x
Lähettäjän logo	x	x
Lähetä päivämäärä		x	x

Kansilehden suunnittelu

Jos kirjoitat monia ehdotuksia (tai raportteja), jotka vaativat kansilehtiä, se auttaa aina luomaan suunnittelurutiinin. Ehdotan tässä järjestystä:

1. Tarkista RFP: stä kansilehden vaatimukset.
2. Valitse teksti.
3. Valitse ehdotustyyppiin liittyvä grafiikka (mukaan lukien logo). Ehdotuksen kansilehden ja sisällön on vastattava toisiaan, koska kansi on johdatus sisältöön. Jos ehdotus koskee vesitarkastuksia tekevää hanketta, laita kansilehden valokuva kastelun yhtenäisyystestiä tekevistä tai sprinklereitä katsovista leikepöydällä käsissä tai jotain, joka heijastaa ehdotuksen luonnetta. Älä laita kuvaa itsestäsi puhumalla ihmisryhmälle, vaikka se saattaa näyttää hyvältä, ellei sitä taitoa vaadita.
4. Valitse värimalli, joka vastaa joko pääkuvan logoa tai värejä.
5. Kehitä perusasettelu. Lisää värimaailma, sitten tekstiruudut ja teksti, sitten grafiikka ja mikä tahansa teksti, joka seuraa niitä.
6. Vaihda grafiikkaa ja tekstiruutuja ympäriinsä kokeilemalla eri sijainteja ja kokoonpanoja, kunnes koko kansi on juuri niin kuin haluat.
7. Jossain vaiheessa kehität kannen, jonka tiedät olevan upea. Jos näin on, tee siitä malli, kun tallennat sen, jotta voit käyttää sitä uudelleen muiden ehdotusten kanssa.

Yläpuolella olevan kansilehden muoto on yksi kolmesta bändistä, joista kukin syvenee, painavamman kanssa alaosassa. Yläosa on vihreän ja sinisen nauha, joka edustaa ympäristön ja veden värejä. Keskellä oleva toinen osoittaa projektin nimen, valokuvan, joka kuvaa kirjoitettavan käsikirjan tyypin ja sen vieressä olevat asiaankuuluvat taidot. Tämä asettaa projektin ja siihen liittyvän pätevyyteni keskeisimpään, katseenvangitsijaan. Alempi kaista koostuu tekstilohkosta, joka koostuu lähetystiedoista: Oma yritys ja osoite, heidän yritykseni ja osoite sekä lähetyspäivä. Silmä siirtyy luonnollisesti oikealle pieneen, vastaavaan vihreään "logo" -elementtiin, sitomalla ne tiedostamattomasti laajaan alaosaan.Nauhojen välissä olevat valkoiset välit tasapainottavat toisiaan ja saavat kannen näyttämään "puhtaalta".

Tällaisten kansilehtien analysointi voi todella kouluttaa silmiäsi. Kun suunnittelet ja analysoit omaa, se voi olla pelottavaa muutaman ensimmäisen kerran. Mutta prosessi muuttuu mielenkiintoisemmaksi, kun rentoudut, muutut luovemmaksi ja alat nähdä tuloksia.

Pelottelusta selviytyminen auttaa joskus jonkun muun tekemän mallin - ohjelmistosi tai online-mallin - käyttämisessä tai ehdotuksessa, jonka joku muu teki ennen tuloasi.

Sijoitin ensin värit ja keskiviivan oppaana. Sitten lisättiin ehdotuksen otsikko, sitten osoitteet ja logokuva.

Lopetin kuvan, joka valittiin edustamaan projektia, sekä joitain asiaankuuluvia taitoja. Siirrä sitten esineitä hieman sivusuunnassa ja ylös ja alas parhaan tasapainon löytämiseksi.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (molemmat)

Kansilehden malli

Jos päätät kokeilla mallia, etsi kokoelma ohjelmistostasi tai Internetistä ja selaa muutama malli, jolla on samanlainen tunnelma kuin yrityksellesi. Kun pidät mielessä jo luomasi suunnittelukomponentit (värit, teksti, grafiikat), aloita jonkin mallipohjan kohteiden korvaaminen omalla materiaalillasi ja katso, mitä tapahtuu. Kun teet saman muiden kanssa, huomaat todennäköisesti, että yksi erottuu olevan paljon parempi kuin muut.

Sitten, jos olet minun kaltaiseni, näet todennäköisesti muutaman muutoksen, jonka haluat tehdä haluamallesi. Teet muutokset ja näet toisen. Ennen kuin tiedät sen, olet tehnyt mallista oman. Muista tallentaa se erilliseen paikkaan, joten se on helppo löytää uudelleen. Kun olet tehnyt mallisi, on paljon helpompaa luoda tulevaisuudessa kansilehtiä käyttämällä samaa asettelua.

Muista, että vaikka kansisivu antaa ensimmäisen vaikutelman, se ei ole ainoa vaikutelma. Hyvä arvioija tarkastelee sen ohi myös sisällön, joten älä murehdi liikaa siitä, onko kansisivusi riittävän hyvä vai ei. Liiallinen tuskailu voi estää luovuutta.

Tässä opetusohjelmassa kerrotaan, miten perussuunnittelu luodaan Microsoft Publisher -sovelluksella - helppo ja enemmän kuin riittävä ohjelmisto. Muita käyttämiäsi ohjelmia ovat Word tai InDesign (Mac). Suunnittelin yllä olevat kannet muokkaamalla mallia InDesignissa. Pidän itse asiassa Publisherista, mutta se ei toimi Macissa.