Suunnittele menestyvä näyttelykokemus

Syyt, miksi yrityksesi tulisi näyttää näyttelyssä

Messut ovat loistava tapa luoda uusia liidejä ja tavata potentiaalisia toimittajia ja kumppaneita. Näyttelyt näyttelyihin vievät huomattavan paljon suunnitteluaikaa, vahvaa projektinhallintaa, kykyä suunnitella ja hallita budjettia sekä työskennellä monien ihmisten kanssa. Koska messut ovat sijoitus, sijaintia, yleisöä ja muita näytteilleasettajia tulisi harkita huolellisesti.

Jos tiedät, että asiakkaasi ja potentiaaliset asiakkaasi osallistuvat joka vuosi tiettyyn messuihin ja sinulla on tuote, palvelu tai ratkaisu, joka eroaa selvästi kilpailijoistasi, sinun tulee rekisteröityä näyttelyyn. Alastasi ja palveluvalikoimastasi riippuen, älä odota sulkevasi tarjouksia osastollasi. Katsokaa sitä pikemminkin aloitteena rakentaa uusia suhteita potentiaalisiin kumppaneihin, myyjiin ja virastoihin.

Syyt, miksi yrityksesi ei pitäisi olla näyttelyssä messuilla

Jos yrityksesi esiintyy samassa tapahtumassa vuosi toisensa jälkeen eikä saa uutta liiketoimintaa, on keskusteltava siitä, jatketaanko näyttelyä tapahtumassa vai ei.

Jos yleisö ei muutu, näytteilleasettajat eivät muutu, ja jos sinulla ei ole mitään uutta tarjottavaa, voit todennäköisesti löytää tehokkaamman tavan käyttää nämä budjettidollarit. Voit esimerkiksi lisätä nämä dollarit napsautuskohtaisiin kampanjoihisi tai uudelleenmarkkinointimainoksiin. Uudelleenmarkkinointimainokset ovat tarkoituksellisia, jotta tuotemerkkisi ja arvoehdotuksesi pidetään verkkosivuston kävijöiden edessä.

Jos aiot osallistua, koska haluat pääsyn hinnastoihin ja kilpailijoiden salaisiin kastikkeisiin, et löydä niitä messuilla. Jos et ole kiinnostunut suhteiden luomisesta, messut eivät todennäköisesti ole hyvä sijoitus.

Kyselykysely

Suunnittelu osallistua näyttelyihin vuosittaisissa messuissa ja konferensseissa

Suuren messun suunnittelu voi viedä useita kuukausia, ja on tärkeää, että projektipäällikkö johtaa tällaista tapahtumasuunnittelua. Tämä varmistaa, että aikataulut täyttyvät, budjetit pysyvät tiellä ja kaikki mahdollisuudet tutkitaan perusteellisesti.

Suurin osa alan messuista seuraa kalenterivuotta, mutta ne vaihtelevat sijainnin mukaan. Esimerkiksi messut pidetään yleensä syksyllä vuosittain, mutta päivämäärät voivat vaihdella viikossa tai kahdella. Tämä voi johtua tapahtumapaikan aikataulusta tai yksinkertaisesti siitä, että esitys alkaa aina sunnuntaina ja päättyy aina keskiviikkona.

Messujen budjetin hallinta edellyttää, että johtaja valitsee messut, joissa he voivat saada aikaan eniten vaikutuksia. Tutustu verkkomateriaaliin saadaksesi selville yritykset, jotka sponsoroivat tapahtumaa. Ota selvää kuka puhujista on, ja selvitä, sopiiko teema vuoden strategiaasi.

Jos yhteensopivuutta ei ole, tutustu muihin konferensseihin, jotka ovat yhteensopivia tuotemerkkisi, yleisösi kanssa ja joilla on oikeat näkymät.

Puhumismahdollisuudet ovat tyypillisesti osa laajaa sponsorointipakettia. Jos tiimisi johtaja voi kuitenkin vaikuttaa, mieti, kuinka sponsorointi hyödyttää yritystäsi.

Booth-asettelun pitäisi olla istumapaikkoja

Osallistujat arvostavat mahdollisuutta istua muutaman minuutin ajan.

Kuinka valita paras näyttelytila yrityksellesi

Näyttelytilan valinta vaatii huolellista suunnittelua. Jos kilpailija, jolla on pitkä historia vuosittaisella messuilla, on ensin valinnut tilansa, et halua olla käytävän toisella puolella tai heidän vieressään. Näyttelytilaa hallinnoiva yritys julkaisee verkkosivustollaan yleensä pohjapiirroksen, jossa on valittu osastotila ja muiden näytteilleasettajien yritysnimet. On mahdotonta kilpailla yrityksen kanssa, jolla on suuret LED-näytöt ja kaksi tusinaa myyjää. Joten on erittäin tärkeää valita tilasi huolellisesti. Muussa tapauksessa koppi eksyy meluhun.

Näyttelyesineiden varastointi on liiketoiminnan kustannuksia

On helpompaa maksaa varastoinnista ja antaa ammattilaisten hoitaa laatikoitasi.

Kopin varastoinnin maksamisen edut

20 x 30 -koppi oli pakattu useisiin suuriin laatikoihin ja vaati trukin liikkumista. Se oli liian suuri sijoittamiseen tai johtamiseen yrityksen toimistossa. Olisimme voineet tuoda 6'-kopin taloon ja hallita kuljetusta eri tapahtumiin ja takaisin. Hyöty sen säilyttämisestä näyttelyyrityksessä tarkoitti, että kopin paneelit ja kehykset tarkastettiin kulumisen varalta ja vauriot joka kerta, kun se palautettiin varastoon. Jos paneeli on vaurioitunut, he voivat tulostaa ja vaihtaa sen ennen kuin koppi palautetaan varastoon.

Kun tiedot oli syötetty verkkoportaaliin ja a la carte -valikkokohdat oli valittu osana lähetystä, näyttelyyritys lähetti minulle ehdotuksen sähköpostilla. Ehdotus oli arvio edestakaisesta kuljetuksesta. Ehdotus sisälsi pakkaamisen, kuljetuksen ja kopin palauttamisen.

Trade Show -esite ja näytteilleasettajapalvelusarja

Messuja isännöivällä yrityksellä on Esite ja Näytteilleasettajan palvelusarja. Esitteessä on tietoja päivämääristä, sijainnista, osastotilasta ja hotellin varaustiedoista. Se sisältää myös tietoja kumppaniohjelmista, tilastoja edelliseltä vuodelta, osallistujien väestötietoja sekä mahdollisuuksia mainostaa ja sponsoroida tapahtuman aikana.

Näytteilleasettajan palvelupaketissa on tarkempia tietoja ja se on tärkeämpää näyttelyn erityiskustannusten ja mahdollisuuksien kannalta. Sarja sisältää myös tietoa näyttelytoimittajista. Jos kopissa on valot, sinun on tilattava sähköä. Jos aiot käyttää kopiossasi skannereita kaapataksesi vierailijatietoja heidän merkkiinsä, tarvitset langattoman internetin tai Wi-Fin. Jos aiot käyttää viherkasveja väärennettyjen kasvien muodossa, näyttelyn sisustajalla on tarjolla runsaasti vaihtoehtoja.

Jos messu järjestetään kokouskeskuksessa, sinun on ymmärrettävä odotukset työmaalla. Monet suurista näyttelyistä käyttävät ammattiyhdistystä koottamaan ja hajottamaan kopit. Jos näin on, on erittäin tärkeää tietää, mitä pystyt ja mitä et voi tehdä perustamisen ja hajottamisen muodossa.

Mainonta messuilla on kallista

Käytä mainontadollareitasi siellä, missä yleisösi näkee ne.

Sponsorointi ja mainontamahdollisuudet

Aikana, jonka suunnittelet satoja yksityiskohtia, jotka ympäröivät messukeskustasi, saat useita sähköposteja ja puheluita mahdollisuudesta olla sponsori ja mainostaa.

Sponsoroinnin ja mainonnan välinen ero voi olla 10000--25000 dollaria. Esityksen sponsoroinnin edut tarjotaan porrastetusti. 25 000 dollarin sponsorointi voi antaa sinulle mahdollisuuden etukäteen esityksiä edeltäviin sähköposteihin ja yrityksesi logon sijoittamiseen eri paikkoihin kokoussalin tai hotellin juhlasalin ympärille.

Sinulle voidaan antaa mahdollisuus mainostaa organisaation lehdessä, ja saatat saada digitaalista tilaa messujen verkkosivustolla (sponsorointitasosi kanssa) ja organisaation verkkosivustolla. Sponsoroimaton mainonta on itsestään selvää. Maksat yksinkertaisesti painetusta tai digitaalisesta tilasta ilman sponsoroinnin etuja.

Trade Show -sähköpostiluettelot ja toimintakehotus

Sinun on ymmärrettävä yleisösi ja tapahtuman osallistujat. Isäntäyritys lähettää näytteilleasettajaluettelon yleensä 30 päivää ennen tapahtumaa. Luettelo kuitenkin yleensä rajoitetaan seuraaviin: Etunimi, Sukunimi, Yrityksen nimi, Työnimike, Kaupunki ja osavaltio. Ehdot, joita suostut noudattamaan isäntäyrityksen kanssa, sisältävät yleensä ehdon, että sinä (yritys) ei lähetä sähköpostia muille näytteilleasettajille. Mutta jos olet sponsoriyritys, sopimukseen voi liittyä varoitus.

Yksi sponsoroivan yrityksen eduista voi antaa sinulle pääsyn kolmannen osapuolen esittelyä edeltävään sähköpostin käyttöönottoon. Sponsoriyrityksenä kokemukseni mukaan saimme mahdollisuuden toimittaa sähköpostitekstejä ja linkkejä hyväksyttyyn kolmannen osapuolen yritykseen. Yrityksellä oli pääsy sähköpostiosoitteisiin, ja se otti käyttöön kaksi sähköpostia meidän puolestamme. Olen työskennellyt läheisessä yhteistyössä yrityksen kanssa aikataulujen päivämäärät ja kellonajat sekä testaa sähköpostit useilla kanavilla varmistaakseni, että viesti toimii reagoivana suunnitteluna eri laitteille ja eri selaimille. Lisäisin molempien sähköpostien aiherivin, sähköpostin tekstiosan, toimintakehotuksen ja linkin aloitussivullemme.

Molempien sähköpostien tavoitteena oli ohjata vastaanottaja tietylle aloitussivulle verkkosivustollamme. Aiherivi on suunniteltu herättämään vastaanottajan kiinnostus, jotta he avaavat sähköpostin. Toimintakehotus oli kutsu ilmoittautua voittaakseen korkean teknologian palkinto piirustuksessa, joka pidetään näyttelyn jälkeen. Kolme erilaista linkkiä sähköpostissa ohjaa vastaanottajan kilpailun aloitussivulle. Lähettämällä heidän tietonsa, mukaan lukien sähköpostiosoitteensa ja puhelinnumeronsa, he automaattisesti ilmoittautuvat kilpailuun, ja he voivat noutaa 5 dollarin Starbucks-kortin näyttelysalin aukioloaikoina.

Toinen toimintakehotus oli kutsu pyytää tapaamista osastolta näyttelysalin aikana. Ensimmäisenä vuonna, kun käytin tätä taktiikkaa, saimme 24 tapaamispyyntöä. Toisena vuonna saimme 48 tapaamispyyntöä. Lähetin tapahtuman jokaisena aamuna henkilökohtaisen sähköpostin tapaamisia pyytäneille ihmisille muistutukseksi heidän pyytämästään ajasta. Meillä oli vahva esitys molempina vuosina, mutta kaikki eivät ilmestyneet aikataulun mukaisesti. Vastaamattomat tapaamiset annettiin kuitenkin myyntitiimillemme seurata näyttelyn jälkeen.

Monet konferenssit eivät jaa osallistujien sähköpostilistaa

Monet konferenssit käyttävät kolmatta osapuolta lähettämään sähköposteja osallistujien luetteloon. Jotta voit lähettää sähköpostia osallistujille, sinun on yleensä ostettava messupaketti, joka sisältää sähköpostimarkkinoinnin edut.

Kokemukseni mukaan sinä (tuotemerkki) kirjoitat sähköpostin ja työskentelet yhteistyökumppanin sähköpostipalvelun tarjoajan kanssa. Kumppani tarjoaa joukon päivämääriä ja aikoja sähköpostisi käyttöönottamiseksi osallistujien, toimittajien ja muiden kumppaneiden messuille.

Testaa sähköposti ennen käyttöönottopäivää

Sähköpostisi testaaminen on ehdottoman tärkeää. Jotkut pahimmista sähköposteista, jotka olen saanut, lähetettiin kumppanin kautta, mutta brändi ei testannut sähköpostia. Olen saanut sähköpostiviestejä, joiden alku on;

- Rakas, - Hei {First_Name}

sekä joukko muita estettävissä olevia sähköpostimarkkinointikatastrofeja.

Parasta neuvoni on työskennellä sähköpostikumppanin kanssa ja testata sähköpostisi perusteellisesti varmistaaksesi, että vastaanottaja edustaa tuotemerkkiä asianmukaisesti.

Käytä huomaavaista ja kiinnostavaa sähköpostin otsikkoriviä

Sähköpostisi tarkoituksena on saada muut osallistujat osastollesi. On olemassa useita erilaisia tapoja saada ne sinne, mutta ensin sinun on saatava heidät avaamaan sähköpostisi.

Lisää toimintakehotus sähköpostiin

Kilpailut ovat loistava tapa saada ihmiset osastollesi. Kilpailut houkuttelevat ihmisiä, jotka haluavat vain voittaa kilpailun, joten sinun on oltava valmis siihen.

Sähköpostisi ensimmäinen tavoite on saada oikeantyyppiset ihmiset osastollesi. Sähköpostin toinen tavoite on houkutella ihmisiä, jotka päätöksentekijät tai myyntitiimi voivat arvioida reaaliajassa. Pätevät osallistujat ovat niitä, joiden kanssa haluat seurata hyvin pian esityksen jälkeen, joten he muistavat sinut, joten voit jatkaa suhdetta.

Trade Show -vakuudet vs. tuoteavutukset

Painetut vakuudet ovat kalliita ja päivätyt välittömästi. Ainoat painetut vakuudet saivat ihmiset, jotka tulivat tapaamiseen tai pyysivät tapaamista pysähtyessään kopissa. Mukana oli kansio, joka sisälsi yrityksen esitteen, valkoiset kirjat, tapaustutkimukset ja arkin johtoryhmän kanssa. Annoimme heille myös erittäin mukavan merkkituotteen Balmain-kynän, joka sisälsi yrityksen logon, puhelinnumeron ja verkkosivuston. Annoimme heille myös vastaavan USB-aseman. Meillä oli muita jaettavia esineitä ihmisille, jotka halusivat vain, että Trail Map allekirjoitettiin. Joka vuosi jaoimme kymmeniä halvempia merkkituotteita kyniä, satoja 5 dollarin Starbucks-kortteja ja karkkia.

Tarkoitus on antaa painetut vakuudet vain ihmisille, jotka ovat todella kiinnostuneita yrityksen ratkaisusta. Muuten kaikki tuo painettu materiaali heitetään roskakoriin ja vie tilaa kaatopaikoillamme. Halvempien kynien tavoitteena oli antaa kopin kävijöille jotain tarpeeksi pientä kotiin viemistä varten, joka oli tuotemerkki ja jolla oli verkkosivuston URL ja puhelinnumero. Tuote oli jotain, jota he voisivat käyttää päivittäin, ja se oli tarpeeksi mukava kotiin tai toimistoon.

Henkilökunnan toiminnot ja kopin koko



Kopin koko	# Booth Workers	Toiminto
10x10	1-2	Myynti
10x30	2	Myynti
20x30	6-8	Myynti

Näyttelystä opitut

Yksi monista opitusta on lopettaa tekemäsi aina, jos se ei toimi. Arvioi kunkin messun menestys ja epäonnistumiset ja käytä näitä oppitunteja selvittääkseen, kannattaako sijoittaa seuraavana vuonna.

Kokeile uusia taktiikoita, kuten yrityksen sponsori. Sponsorointi on erittäin kallista, mutta se voi tarjota näkyvyyttä ja etuja, joita sinulla ei ollut ennen.

Älä anna painettua materiaalia kaikille, koska kaikki eivät ole potentiaalisia asiakkaita.

Esityksen jälkeinen seuranta on tärkeää. Tapaa kymmeniä ihmisiä näyttelyn aikana, joten muista seurata asiaa viikon tai kahden sisällä ennen kuin he unohtavat sinut. Määritä aika lähettää sähköpostia potentiaalisille asiakkaille ja kumppaneille tai seurata puhelua.

Ennen kaikkea vie hetken miettimään tapahtuman täydellistä toteutusta, ennen kuin sukeltaa seuraavan vuoden suunnitteluun.