Paras tapa järjestää kuitit

Nämä helpot vaiheet voivat auttaa sinua järjestämään kuitit.

VirginiaLynne CC-BY Hubpagesin kautta

Nopea ja helppo vastaanottojärjestelmä

Vietätkö liian paljon aikaa kuitin löytämiseen tuotteen palauttamiseksi? Oletko valmis veroaikaan, vai onko sekaannusta tehdä se ajoissa 15. huhtikuuta? Jos olet kuin minä, saatat olla kiusaus vain antaa kuittien kasaantua, kunnes ne ovat lajittelematon sotku. Siksi paras tapa järjestää kuitit on pitää järjestelmä:

• Helppo muistaa.
• Nopea arkistoida paperit.
• Helppo löytää tarvitsemasi.

Näiden kolmen tavoitteen pitäminen mielessä auttaa sinua luomaan sinulle sopivan järjestelmän seuraavien neljän helpon vaiheen avulla.

1. Valitse järjestelmä

Mikään arkistointijärjestelmä ei ole täydellinen. Sinun on aina punnittava kustannukset siitä, että sinulla on yksityiskohtainen järjestelmä, joka helpottaa kuittien löytämistä kuittien tallentamiseen kuluvan ajan kanssa. Tässä on neljä erilaista järjestelmää, joista jokaisella on hyvät ja huonot puolet.

Binder System for Receipts on hieman enemmän työtä, mutta auttaa sinua löytämään asiat nopeasti. Käytä Pocket Index Dividers -ohjelmaa pienempien kuittien jättämiseen.

VirginiaLynne CC-BY HubPagesin kautta

Sideaineet

Sideaineella, jolla on hakemistokortit kuittityyppien erottamiseksi, löydät helposti tarvitsemasi. Tämä järjestelmä toimii parhaiten ihmisille, jotka usein menevät takaisin ja katsovat kuitteja, koska voit helposti kääntää edestakaisin eri osioihin ja koska sideaine pitää paperit kunnossa. Jos arkistoit aina uusia papereita joko osan alareunaan tai takaosaan, voit tarkastella kuitteja nopeasti kronologisesti.

Käytin tätä järjestelmää mieheni vanhempien kuittien järjestämiseen, kun hänellä oli edunvalvoja, koska meidän piti tehdä säännöllisiä raportteja heidän tuloistaan ​​ja kuluistaan, ja minun piti pystyä löytämään kuitit helposti.

Hyödyt ja haitat sideaineiden käytössä

• Tiedostot vievät eniten aikaa
• Helpoin pitää tiedostoja kuukauden järjestyksessä.
• Paras kuiteille, joihin sinun on viitattava usein
• Siisti ja helppo pitää kirjahyllyssä.
• Rajoitettu kannettavan koon mukaan, tai voit käyttää useampaa kuin yhtä.

Tiedostokansiot ovat nopeita, helppoja ja laajennettavissa.

VirginiaLynne, CC-BY, HubPagesin kautta

Tiedostokansiot

Tiedostokansijärjestelmä on helpoin ja nopein järjestelmä, joten sinulla on paremmat mahdollisuudet pitää asiat järjestyksessä. Kun olen jäänyt kuusi kuukautta myöhemmäksi jättämällä muistikirjajärjestelmää perheen kuitteja varten, päätin lopulta palata tiedostokansioihin. Laitoin paperittomat paperit eteen ja yleensä ne paikalleen, kun etuosa on täytetty tai noin kerran kuukaudessa.

Vihje: säilytä tarvitsemasi paperit yhdessä arkistossa. Laitoin kaikki verotietoni, mukaan lukien hyväntekeväisyysosuudet, yhteen tiedostoon.

Hyödyt ja haitat tiedostokansioiden käytössä

• Edullinen ja yksinkertainen.
• Tarvitset vain tiedostokansiot ja arkistokaapin tai laatikon.
• Nopea arkistoida.
• Laajennettavissa mihin tahansa tiedostokokoon ja -määrään.
• Vaikeampi löytää paperia kuin Notebook System.

VirginiaLynne, CC-BY HubPagesin kautta

Tiedostojen laajentaminen

Pienempää järjestävää projektia varten napauta laajeneva tiedosto, jossa on osioita ja välilehtiä. Jos olet opiskelija, jolla on vain muutama kuitti, tai jos haluat järjestää kuitit projektista, kuten talon peruskorjausprojektista, tämä on hieno tapa tehdä se. Käytin tätä järjestelmää myös kaikissa hyväksymisemme paperitöissä ja käytän usein pientä laajenevaa tiedostoa lomaohjelmiin.

Hyödyt ja haitat tiedostojen laajentamisessa

• Pitää kaiken siistissä, kannettavassa tiedostossa.
• Erinomainen kuittien järjestämiseen, jonka haluat säilyttää pysyvästi.
• Hyvä pienille paperierille.
• Kannettava.
• Ei toimi paljon papereita varten.

Digitaaliset tiedostot

Minusta alkaa tulla paperiton, ja sinäkin saatat olla. Monet yritykset haluavat sinun "siirtyvän paperittomaksi" ja saattavat antaa sinulle bonuksen tehdä niin. Jotkut kaupat, kuten Home Depot, antavat sinulle sähköpostikuitin paperisen sijaan. Lisäksi voit skannata ottamaan kuvia kuitteista, jotka eivät ole digitaalisia. Sinun on kuitenkin vielä muistettava:

• Järjestä digitaaliset tiedostot: älä vain tyhjennä kaikkia kuittejasi yhteen tiedostoon, viettää aikaa tiedostoryhmien luomiseen ja muista merkitä kukin kuitisi, kun luot ne, tai sinulla on päänsärkyä, kun sinun on avattava ne kaikki, kun yrität löytää jotain.
• Varmuuskopiointi: tietokonevirukset tai tietokoneiden kaatumiset voivat häiritä järjestelmääsi, joten varmista, että sinulla on kuitit tietokoneella, jolla on pilvivarmuuskopio, kuten Carbonite.

Digitaaliset kuitit voivat lievittää paljon päänsärkyä arkistojen arkistoinnissa, mutta vain jos olet varovainen. Sinun tulisi olla varma, että lataat tositteita tositteista, joita saatat tarvita myöhemmin, koska monet yritykset pitävät vain 12 kuukauden kirjaa tiliotteestasi. Esimerkiksi kun menin tekemään luottokortin laajennetun takuun vaatimuksen rikkoutuneesta astianpesukoneesta, he tarvitsivat alkuperäisen lausuntomme 15 kuukaudesta aiemmin. Sitä ei ollut saatavilla