Tapaa ja tervetuloa vierailijoita: menettelyt, tarkoitus ja vastuut

Kun kävijät tulevat liiketoimintaympäristöön, heitä tulisi tervehtiä ja ottaa vastaan ​​kohteliaasti.

Kuva Helena Lopes Unsplashista

Kun tapaat ja tervehdit kävijöitä / asiakkaita yritysympäristössä, sinulla on ensimmäiset sekunnit aikaa luoda hyvä vaikutelma, jolla on pitkäaikainen vaikutus.

Vierailijat tulevat liiketoimintaympäristöön useista syistä; he voivat olla asiakkaita (nykyisiä tai uusia), edustajia, toimittajia, liikekumppaneita, ihmisiä eri osastoilta / alueilta / organisaatioista ja niin edelleen.

Ensimmäinen yhteyspiste kävijään riippuu organisaation rakenteesta. Toimisto- tai teollisuusympäristössä on todennäköisesti vastaanottoalue, jossa vastaanottovirkailija on ensimmäinen yhteyspiste, kun taas vähittäiskaupan ympäristössä mikä tahansa henkilöstö voi olla ensimmäinen yhteyspiste.

On monia asioita, jotka on pidettävä mielessä, kun tapaat ja tervehdit asiakkaita. Jos tiedät ja tiedät hyvinkin liiketoimintakäytännöistä, politiikoista, säännöksistä, lainsäädännöstä ja ennen kaikkea ihmissuhde- ja viestintätaidoista, pystyt luomaan ensimmäisen vaikutelman.

Tämän sisällön sisältö perustuu liiketoiminnan ja hallinnon NVQ-tason 2 yksikköön, ja tämän yksikön luottoarvo on 3. Keskustelemme erilaisista menettelyistä, joita on noudatettava, ja vieraanvaraisuudesta, jonka odotetaan tarjoavan tapaamisissa, tervehdyksissä ja kokouksissa vierailijoiden vastaanottaminen liiketoimintaympäristössä.

Tässä laitteessa on kaksi osaa. Ensimmäinen osa arvioidaan sen perusteella, miten ehdokkaalla on tietoa ja ymmärrystä vierailijoiden tapaamisen ja vastaanottamisen menettelyistä, ja toinen osa arvioidaan ehdokkaan suorituksen perusteella. eli havainnoinnin, henkilökohtaisten lausuntojen, todistajien todistusten jne. avulla. Molempia osia voidaan arvioida myös kuulustelun ja ammatillisten keskustelujen avulla.

1. Ymmärrä vierailijoiden tapaamisen ja vastaanottamisen menettelytavat

1.1. Kuvaile erilaisia ​​syitä yrityksen vierailulle, heidän vaatimuksiaan ja tarpeidensa täyttämistä

Liiketoimintaympäristö ja liiketoimintatyyppi huomioon ottaen voidaan odottaa kävijöitä erilaisista syistä vierailevia yritystiloissa. Organisaation vastuulla on saada vierailijat tuntemaan olonsa tervetulleiksi, täyttämään heidän vaatimukset ja tarpeet sekä tarjoamaan heille vierailuun liittyviä tietoja ja palveluja.

Eri syyt, joiden vuoksi ihmiset voivat käydä liikeyrityksessä, ovat:

• Tuotteita ja palveluja koskevat kyselyt
• Keskustele henkilöstön jäsenen kanssa nykyisistä palveluista
• Valitukset
• Markkinointi
• Erilaiset kokoukset, mukaan lukien hallituksen / komitean kokoukset, vakavien huolenaiheiden kokoukset, ryhmäkeskustelut jne
• Kokoelmat ja toimitukset
• Korjaukset ja ylläpito
• Tarkastukset

Yrityksessä vieraileville kävijöille voidaan asettaa erilaisia ​​vaatimuksia:

• Anna oikea osoite, mukaan lukien postinumerot ja mahdolliset maamerkit.
• Pysäköintitilat - varmista, että pysäköintipaikkoja on riittävästi kohtuullisella etäisyydellä ja että vammaisille on varattu pysäköintipaikkoja
• Joillakin asiakkailla voi olla erityistarpeita ja siten tiloja, jotka liittyvät asiakkaiden tai vierailijoiden tyyppiin, jonka organisaation odotetaan olevan paikallaan.
• Näkyvät kyltit johtavat kävijät oikealle alueelle ilman sekaannusta. Myös kylttien on oltava ammattimaisia. Tarkista, että sisäänkäynnit ovat selkeät, siistit ja vieraanvaraiset ja heijastavat liiketoiminnan luonnetta.
• Varmista, että vastaanottoalueella on joku, joka tervehtii ja toivottaa vierailijan tervetulleeksi, että siellä on riittävästi istumapaikkoja, wc-tiloja, kirjasia, lehtiä, aikakauslehtiä jne.

Eri tapoja, joilla yrityksessä vierailevien kävijöiden tarpeet voidaan täyttää, ovat:

• Pidä aina vastaanottoalueet helposti saavutettavissa opasteilla ja muulla tiedolla aina, kun se on tarpeen.
• Sisäänkäynnin tulee olla siisti ja puhdas, koska se heijastaa organisaatiota.
• Kaikkien perustarpeiden ja tilojen tulisi olla käytettävissä - pysäköinti, istuimet, wc-tilat, sanomalehdet / aikakauslehdet odotustilassa, juomavesi.
• Ole valmis vastaamaan kaikkiin yritystoimintaan liittyviin kysymyksiin, tarjoa mahdollisuuksien mukaan esitteitä / esitteitä tai muita tietolähteitä.
• Vierailijoiden esteettömien alueiden on noudatettava terveys- ja turvallisuusnormeja.

1.2 Selitä tarkoitus käsitellä kävijöitä nopeasti ja kohteliaasti

Kun kävijät tulevat liiketoimintaympäristöön, heitä tulisi tervehtiä ja ottaa vastaan ​​kohteliaasti. Jos organisaatio tarjoilee syötävää tai juotavaa, kysy heiltä, ​​haluaisivatko he jotain, jos ei, voit kysyä, haluaisivatko he vettä. Käsittele kaikkia kävijöitä mahdollisimman pian ja vastaa heidän kyselyihinsä nopeasti ja kohteliaasti.

Joskus vastaanottoalue on kiireinen kävijöiden odottaessa jonkin aikaa. Muista pyytää anteeksi viivästystä ja kiittää heitä odottamisesta.

Nopeasti ja kohteliaasti vierailijoiden kanssa on tarkoitus:

• Vierailijat tietävät, että heitä kunnioitetaan, heille annetaan merkitys, ja yritys pitää niitä myös tärkeinä.
• Vierailijat säilyttävät vastineeksi ammattimaisen asenteen ja käyttäytymisen.
• Vierailijat luottavat yritykseen, ja heillä on myös hyvä huomautus ja vaikutelma organisaatiosta.
• Jokainen työntekijä ja heidän käyttäytymisensä heijastavat organisaatiota, joten nopea ja kohtelias vastaus jättää hyvän kuvan organisaatiosta.
• Vierailijat suosittelevat organisaatiota muille ja levittävät hyvää sanaa ja käyttävät tätä organisaatiota myös tulevaisuudessa.

1.3 Selitä positiivisen kuvan esittämisen tarkoitus itsestä ja organisaatiosta

Kun kävijät vierailevat yritysympäristössä, heidän ensimmäinen yhteyshenkilönsä on vastaanotossa oleva henkilö (useimmilla organisaatioilla on sellainen) tai ainakin se henkilö, joka tapaa ja tervehtii. Kuten me kaikki tiedämme, ensivaikutelmalla on aina merkitystä, joten positiivisen kuvan esittäminen sinusta ja organisaatiosta on erittäin tärkeää. Pukeudu ja esittele itsesi siististi. Pidä kiinni organisaation pukukoodista. Hymyile, pidä silmäkosketusta, kuuntele, ole positiivinen ja tee parhaasi auttaaksesi heitä heidän kyselyissään.

Sen tarkoituksena on:

• Tuona ajankohtana edustat organisaatiota vierailijalle. Joten käyttäytymisesi ja lähestymistapasi heijastuu koko organisaatioon. Sinua ja organisaatiota arvioidaan tai arvioidaan lähestymistavan ja palvelun perusteella.
• Se luo luottamuksen tunnetta vierailijaan.
• Vierailijat saavat positiivisen kuvan organisaatiosta.
• Se auttaa rakentamaan luottamusta organisaation sekä sen asiakkaiden ja työntekijöiden välille.
• Se houkuttelee laadukkaita asiakkaita, jotka parantavat organisaation liiketoimintaa ja lisäävät siten organisaation voittoa.

1.4 Selitä terveys-, turvallisuus- ja turvamenettelyjen noudattamisen tarkoitus vierailijoille, mukaan lukien omat vastuut

Jokaisessa organisaatiossa on käytössä erilaisia ​​terveys- ja turvallisuusmenettelyjä. Työntekijöiden on noudatettava näitä menettelyjä vastuullisesti kaikkina aikoina, joihin kuuluu myös vierailijoiden kanssa työskenteleminen.

nioh.ac.za

Näiden menettelyjen noudattamisen tarkoituksena on:

• Jotta organisaatio ja sen ympäristö olisivat turvallisempia vierailu- ja työskentelypaikkoja
• Saada kaikki tarvittavat ensiaputilat riittäviin vaatimuksiin.
• Estää työntekijöiden ja vierailijoiden terveysriskit.
• Varmista, että koneiden ja organisaation tiloissa toimivien laitteiden tai laitteiden käyttö on turvallista.
• Auttaa ehkäisevien toimenpiteiden toteuttamisessa tai hätäsuunnitelmien laatimisessa tarpeen mukaan.
• Tapaturmien, vammojen ja muiden terveys- ja turvallisuuskysymysten kirjaaminen ja niistä ilmoittaminen.
• Varmista, että työtavat ovat turvallisia ja että työterveys- ja työturvallisuustoimenpiteitä on toteutettu ja noudatetaan.
• Lattian, portaiden ja muiden alueiden on oltava turvallisia käyttää

• Vahvistaa, että jos vaarallisia materiaaleja, jos niitä käytetään, varastoidaan turvallisella tavalla ja turvallisessa paikassa ja että niitä käsitellään ja käytetään turvallisesti, koska ne voivat aiheuttaa haittaa monin tavoin
• Varmista, että alueilla, joihin kävijät pääsevät ja työntekijät työskentelevät, on asianmukainen ilmanvaihto
• Pidetään työ- ja vierailualueiden lämpötila riittävällä tasolla ja että wc-, pesu- ja vessatilat ovat hyvässä kunnossa, jotta kävijät voivat käyttää niitä ilman ongelmia tai kamppailua
• Vierailu- ja työskentelyalueilla ei saa olla syttyviä materiaaleja, räjähtäviä materiaaleja ja muita haitallisia radioaktiivisia aineita.

• Valtavat koneet ja laitteet on pidettävä poissa vierailualueilta onnettomuuksien välttämiseksi
• Varoitusmerkit on sijoitettava vaadituille alueille.
• Varmista, ettei takajohtoja ole, ja vältä terveydelle ja turvallisuudelle aiheutuvia riskejä
• Hanki asianmukainen koulutus, jos käytät laitteita työpaikalla, ja noudata organisaation terveys- ja turvallisuuspolitiikkaa sekä tapaturmia koskevia menettelytapoja.
• Varmista, että olet tallentanut kävijöitä organisaation menettelyjen mukaisesti turvallisuuden takaamiseksi.

Toivottavasti pidit täällä olevat tiedot hyödyllisinä ja mielenkiintoisina. Älä epäröi antaa palautetta ja jakaa ajatuksiasi ja kokemuksiasi.

Kiitos vierailustasi.

Livingsta.

Ystävällinen huomautus NVQ-ehdokkaille: Tämä on vain viitteellistä, äläkä kopioi. Muista myös liittyä liiketoimintaympäristöönsi ja työnkuvaan kirjoittaessasi yksiköitäsi. Kaikki parhaat!