Kuinka kirjoittaa viestintäsuunnitelma

Viestintäsanan kollaasi

catherinecronin kautta Flickr Creative Commons

Jos olet koskaan kohdannut vastarintaa työssä tapahtuvien muutosten edessä, hyvä viestintäsuunnitelma voi tukea muutoksenhallinta-aloitettasi. Hyvä viestintäsuunnitelma voi auttaa pitämään kaikki sidosryhmät ajan tasalla, mutta se voi myös auttaa organisaatiotasi saamaan tukea projektille tai organisaation muutokselle.

Mikä on viestintäsuunnitelma?

Viestintäsuunnitelma auttaa sinua järjestämään, mitä on tärkeää kertoa kaikille sidosryhmillesi, mikä viesti on, jonka haluat viestiä, miten sanoa se ja milloin se sanoa. Viestintäsuunnitelman tulisi kattaa 5 suurta kysymystä - kuka? Mitä? Miksi? Miten? Kun?

Aloita tekemällä yksinkertainen matriisi, kuten alla oleva, auttaa pitämään suunnitelmasi järjestyksessä ja jonka voit täyttää kävelemällä läpi kaikki alla olevat vaiheet.

Yleisö	Viesti (mitä)	Tarkoitus (miksi)	Menetelmä (miten)	Kohde (milloin)
Sisäiset sidosryhmät
Ulkoiset sidosryhmät

Suorita nämä helpot vaiheet, jotta voit aloittaa menestyvän viestintäsuunnitelman rakentamisen yrityksellesi.

Vaihe 1. Tunne yleisösi

Helpoin paikka aloittaa viestintäsuunnitelman rakentaminen on tunnistaa yleisösi. Jos projektisi edellyttää, että pidät ihmiset ajan tasalla organisaatiosi sisällä ja ulkopuolella, aloita tekemällä luettelo sisäisistä ja ulkoisista sidosryhmistä.

Joitakin esimerkkejä sisäisistä tai ulkoisista sidosryhmistä

Sisäiset sidosryhmien esimerkit:	Esimerkkejä ulkopuolisista sidosryhmistä:
Johtotason johtajuus	Projektin pääsponsorit
Osastopäälliköt	Yrityksen omistajat
Etulinjan työntekijät	Etulinjan asiakkaat

Kun sinulla on luettelo kaikista sisäisistä ja ulkoisista sidosryhmistäsi, voi olla hyödyllistä tehdä muistiinpano jokaisen alle, joka vastaa seuraaviin kysymyksiin:

• Mitä he tietävät?
• Mitä heidän on tiedettävä?
• Millä ryhmillä on korkeampi prioriteetti muihin nähden?
• Tarvitsevatko eri ryhmät eri viestejä?

Kun olet vastannut kutakin yleisösegmenttiä koskeviin peruskysymyksiin, on aika päättää, mitä kommunikoida kullekin heistä.

Viestintämatriisisi yleisö -sarakkeen pitäisi nyt olla valmis:

Yleisö	Viesti (mitä)	Tarkoitus (miksi)	Menetelmä (miten)	Kohde (milloin)
Sisäiset sidosryhmät
Johtajuus
Johtajat
Työntekijät
Ulkoiset sidosryhmät
Toimiston sponsorit
Omistajat
Etulinjan asiakkaat

Vaihe 2. Mikä on viestisi?

Kun ajattelet, minkä viestin sinun on välitettävä yleisöllesi, ajattele vain vastaamista kysymykseen "mitä?" Viestin tarkoitus ja miten se toimitetaan myöhemmin.

Seuraavan tarkistuslistan avulla voit määrittää, mitä yleisösi on tiedettävä:

• Mitä kohdeyleisösi tietää tällä hetkellä? (määritä tämä kaikkien vaiheessa 1 tekemiesi yleisöluetteloiden luetteloon).
• Mitä heidän on tiedettävä?
• Mitä heidän ei tarvitse tietää?
• Mikä äänisävy sinun on otettava jokaisen yleisön kanssa? (Voit käyttää ammattitaitoista ja suoraviivaista lähestymistapaa johtajaviestinnässä, kun taas suoraan asiakkaillesi suuntautuvan viestinnän on ehkä oltava energisempää ja konkreettisempaa.)
• Mitkä ovat yleisösi huolet? Varmista, että jokaiselle yleisölle suunnatut viestit vastaavat heidän yksilöllisiin ja yksilöllisiin kysymyksiinsä. Muista, että sisäisen työntekijän kysymykset projektista tai muutoksesta voivat olla täysin erilaiset kuin pääsponsorin huolenaiheet.

Kun olet vastannut näihin kysymyksiin, täytä matriisisi ^toinen sarake:

Yleisö	Viesti (mitä)	Tarkoitus (miksi)	Menetelmä (miten)	Kohde (milloin)
Sisäiset sidosryhmät
Johtajuus	Muutoksen liiketoiminta-arvo.
Johtajat	Mitä tiimisi on tiedettävä muutoksesta.
Työntekijät	Kuinka muutos vaikuttaa päivittäiseen työhösi.
Ulkoiset sidosryhmät
Toimiston sponsorit	Muutoksen edut organisaatiolle.
Omistajat	Kuinka muutos vaikuttaa lopputulokseen.
Etulinjan asiakkaat	Kuinka muutos vaikuttaa päivittäiseen työhösi.

Vaihe 3. Mikä on viestisi tarkoitus?

Vastaa tämän vaiheen aikana kysymykseen "miksi?" Miksi jokainen viesti (mitä) on tarpeen välittää jokaiselle yleisölle? Vastaaminen tähän kysymykseen auttaa sinua ymmärtämään, miksi on tärkeää välittää jokainen tieto työntekijöillesi ja asiakkaillesi sekä arvo, jonka näiden tietojen välittäminen tuo yrityksellesi ja asiakkaan arvo.

Joitakin yleisiä syitä keskeisten viestien välittämiseen sidosryhmille:

• Lisätä ymmärrystä muutoksesta ja projektista
• Korostamaan projektin tai muutoksen etuja
• Korostamaan positiivisia vaikutuksia organisaation tulokseen
• Kertoa yleisölle kaikki taidot tai tiedot, jotka heidän on opittava valmistellessaan
• Auttaa yleisöäsi ymmärtämään, miten se vaikuttaa heihin

Muista, yritä vastata "Mitä siinä minulle on?" määritettäessä kunkin viestinnän tarkoitusta varmistaaksemme, että kaikilla yleisöilläsi on hyvin tietoa.

Kun tiedät jokaisen sidosryhmän sisällön, täytä matriisisi ^kolmas sarake:

Yleisö	Viesti (mitä)	Tarkoitus (miksi)	Menetelmä (miten)	Kohde (milloin)
Sisäiset sidosryhmät
Johtajuus	Muutoksen liiketoiminta-arvo.	Ilmoittaa taloudellisesta ja asiakasarvosta.
Johtajat	Mitä tiimisi on tiedettävä muutoksesta.	Valmistautua joukkueita muutokseen ennen kuin se tapahtuu.
Työntekijät	Kuinka muutos vaikuttaa päivittäiseen työhösi.	Antaa työntekijöiden oppia taitoja ja päivittäisiä muutoksia ennen muutoksen tapahtumista.
Ulkoiset sidosryhmät
Toimiston sponsorit	Muutoksen edut organisaatiolle.	Ilmoittaa kustannussäästöistä ja eduista.
Omistajat	Kuinka muutos vaikuttaa lopputulokseen.	Kerää muutoksen tuki korostamalla vaikutus loppupäähän.
Etulinjan asiakkaat	Kuinka muutos vaikuttaa päivittäiseen työhösi.	Valmistautua asiakkaisiin muutoksiin; korostaa etuja.

Mobiili sosiaalinen media

jasonahowie Flickr Creative Commonsin kautta

Vaihe 4. Mikä on toimitustapa?

Nyt kun tiedät kenelle olet yhteydessä, mitä aiot sanoa ja miksi aiot sanoa sen, sinun on määritettävä paras tapa toimittaa viesti. Organisaatiosta riippuen voi olla hyödyllistä pitää "huijauslehti" kaikista käytettävissä olevista eri viestintäkanavista.

Joitakin yleisiä viestintäkanavia voivat olla:

• Sähköpostiviestintä
• Kirjallinen viestintä toimitetaan postitse
• Tekstiviestimuistutukset
• Sosiaalisen median viestit
• Raatihuoneen kokoukset
• Sekalaista mediaa
• lehdistötiedotteet
• Flyerit tai julisteet

Kärki

Vaikka sähköpostiviestintä voi olla kätevää, julkaise sama viesti useilla kanavilla. Ystävällisen muistutuksen lähettämisestä ei ole haittaa. Liian paljon viestintää on parempi kuin ei tarpeeksi.

Nyt voit täyttää 4 ^{: nnen} sarakkeen matriisi:

Yleisö	Viesti (mitä)	Tarkoitus (miksi)	Menetelmä (miten)
Sisäiset sidosryhmät
· Johtajuus	Muutoksen liiketoiminta-arvo.	Ilmoittaa taloudellisesta ja asiakasarvosta.	Sähköpostiviestintä
· Johtajat	Mitä tiimisi on tiedettävä muutoksesta.	Valmistautua joukkueita muutokseen ennen kuin se tapahtuu.	Sähköpostiviestintä
Työntekijät	Kuinka muutos vaikuttaa päivittäiseen työhösi.	Antaa työntekijöiden oppia taitoja ja päivittäisiä muutoksia ennen muutoksen tapahtumista.	Sähköpostiviestintä, julisteet, esitteet, kaupungintalot
Ulkoiset sidosryhmät
· Executive sponsorit	Muutoksen edut organisaatiolle.	Ilmoittaa kustannussäästöistä ja eduista.	Sähköpostiviestintä
· Omistajat	Kuinka muutos vaikuttaa lopputulokseen.	Kerää muutoksen tuki korostamalla vaikutus loppupäähän.	Kirjallinen, postitettu kirje
· Etulinjan asiakkaat	Kuinka muutos vaikuttaa päivittäiseen työhösi.	Valmistautua asiakkaisiin muutoksiin; korostaa etuja.	Kirjallinen, postitettu kirje, sähköpostimuistutus

Huomautus

Määritä aina "omistaja" jokaisen nimikkeen taakse, jonka luet "menetelmä" -sarakkeessa aina kun mahdollista, jotta voidaan varmistaa, että viestit toimitetaan ajallaan ja tarkasti.

Vaihe 5. Milloin on paras aika kommunikoida?

Viestintäsuunnitelmasi on melkein valmis! Olet tunnistanut yleisösi, viestin, jonka haluat välittää, kunkin viestin tarkoituksen ja miten aiot toimittaa sen; nyt sinun on selvitettävä paras ajoitus näiden viestien toimittamiseksi jokaiselle yleisöllesi. Alla on joitain kysymyksiä, jotka kannattaa miettiä, jotta voit määrittää kullekin viestille parhaan ajoituksen.

• Kenelle on ilmoitettava ensin?
• Milloin muutos tapahtuu?
• Kuinka pian kaikille on ilmoitettava etukäteen?
• Onko olemassa määräaikoja, joista sinun on pidettävä mielessä?
• Ovatko jotkut yleisösi sidosryhmistä poissa käytöstä vai onko heillä päivämääriä, joiden avulla sinun täytyy kiertää?
• Toimitatko viestisi useammalla kuin yhdellä menetelmällä kullekin yleisölle? Minkä täytyy tapahtua ensimmäisen, toisen, kolmannen jne.?

Kun vastaat näihin kysymyksiin, sinun pitäisi pystyä täyttämään matriisisi viimeinen sarake aloitus- ja lopetuspäivillä varmistaaksesi, että olet vastuussa aikajanallesi:

Yleisö	Viesti (mitä)	Tarkoitus (miksi)	Menetelmä (miten)	Kohde (milloin)
Sisäiset sidosryhmät
Johtajuus	Muutoksen liiketoiminta-arvo.	Ilmoittaa taloudellisesta ja asiakasarvosta.	Sähköpostiviestintä	Alku: kkvvvv Loppu: kkvvvv
Johtajat	Mitä tiimisi on tiedettävä muutoksesta..	Valmistautua joukkueita muutokseen ennen kuin se tapahtuu.	Sähköpostiviestintä	Alku: kkvvvv Loppu: kkvvvv
Työntekijät	Kuinka muutos vaikuttaa päivittäiseen työhösi	Antaa työntekijöiden oppia taitoja ja päivittäisiä muutoksia ennen muutoksen tapahtumista.	Sähköpostiviestintä, julisteet, lehtiset, kaupungintalon kokoukset	Alku: kkvvvv Loppu: kkvvvv
Ulkoiset sidosryhmät
Toimiston sponsorit	Muutoksen edut organisaatiolle.	Ilmoittaa kustannussäästöistä ja eduista.	Sähköpostiviestintä	Alku: kkvvvv Loppu: kkvvvv
Omistajat	Kuinka muutos vaikuttaa lopputulokseen.	Kerää muutoksen tuki korostamalla vaikutus loppupäähän.	Kirjallinen, postitettu kirje	Alku: kkvvvv Loppu: kkvvvv
Etulinjan asiakkaat	Kuinka muutos vaikuttaa päivittäiseen työhösi.	Valmistautua asiakkaisiin muutoksiin; korostaa etuja.	Kirjallinen, postitettu kirje; sähköpostimuistutus	Alku: kkvvvv Loppu: kkvvvv

Vaihe 6. Toimita suunnitelma!

Onnittelut! Olet onnistuneesti suorittanut viestintäsuunnitelman. Kun olet jakanut suunnitelmasi projektin sidosryhmien kanssa, voit nyt ryhtyä työskentelemään viestien luomisen, materiaalien ulkoasun viimeistelyn ja viestien toimittamisen sidosryhmille aikataulun mukaisesti.

Hieman kehittyneemmällä matriisimallia käyttävällä suunnittelulla viestintäsuunnitelmien luominen projekteillesi antaa sinun pitää kaikki sidosryhmät ajan tasalla, välttää sekaannusta, väärinkäsityksiä ja kerätä tukea projektillesi. Muutos voi olla epämukavaa monille työpaikan ihmisille. Hyvän viestintäsuunnitelman laatimiseen kuluva aika voi auttaa jopa kaikkein epämukavimpia kohtaamaan tuntemattoman etumatkalla luottavaisin mielin ja ymmärtäväisesti.