Sisällysluettelo:
- Älä tuhlaa toimittajan aikaa
- Sisällytä valokuva joku tekee jotain
- Anna asianmukaiset yhteystiedot
- Tarjoa vaihtoehtoja ihanteelliselle kattavuudelle
- Joten sanomalehti ei katsonut tapahtumaa: Mitä nyt?
Esittelemällä editorin, jossa on lyhyt tapahtumapaketti, saat todennäköisemmin kattavuutta ennen tapahtumaa ja sen jälkeen.
Sanomalehdet saavat päivittäin kymmeniä sähköpostiviestejä ryhmiltä, jotka etsivät kattavuutta tai toivovat jonkun kirjoittavan tarinan tulevan tapahtuman mainostamiseksi. Haluatko erottaa ehdotuksesi? Nämä ovat tapoja.
Älä tuhlaa toimittajan aikaa
Mikään ei ole ärsyttävämpää kuin sähköpostin vastaanottaminen, joka sisältää useita liitteitä ja hyvin vähän selityksiä viestin rungossa.
Oletetaan, että järjestät varainhankinnan kävelyä organisaatiolle. On hienoa lähettää lehdistötiedote kävelylle, ja ehkä toinen asiakirja, joka sisältää taustatietoa organisaatiosta ja ehkä joitain muita asiaankuuluvia tietoja, mutta sinun tulee antaa tärkeimmät tiedot sähköpostin rungossa. Nopea hei, ja sitten jotain tämän suuntaista:
Tällöin toimittaja tietää tarvittavat tiedot aikataulutuksesta, voi lyijyä ne ja lähettää ne toimittajalle tai valokuvaajalle, joka voi aloittaa liitetiedostojen tutkimisen ja avaamisen.
Ja jos tapahtuu jotain ainutlaatuista tai jännittävää, sisällytä se myös. Jos joku jongleeraa tulella esimerkiksi tapahtumassa lounaan jälkeen, sisällytä se sähköpostiin.
Jos et pidä johdantoa lyhyenä ja yksinkertaisena, saatat joutua siihen, että toimittaja kulkee pitkiä sähköpostiviestejä, joita ei yksinkertaisesti ole aikaa lukea.
Sisällytä valokuva joku tekee jotain
Jos aiot saada sanomalehden kattavuutta ennen tapahtumaa, kannattaa liittää siihen liittyvä valokuva sähköpostiisi. Se voi olla jotain yksinkertaista, kuten arvonnalippuja myyvä vapaaehtoinen tai joku lajitteleva laatikoita ennen kirpputoria, mutta valokuvan toimittaminen yhdessä lehdistötiedotteen kanssa lisää mahdollisuutta, että tarina kirjoitetaan ja valokuvaa käytetään, jos on tilaa sille.
Ihanteellisessa maailmassa toimittajalla olisi aikaa perustaa haastattelu ja ottaa valokuva itse, mutta tämä ei ole aina mahdollista. Vaihtoehtojen tarjoaminen on hyödyllistä, kun pyydetään ylennystä.
Katso ajatus siitä, mitä toimittaja haluaa, tutustumalla sanomalehteen. Useimmissa valokuvissa on vain muutama ihminen, ei suuri joukko, ja jotain tapahtuu yleensä (ihmiset tekevät jotain, eivät poseeraa kameralle). Varmista, että lisäät kaikkien valokuvien nimet.
Samalla älä järkytty, jos valokuvaa ei käytetä. Mikä tahansa kattavuus on hyvä kattavuus, kun muut organisaatiot kilpailevat avaruudesta.
Sanomalehtien valokuvissa on yleensä pieni joukko ihmisiä tekemässä jotain tarinaan liittyvää.
Anna asianmukaiset yhteystiedot
Varmista, että järjestäjät ovat käytettävissä tapahtumapäivänä. Tämä tarkoittaa matkapuhelinnumeroiden antamista, ja ehkä lisäyhteyshenkilöllä, jos toimittajalla on kysyttävää tapahtumasta tai sen sijainnista.
Jos mediapaketista puuttuu tietoja tai toimittaja ei löydä tapahtumaa tai aika ei ole oikea, heidän on otettava yhteyttä järjestäjään saadakseen lisätietoja. Jos ainoa annettu puhelinnumero on järjestäjän toimistossa, he voivat siirtyä seuraavaan päivän tehtäväänsä.
Tarjoa vaihtoehtoja ihanteelliselle kattavuudelle
Monta kertaa tapahtuma voi käydä koko päivän, mutta on tiettyjä aikavälejä, jotka saattavat olla mielenkiintoisempia kuin toiset. Viikonlopputapahtumia varten valokuvaajat ja toimittajat etsivät hyvää tilaisuutta ottaa värikkäitä ja jännittäviä valokuvia ja videoita tarinan pariksi, joten karkean (tai yksityiskohtaisen) aikataulun tarjoaminen tekee sanomalehdestä helpompaa suunnitella muita tehtäviä.
Jos tapahtumallasi on hyvät mahdollisuudet kattaa aamulla ja / tai iltapäivällä, muista ilmoittaa siitä toimittajalle. He saattavat joutua valitsemaan useiden samanaikaisesti tapahtuvien tapahtumien välillä. Tarjoamalla joustavamman aikataulun he voivat löytää tavan varmistaa, että tapahtumasi tekee leikkauksen.
Lasten valokuvat sekä kirkkaat ja mielenkiintoiset taustat ovat erinomaisia vaihtoehtoja yhteisötapahtumiin.
Joten sanomalehti ei katsonut tapahtumaa: Mitä nyt?
Jos sanomalehden edustaja ei jostain syystä, riippumatta siitä, onko kyseessä aikatauluristiriita tai puuttuvia tietoja, kertoi tapahtumasta, voit aina lähettää sähköpostin myöhemmin. Jos mahdollista, yritä antaa seuraavat tiedot:
- Tapahtuman kuvat: Pyydä vapaaehtoista ottamaan valokuvia tapahtumasta.
- Jos tapahtuma oli varainhankinta, ilmoita kerätyistä varoista.
- Anna muutama lyhyt kappale siitä, mitä tapahtui ja kuka puhui tapahtumassa.
- Tarjoa yhteyshenkilö, joka voi tarvittaessa antaa haastattelun.
Ole myös kohtelias. On useita syitä, miksi sanomalehti ei voi osallistua jokaiseen tapahtumaan. Rajoitettu henkilöstö viikonloppuisin, kiireiset aikataulut tai odottamattomat uutiset voivat vaikeuttaa kaikkien organisaatioiden kattavuutta.