Kuinka tehdä resurssien allokointi Excelissä

Johdanto

Resurssisuunnittelu voi olla yksi haastavimmista näkökohdista projektinhallinnassa, varsinkin jos pyydät sitä tekemään useille projektiryhmille koko organisaatiossa pitkään. Jos sinulla on Microsoft Project Server, voit tehdä resurssien kohdentamisen melko helposti, koska Microsoft Project Server voi tarkastella kaikkia organisaation projekteja ja kertoa, mihin tietty resurssi on varattu. Microsoftin vakioversio ei kuitenkaan anna sinun tehdä sitä, ja siinä vaiheessa on helpompaa viitata projektien aikatauluihin Microsoft Projectissa tai muualla ja luoda resurssien jakamisdokumentaatio Excelissä. Tässä artikkelissa kerrotaan kaikesta, mitä tarvitset resurssiasiakirjojen tekemiseen Microsoft Excelissä.

Resurssien allokoinnissa työskenteleminen voi tuntua ratkaisevan hyvin suuren palapelin.

Luo luettelo

Ensimmäinen vaihe on luoda luettelo kaikista resursseista, jotka olet vastuussa jakamisesta. Jos tämä koskee yhtä projektia tai pientä osastoa, voit todennäköisesti tehdä sen itse, mutta jos teet resurssien kohdistusta suurelle osastolle, jossa työntekijät työskentelevät satojen projektien parissa, saatat joutua työskentelemään tukiosasto varmistaa, että sinulla on täydellinen luettelo nimistä. Pyydä jotakuta tarkistamaan luettelo. Et halua alkaa liikuttaa ihmisiä ympäriinsä ja mukauttaa projektin aikatauluja, vain saadaksesi selville, että oli muita ihmisiä, jotka olisivat voineet täyttää joitain reikiä.

Tekijä tukityössä

Joissakin yrityksissä projektien parissa työskentelevät työntekijät tekevät myös kohtuullisen määrän tukityötä. Henkilöstön tekemän tukityön prosenttiosuus vaihtelee yrityksittäin ja työntekijältä toiselle. On tärkeää ymmärtää, mikä prosenttiosuus tukityöstä sinun on tehtävä jokaisen työntekijän lukumääräksi keskimääräisenä työpäivänä tai työviikolla sen ajanjakson ajan, jolle resursseja jaat. Ja jos et ole henkilö, joka on riittävän perehtynyt työntekijöiden työmäärään, varmista, että saat nämä tiedot joltakin. Jos teet arvauksen ja se on väärin, se heittää numerosi pois suurella tavalla, mikä voi johtaa paljon tuskaa.

Mitä tehdä, kun projekti menee pieleen

Tiedä kesto, jolle osoitat

Selvyyden vuoksi tarkista aina, kuinka kauan sinua pyydetään osoittamaan resursseja. Ennustaminen ihmisten sijainnista lähitulevaisuudessa on helpompaa, mutta mitä kauemmas tietä sinua pyydetään etsimään, sitä suurempi riski olet väärässä ja jos sinun ei tarvitse laittaa numeroa kannattaa harkita vahvasti, ettet tee sitä.

Kerää projektiaikataulut

Resurssien kohdentamisen yhteydessä tekemäsi ennuste muuttuu erittäin tarkasti, jos syötteenä ovat täydelliset projektiaikataulut. Vaikka projekti ei ole vielä virallisesti käynnistynyt, sinun pitäisi pystyä koottamaan paljaat luut, korkean tason projektiaikataulu, joka kutsuu kaikki tunnetut tehtävät, jotka on tehtävä. Siinä vaiheessa kehitystyö on kuitenkin todennäköisesti vain iso osa aikaa ilman yksityiskohtia, koska kaikkia tehtäviä yksityiskohtaisesti kuvaavaa työn erittelyrakennetta ei ole vielä rakennettu. Mutta sinun pitäisi silti pystyä yhdistämään kehitystyötä tekevien henkilöiden nimet sekä kaikkien muiden tehtävien yhteydessä olevien henkilöiden nimet. Tarkastellessasi liiketapahtumaa ja keskustellessasi projektia pyytäneen yritysyrityksen kanssa,Saan erittäin korkean tason tunteen projektin monimutkaisuudesta ja pystyn ennustamaan kunkin tehtävän kestot siitä. Jos projekti on jo lennossa ja on olemassa erittelyrakenne, joka kutsuu kaikki kehitystyöhön liittyvät tehtävät, sinulla on vielä tarkempaa tietoa siitä, kuka työskentelee milloin ja milloin.

Resurssien tasaaminen on kriittinen viimeinen askel resurssien kohdentamisessa, koska se auttaa yrityksiä ymmärtämään, milloin skaalaamaan työvoimaansa ylös ja alas, ja se auttaa projektipäälliköitä laatimaan realistisia projektiaikatauluja.

Johtajuuden ja projektinhallinnan mestarit

Luo resurssien allokaatiotaulukko

Vaiheet kaikkien keräämiesi tietojen kanavoimiseksi resurssien allokointilaskentataulukkoon Excelissä ovat seuraavat:

Avaa uusi työkirja Excelissä ja luo uudet taulukot kullekin resurssille, jota varten sinun on tehtävä ennuste.
Aloita ensimmäisessä taulukossa muutama rivi alaspäin ja liitä ensimmäisessä sarakkeessa niiden projektien nimet, joiden kanssa henkilö työskentelee, ja kukin projekti menee omalle rivilleen.
Siirry heti tyhjän rivin yläpuolelle, johon kirjoitit ensimmäisen projektisi, rivin toiseen soluun ja aloita joko yksittäisten päivien tai yhden viikon ajanjaksojen kirjoittaminen ajanjaksolle, jolle sinun on tehtävä resurssien kohdistus kyseiselle riville. Viime kädessä tämä riippuu siitä, kuinka rakeinen sinä tai pomosi haluat saada.
Avaa luettelosi ensimmäisen projektin projektiaikataulu ja suodata alas vain ne tehtävät, joihin etsimäsi resurssi oli mukana. Etsi ensimmäisen tehtävän kesto, johon resurssi oli osallistunut, ja käännä luomasi resurssien kohdentamislaskentataulukko. Siirry projektirivin soluihin, jotka ovat saman päivän tai yhden viikon ajanjakson mukaisia, ja syötä sitten tuntimäärä, jonka kyseinen resurssi käyttää kyseisen ajanjakson aikana. Toista tämä vaihe kaikille projektien kaikille tehtäville kaikille työntekijöille.
Syötä kaava jokaisen päivän tai viikon ajanjaksosarakkeen alareunaan, joka sisältää yhteenvedon sarakkeemme kokonaismäärästä, joka ottaa huomioon myös kyseisen resurssin tarvittavan tukityön.
Tarkista kokonaissummat. Jos käytit yksittäisiä, tavanomaisia työpäiviä, punainen päivä ja sitä on tarkasteltava sellaisina päivinä, jolloin työntekijä näyttää käyttävän yli kahdeksan tuntia. On hyvin normaalia, että sinulla on tämä, kun menet laskemaan numerot, ja se todella korostaa, kuinka useimmat organisaatiot jakavat resursseja liikaa ja eivät edes ymmärrä sitä ennen kuin he käyvät läpi tällaisen harjoituksen.
Tasaa resurssit. Täällä käydään läpi joko työn siirtäminen toisille ihmisille tai pidennetty tehtävän kesto niin, että kaikille jaetaan asianmukaisesti.