Sisällysluettelo:
Olipa kyseessä rakennusmaalaus, katot, betoni tai mikä tahansa lukuisista korjaus- ja vaihtoprojekteista, ne kaikki alkavat samasta paikasta - tarjouskilpailu. Tämä voi tuntua herkulaiselta sitoumukselta, mutta tässä on joitain vihjeitä tehtävän avuksi.
Ennen tarjousten hakemisen aloittamista ensimmäinen tavoite on päättää suoritettavan työn laajuudesta. Edellyttävätkö menot korjaamista tai vaihtamista? Se on koko komponentti vai vain osa? Voiko työ valmistua vaiheittain? Mikä on aikajana, jonka työ on suoritettava? Kun nämä päätökset on tehty, seuraavaksi on koottava tietolomake tai lomake, jossa luetellaan tarkat tiedot siitä, mitä yhdistys tarvitsee tehdä projektissa. (Vaikka useat projektit ovat melko yksinkertaisia, yhdistyksen on ehkä saatava lisäapua teknisen lomakkeen täyttämiseen.) Tämä ei koske vain saavutettavia, vaan myös auttaa pitämään tarjoukset samanlaisina, ellei työn ja materiaalien suhteen.
Tässä vaiheessa tarjouspyyntö valmistellaan. Tämä on yksityiskohtainen kirje, joka lähetetään myyjille ja jossa pyydetään ehdotusta tehtäväksi. On parasta lähettää se niin monelle myyjälle kuin mahdollista, jotta saat hyvän käsityksen markkinoiden keskiarvosta ja karsimaan ääripäät spektrin kummassakin päässä. On myös mahdollista, että monet yritykset eivät ehkä vastaa, joten tekemällä suuri joukko niistä ei jätä yhdistystä lyhyeksi vaihtoehdoksi. Urakoitsijoiksi tulisi kohdistaa ne, jotka tekevät enemmän kaupallisia hankkeita, koska he pystyvät paremmin hoitamaan olemassa olevat velvoitteet.
Mitä tarjouspyyntöön pitäisi sisältyä:
- Spec Sheet tulee liittää kirjeeseen erillisenä lomakkeena.
- Työn laajuus tulisi kirjoittaa kirjeeseen.
- Workmanin Comp-vakuutusten tasot yhdistys etsii heitä kuljettamaan.
- Todistajapyyntö urakoitsijan vaadittavista lisensseistä. Tarkista läänistä ja osavaltiosta, mikä on pakollista.
- Suorituskykylaina tarvittaessa. Vaikka tämä ei olekaan yleinen vaatimus, tarkista ennen asiakirjoidesi tarvetta.
Kun tarjoukset ovat saapuneet, tarkista yksityiskohdat. Tarkista sekä työn että materiaalien takuut. Jos menojen odotettu elinikä on 20 vuotta, yhden vuoden takuu ei ole riittävä. Tarkista, onko toimittajia, joiden kanssa myyjä työskentelee. Tarkista heiltä, että heidän takuut ja työ ovat riittäviä. Varmista, että kaikki toimitetut tiedot sisältyvät tarjoukseen. Jos jotain lisätään, kysy miksi ja älä pelkää saada uutta mielipidettä. Tärkeintä on tarkistaa maksuehdot. Nämä ovat termejä, joita yhdistyksen on vaadittava:
- Ennakkomaksut eivät saisi olla yli 5-10%. Myyjän liike- ja rahanhallinta-asiat eivät ole yhdistyksen taakka. Hallituksen verovastuu on hoitaa asuntojensa varoja järkevästi.
- Pidä aina 10–15% kaikkien vaiheiden maksusta, kunnes työ läpäisee tarkastuksen hallituksen ja, jos mahdollista, johdon tyydyttävällä tavalla. Tämä säästää varoja, jotka auttavat yhdistystä, jos urakoitsija kävelee, ja toinen on tuotava mukaan projektin loppuun saattamiseksi sekä aikaisemman työn korjaamiseksi.
- Suorita maksuja vasta, kun rei'itysluettelo on valmis. Maksaen urakoitsijan sanan siitä, että jokin vaihe tai koko projekti on saatu päätökseen, ei ole mitään motivaatiota korjata mitään havaittua huonompaa.
Lopuksi, ennen sopimuksen allekirjoittamista, ota aikaa, jotta yhdistyksen asianajajat tutkivat sen. Minkä tahansa sopimuksen kirjoittaja laatii sen heidän hyväkseen. Sopimusten tarkistamiseen perehtynyt asianajaja pystyy tuomaan hallituksen tietoon kiistakohdat, jotka saattavat olla ongelmallisia yhteisölle. Kyllä, se maksaa rahaa. Mutta muutama sata dollaria asianajotoimistolle voisi säästää yhdistyksen kymmenen, ellei satoja tuhansia dollareita myöhemmin.
© 2018 Kristen Willms