Kuinka järjestää kirjanpito

Vuodesta toiseen elin talon ympärillä hajaantuneiden epäjärjestettyjen paperipinoiden kanssa. Siellä, sisäänkäynnin vieressä, keittiössä ja työpöydälläni oli pieniä pinoja. Minulla oli Saapuneet / Lähtevät-järjestelmä, mutta se ei toiminut tehokkaasti. Laskut hukkuisi, lausuntoja harvoin sen tiedostoja ja en voisi koskaan löytää mitä tarvitaan , kun sitä tarvitsin. Alkeellisimmalla tavalla talouteni ei ollut järjestetty kunnolla.

Taloushallinnon tehokas hallinta edellyttää järjestelmää kaikkien laskujen, tilinpäätösten, vakuutusten ja muun tärkeän paperityön seuraamiseksi. Se ei vaadi sinua tallentamaan jokaista paperi-, kuitti- tai laskujätettä, joka kulkee käsien läpi. Alla on opas, joka auttaa sinua määrittämään, mistä pitää kiinni ja mistä voi silputtua. Kun olet selvittänyt nämä vaatimukset, voit puhdistaa vanhat tiedostosi ja paperipinot ja perustaa järjestelmän, joka on nopea ja helppo pysyä päivittäin.

Kodin arkistointijärjestelmä

Mitä pitäisi jättää? Mitä pitäisi heittää?

Suurin osa meistä säästää liikaa paperityötä, josta tulee taakka hallita. Kaikkia ATM-kuitteja tai kaapelilaskuja ei tarvitse tallentaa. Kuinka usein olet tarvinnut niitä viitteeksi? Tee tapa käydä läpi kaikki postit päivittäin ja päästä eroon kaikesta, mitä et tarvitse. Pysy jatkuvasti paperivirran päällä taloon, toimiston läpi tai pinottu työpöydällesi.

Kun olet perustanut toimivan järjestelmän, sen pitäminen järjestyksessä kestää vain muutaman minuutin päivässä.

Tässä on lyhyt katsaus joihinkin taloudellisiin asiakirjoihin, jotka sinun täytyy ripustaa ja arkistoida, ja niihin, joita voit heittää. Muista "heittää", että murskaaminen ja kierrätys on vastuullisin tapa edetä - henkilöllisyytesi suojaamiseksi ja planeetallesi.

• Palkkakohdat: Kun olet tarkistanut palkkasi tarkkuuden, niitä ei tarvita. Voit tallentaa viimeisimmän, jos tarvitset sitä todisteena työsuhteesta lainaa hakiessasi.
• Tiliotteet, peruutetut tarkastukset: Tallenna ja tallenna tiliotteet kolmen verovuoden ajan. Niitä tarvitaan, jos sinua tarkastetaan ja että ne voivat toimia kuitteina todistamaan maksetut laskut. Peruutetut sekit tulisi tallentaa vähintään vuodeksi. Kun lausekkeilla ja tarkastuksilla ei ole enää merkitystä, polta tai murskaa ne.
• Yleislaskut: Yleislaskuja ei tarvitse säästää kuukausia tai vuosia. Kun lasku tulee, tarkista, että sinulle on hyvitetty viimeinen maksu, ja heitä tai murskaa vanha lasku. Tallenna vain uusin.
• Luottokorttitiedot: Kuten yleishyödyllisten laskujen kohdalla, tarkista, että olet saanut hyvityksen viimeisestä maksustasi, ja säilytä vain uusin tiliotteesi. Tiedostoja ei tarvitse tukkia vanhoilla luottokorttitiedoilla, ellei kyseisiä kortteja käytetä verovähennyskelpoisiin kuluihin.
• Vakuutukset ja laskut: Säilytä ne ajankohtana, jolloin ne ovat voimassa. Peruutetut käytännöt ja niihin liittyvät lausunnot voidaan heittää.
• Talletusluettelot, maksukorttitositteet ja pankkiautomaatit: Tallenna ne vain siihen asti, kunnes seuraava tiliotteesi saapuu, jotta voit tarkistaa ne ja vahvistaa summat. Niin kauan kuin ne eivät ole verovähennyskelpoisia kuluja eikä niitä tarvita todisteena warrany-vaatimuksesta, voit heittää ne.
• Omaisuusrekisterit: Kiinteistötietoja on pidettävä koko omistuksen ajan. Jos on mahdollista, että tietoja tarvitaan verotustarkoituksiin, tallenna ne omistusoikeuden siirron tai myynnin jälkeen.
• Sijoitustiedot: Kaikki sijoituksiin liittyvät sijoitustiedot ja tiliotteet tulisi tallentaa. Jos lausuntosi ovat kumulatiivisia, voit pitää vain viimeisimmät ja murskata vanhentuneet paperit.

Käytä aikaa käydä läpi kaikki paperisi - myös vanhat tiedostot - ja tyhjentää kaikki tarpeettomat. Tämä tekee tehtävän järjestää taloutesi kirjanpito helpommaksi ja vähemmän sekavaksi. Viime kädessä sinulla on järjestetty arkistointijärjestelmä, jonka avulla voit löytää tarvitsemasi hetkellä etukäteen.

Bill Payer, kotitalousjärjestelysarja.

Määritä arkistointijärjestelmä

Harkittavana on useita erilaisia ​​arkistointijärjestelmiä. Tarpeistasi riippuen mitä tahansa kannettavasta harmonikkatiedostosta pieneen arkistokaappiin saatetaan tarvita. Kun olet puhdistanut kaikki ylimääräiset talousasiakirjat, arvioi, kuinka paljon tilaa tarvitset loput tiedostoistasi. Mene vain hieman suuremmaksi kuin tarvitset, joten sinun ei tarvitse huolehtia siirtymisestä suurempaan järjestelmään myöhemmin ja voit arkistoida paperit nopeasti ja helposti.

Käytän yksinkertaista perinteistä arkistointijärjestelmää, jossa on välilehdet kullekin luokalle (katso yleiset luokat yllä olevasta osiosta). Lisäksi minulla on erilliset tiedostot tärkeiden paperien tallentamiseksi jokaiselle lapselleni, sairauslaskut ja vakuutukset. Jokaisella vakuutuksella ja siihen liittyvällä vakuutuksella on myös oma tiedosto.

Perustetaan laskutusasema. Tämä voi olla yksinkertainen pieni säilytyslaatikko, joka sisältää kaiken mitä tarvitset laskujen maksamiseen, työpöydän tiedostojen järjestäjän tai nimenomaan tätä tehtävää varten suunnitellun kalenteripohjaisen järjestelytuotteen. Vaikka maksat suurimman osan laskuistasi verkossa, sinun on kuitenkin väistämättä maksettava parittomat laskut "vanhanaikaisella" tavalla ja vaadittava shekkisi, postimerkkisi jne. Kätevässä paikassa. Yhden "maksettavaksi" -tiedoston sijaan käytän kalenteriin perustuvaa järjestelmää. Maksamalla mahdollisimman monta laskua verkossa auttaa pitämään paperin minimissä ja voin merkitä kalenterini myös erääntyneille maksuille.

Asiakirjat, jotka on säilytettävä kassakaapissa

Jos haluat olla turvallisella puolella, harkitse seuraavien tärkeiden, usein korvaamattomien asiakirjojen tallentamista vuokrattuun tallelokeroon tai kotisi tulenkestävään kassakaappiin.

• Syntymä-, kuolema- ja avioliittotodistukset
• Sovittelu-, huoltajuus- ja avioeropaperit
• Adoptio- tai kansalaisuusasiakirjat
• Kiinteistöasiakirjat, moottoriajoneuvojen nimet
• Osakkeet, Yhdysvaltain säästölainat
• Asuntolaina- ja maasopimukset tai oikeudellisesti sitovat sopimukset
• Sotilasasiakirjat
• Patentit, tekijänoikeudet
• Luettelo kotivarastostasi, mukaan lukien valokuvat ja kuitit.

Hätätilanteessa

Oletko perheessäsi ainoa, joka hoitaa laskun maksamisen ja taloudellisen arkistoinnin? Voisiko puolisosi tai muu rakkaasi löytää tarvittavat paperit poissaollessasi?

Käytä aikaa perustaa "Hätätapauksessa" -tiedosto, joka selittää järjestelmääsi, selventää, mihin tärkeät laki- ja vakuutustiedot on tallennettu, ja ohjeet hätätilanteessa mahdollisesti tarvittavien löytämiseen. Sisällytä tärkeät puhelinnumerot, kuten kirjanpitäjälle, asianajajalle ja sijoitusvälittäjälle. Merkitse tiedosto selvästi, jotta se löytyy helposti poissa ollessasi. Pidä se ajan tasalla säännöllisesti.

Tee sitoumus

Avain minkä tahansa arkistointijärjestelmän toimivuuteen ja taloudellisen kirjanpidon pitämiseen hyvin järjestäytyneenä on sitoutuminen siihen, että pysyt ajan tasalla päivittäin. Kun järjestelmä on paikallaan, vie muutama minuutti päivittäin postin, tiedostotietojen lajittelemiseen ja pysy ajan tasalla laskuistasi.

Pian olet vakiinnuttanut tapasi, joka on välttämätön pitkäaikaiselle taloudelliselle terveydellesi ja joka on vähentänyt osaa talouden hallinnasta aiheutuvasta stressistä.

Hyödyllinen video paperityön järjestämisestä