Sisällysluettelo:
- 1. Käytä "Menetelmää" hulluuteen
- 2. Automaatio
- 3. Teknologia
- 4. Seuranta
- 5. Omistusoikeus
- Johtopäätös
Viisi vinkkiä ja vinkkejä kustannusten vähentämiseen (yritysten omistajille)
Marten Bjork kautta Unsplash.com
Tässä taloudessa toimitusjohtajat haluavat saavuttaa kaksi asiaa: lisätä tuloja ja vähentää kustannuksia. Näiden kahden alueen, tulojen ja kustannusten, onnistunut hallinta tuottaa suurempia voittoja. Vain yhden hallinta ja toisen huomiotta jättäminen tarkoittaa usein päänsärkyä ja stressiä sekä joissakin tapauksissa ovien sulkemista.
Toimitusjohtajien ja yritysten omistajien on helppo keskittyä tuottojen kasvattamiseen. Tulojen lisääminen tarkoittaa työskentelyä tehtäväkriittisten tehtävien parissa tai toisin sanoen "liiketoimintaa" edustavien tehtävien parissa työskentelemistä: paremman widgetin rakentaminen, isojen tilien myynti ja kyseisen kilpailuedun löytäminen tai lisääminen.
Monille kustannusten hallinta ja vähentäminen on jälkikäsittelyä, joskus häiritsevää. Suoraan tuloihin liittyviä kustannuksia seurataan yleensä hyvin tarkasti. Näitä ovat materiaalikustannukset, myynti ja työ. Joitakin liiketoiminnan "hoitamiseen" liittyviä kustannuksia, kuten kirjanpitotoiminnot (esim. Palkanlaskenta, A / P, A / R), henkilöstöhallinto ja tietueiden hallinta, voidaan kuitenkin helposti jättää huomiotta.
Näiden välillisten kustannusten hallitsematta jättäminen tai seuranta johtaa tyypillisesti lumipalloon ongelmista, kuten lisääntyneestä jätteestä, petosriskistä, liian suurista työvoimakustannuksista ja korkeammista vaihtoehtoisista kustannuksista. Tässä on viisi tapaa, jolla toimitusjohtaja tai yrityksen omistaja voi paremmin hallita ja vähentää välillisiä kustannuksiaan.
1. Käytä "Menetelmää" hulluuteen
Yksi ensimmäisistä asioista, jotta voit saada hallinnan toiminnasta, jota sinä tai yrityksesi suoritat, on soveltaa metodologiaa tai järjestelmää kyseiseen toimintaan. Esimerkiksi sen sijaan, että sekoittaisit vain satunnaista, järjestämätöntä paperipinoa joka kerta kun etsit jotain erityistä, voit lajitella paperit aakkosjärjestyksessä aiheen mukaan. Tämän avulla voit etsiä etsimäsi nopeammin joka kerta, kun avaat kyseisen paperipinon.
Paperien aakkosjärjestelmän soveltaminen tarkoittaa, että löydät asioita muutamassa sekunnissa muutamassa minuutissa. Kerro säästöt aina, kun etsit jotain, ja laske sitten aikakustannuksesi, ja alat nähdä, että jotain niin yksinkertaista kuin aakkosjärjestyksessä olevat paperit voivat säästää rahaa.
Aakkosjärjestyksessä olevat paperit ovat vain esimerkki, johon kuka tahansa voi viitata, mikä kuvaa työn hyökkäämisen tehottomuutta ilman prosessia, joka auttaa helpottamaan työn toimintaa.
Vakiomenetelmän soveltamista liiketoimintaan kutsutaan "liiketoimintaprosessien hallinnaksi" tai BPM: ksi. Edellä olevaa esimerkkiä käyttämällä paperit eivät aakkosjärjestyksessä aakkosjärjestyksessä, joten on otettava käyttöön prosessi varmistaakseen, että paperit säilytetään aakkosjärjestyksessä.
2. Automaatio
Prosessin automatisointi voi olla yksi nopeimmista tavoista vähentää kustannuksia. Aivan oikein, kustannukset. Jos se tehdään oikein, automaatio voi vähentää paitsi työvoimakustannuksia. Automaatio voi myös vähentää vikojen korjauskustannuksia poistamalla inhimilliset virheet (ja muut muuttujat) prosessista. Automaatio auttaa myös altistamaan jätteet ja hyödyntämään resursseja tehokkaammin.
Työvoimakustannusten alentamisen selventämiseksi - automaatio ei välttämättä tarkoita, että pystyt vähentämään voimaa laajamittaisesti. Se tarkoittaa, että työntekijät pystyvät keskittämään ponnistelunsa tarkemmin ja saamaan enemmän työtä lyhyemmässä ajassa.
Automaatio ei tarkoita robottien käyttöönottoa tai valtavan määrän pääoman käyttämistä suuriin monimutkaisiin tietokonejärjestelmiin. Automaattisen prosessin toteuttaminen voi olla yhtä yksinkertaista kuin makron rakentaminen Excel-laskentataulukkoon, tai se voi olla yhtä monimutkaista kuin kokonaan uuden asiakirjakuvausalustan toteuttaminen. Kummassakin tapauksessa sinun pitäisi pystyä tunnistamaan, missä aikaa ja / tai materiaaleja säästetään, ja kääntää se dollareiksi, samalla tavalla kuin "menetelmää hulluuteen".
3. Teknologia
Teknologia on automaation keino, mutta sitä ei pidä sekoittaa automaatioon. Kuten edellä todettiin, automaatio voi olla yhtä yksinkertaista kuin Excelin käyttö materiaalien käytön laskemiseksi tai Access-tietokanta yksinkertaisen työnkulun seurantajärjestelmän toteuttamiseksi. Teknologian avulla voit siepata tietoja mittakaavassa, jota ei voida saavuttaa manuaalisesti.
Oikean tekniikan käyttäminen oikeaan työhön parantaa laatua, lisää nopeutta ja vähentää jätettä. Teknologiaa ei pidä rajoittaa, koska pelkästään moottori, joka ajaa läpi prosessin parantamisen vaiheet, sitä voidaan käyttää myös työn tuomiseen järjestelmään (esim. Paperidokumentin skannaaminen tai sähköpostin vastaanottaminen) ja poistumiseen työstä järjestelmästä (esim., tulostuksen täyttäminen tai tulostustietojen rajapinta).
Oikean tekniikan pitäisi helpottaa työntekijöiden elämää ja alkaa kerätä arvokasta tietoa siitä, kuinka hyvin yrityksesi suorittaa sekä ydin- että hallintoprosessinsa.
4. Seuranta
Tiedot ovat avain prosessin parantamiseen. Sillä ei ole merkitystä, kerätäänkö tämä tieto automatisoidun prosessin kautta vai kerätäänkö ne tekniikan avulla. Tärkeää on, että sinulla on tietoa käden ulottuvilla, jotta voit tunnistaa tärkeimmät mallit ja trendit prosessien kustannusreitin määrittämiseksi. Toimitusjohtajana tunnet jo tämäntyyppisen seurannan taloudellisilla tiedoilla, markkinatiedoilla ja ydinliiketoimintasi keskeisten tulosindikaattorien lukemisessa.
Kaikkien organisaatiosi prosessien tulisi olla kaikkien organisaatiosi sidosryhmien saatavilla. Tämä antaa kyseisille sidosryhmille (eli toimistopäälliköille, ostopäälliköille, varastopäälliköille jne.) Suorittaa saman analyysin kuin tekisit koko yrityksellesi, mutta samalla tasolla, joka vastaa heidän vastuualuettaan. Nyt sidosryhmilläsi on valtuudet tehdä tietoisia päätöksiä mielekkäästä prosessimuutoksesta. He näkevät näiden muutosten edut (tai niiden puuttumisen) aloittaen prosessivirheet ja kustannukset.
5. Omistusoikeus
Nyt kun sidosryhmilläsi on tietoa prosessiensa seuraamiseksi, he alkavat tuntea enemmän vastuuta ja omistajuutta sen sijaan, että hallitsisivat vain status quoa. Prosessin sidosryhmät, jotka kokevat vaikuttavansa yrityksen hyvinvointiin, viettävät enemmän aikaa strategisesti miettimällä, miten ne voivat säästää organisaation aikaa, rahaa ja muita resursseja; pikemminkin kuin hallita kriisejä ja kustannusylityksiä reaktiivisesti.
Joskus toimitusjohtajan voi olla vaikea luopua tietyistä prosesseista. Kuinka monta kertaa olet sanonut: "Kaikilla 1000 dollaria ylittävillä menoilla on oltava hyväksyntäni" tai "minun on hyväksyttävä kaikki uudet vuokrausvaatimukset"? Tämä hidastaa yrityksesi ketteryyttä; antamalla esimiehesi tekemään työnsä, voit tehdä oman. Esimiesten luovuttaminen esimiehillesi on paljon helpompaa, kun menetelmä, tekniikka ja valvonta ovat paikallaan.
Johtopäätös
Yrityksesi toimintatavan muuttaminen (eli prosessimuutoksen toteuttaminen) maksaa aina kustannuksia. Kaikkien muutosten tulisi ansaita ainakin nopea kustannus-hyötyanalyysi. Mitä suurempi muutos, sitä syvempi analyysi on. Prosessimuutoksen analysointi voi olla monimutkainen yritys. Kustannussäästöjen määrittäminen jätteiden ja laadun kaltaisilla aloilla voi olla vaikeampaa kuin ajallisesti ja resurssein.
Toteutusmenetelmä, automaatio, tekniikka, valvonta ja omistajuus vievät sinut lähemmäksi kykyä tunnistaa parannuksen todelliset kustannukset antamalla sinulle näiden päätösten tekemiseen tarvittavat tiedot. Prosessin parantaminen vie yleensä aikaa, ja joissakin tapauksissa prosessin parantamisen kustannukset ladataan projektissa etukäteen. Älä unohda pitkän aikavälin tavoitteita ja hylkää prosessinparannushanke liian aikaisin.
Nämä menetelmät kustannusten hallinnassa on testattu ajallisesti. Markkinoilla on monia menetelmiä, joita voit toteuttaa, sekä ohjelmisto- ja laitteistoratkaisuja, jotka antavat sinulle tarvittavat tiedot liiketoimintasi tehokkaampaan hoitamiseen. Toimitusjohtajana sinun on aloitettava muutosprosessi.