Sisällysluettelo:
- Pidä kirjallisen viestinnän ammattilainen
- Sääntö 1: Ole tietoinen reaktiostasi (alias "Ei tuuletusta")
- Sääntö 2: Tarkista uudelleen, kenelle sähköpostisi menee
- Sääntö 3: Pidä henkilökohtainen erillään ammattilaisesta
- Sääntö 4: Ole tietoinen yleisöstäsi
- SÄÄNTÖ 5: Katso kieltäsi
Pidä kirjallisen viestinnän ammattilainen
Olet todennäköisesti kuullut tämän: "Kuinka kirjoitat, on yhtä tärkeää kuin mitä kirjoitat." Nykyään jonkun "henkilökohtainen brändi" on kaikkea - sekä verkossa että ammattimaailmassa. " Pitämällä sähköpostisi ammattimaisena, edistetään pitkälti henkilökohtaista brändiäsi.
Sähköposti- ja pikaviestiohjelmat mahdollistavat monin tavoin puhelinkeskustelun salakuuntelun visuaalisen vastaavuuden. On blogeja, jotka antavat neuvoja sähköpostin kirjoittamiseen, "kuten se jonain päivänä luetaan tuomioistuimen talletuksessa". Näillä blogeilla on paljon neuvoja siitä, mitä ei pidä tehdä, mutta hyvin vähän siitä, mitä henkilön pitäisi tehdä tai miksi se on tärkeää.
Tässä ovat viiden parhaan sääntöni ja mitä ei pitäisi tehdä, ja ehdotuksia siitä, mitä tehdä sen sijaan:
Sääntö 1: Ole tietoinen reaktiostasi (alias "Ei tuuletusta")
Tätä voi olla vaikeinta seurata. Tässä on yleisin havaitsemani tilanne:
Kuulet jotain virtuaalikokouksessa, ja sinun on lähetettävä välittömästi pikaviesti, emoji (jos pikaviestilläsi on sellainen ominaisuus) tai sähköposti jollekin, joka on myös kokouksessa.
Mikä on riski?
Jos kommentin lähettävä henkilö jakaa näytönsa suuremman yleisön kanssa, mutta kyseinen henkilö unohti sammuttaa sähköposti-ilmoituksensa ja / tai pitää chat-näytön suljettuna… kommenttisi ovat nyt julkisia.
Älä ajattele hetkenkaan, jota kukaan ei huomannut - usko minua, kaikki näkivät.
Mitä tehdä?
- Jos kommenttisi liittyy kokouksen aiheeseen: puhu kokouksessa.
- Jos kommenttisi on yksinkertaisesti suolistoreaktio: pidä se itsellesi hetken ja kuuntele hieman lähempänä keskustelua. On mahdollista, että lausunto, johon reagoit, oli vain osa tarinaa.
- Odota kokouksen jälkeen: jos se oli todella niin hyvää tai huonoa, tallenna se yksityiseen keskusteluun kokouksen jälkeen.
Sääntö 2: Tarkista uudelleen, kenelle sähköpostisi menee
Nopean liiketoiminnan takia olemme kaikki jatkuvasti valppaina ja kaikki johtuu eilen.
Tässä on todennäköinen skenaario:
Joku lähettää sähköpostia. Sitten viiden minuutin tai vähemmän kyseinen henkilö ilmestyy työpöydällesi, puheluihisi tai pikaviestisi "Saitko sähköpostini?"
Lopulta opit lopettamaan kaiken tekemäsi lukemaan jokaisen heti saapuvan sähköpostin. Tämän seurauksena olet myös motivoitunut vastaamaan heti.
Sitten huomaat, että vastauksesi meni väärälle henkilölle yrityksessä.
Kuinka tämä tapahtui?
Ehkä painat "vastata kaikkiin" tapana sen sijaan, että välittäisit sähköpostin sivukeskustelun alkuun. Ehkä lähettäjä kirjoitti väärän nimen, tai sinulla on sama nimi kuin jollakin muulla yrityksessä.
Mitä tehdä?
- Ennen kuin painat Lähetä: Käytä ylimääräinen minuutti oikolukemaan kaikki: vastaanottajaluettelosi, sähköpostisi yleensä (ehkä viesti ei ole selkeä, jätit sanat pois jne.);
- Yritä peruuttaa viesti heti, kun huomaat virheen. Jos ”Kutsu tämä viesti” -ominaisuus ei toimi:
Sääntö 3: Pidä henkilökohtainen erillään ammattilaisesta
Jos et ole itse tehnyt tätä, olet kuullut tällaisia tarinoita:
Hyvin henkilökohtainen sähköposti on lähetetty paitsi tarkoitetulle henkilölle myös koko yritykselle.
YIKES !!! Hämmennyskerroin on poissa taulukosta… sekä lähettäjälle että vastaanottajille.
Mitä tehdä?
Pidä työsi ja henkilökohtaiset sähköpostisi AINA erillään ja vältä kirjautumista Gmail-, MSN-, Yahoo- tai Hotmail-tiliesi online-versioon työstäsi annetulta kannettavalta tietokoneelta (tai pöytätietokoneelta).
On helpompaa yhdistää henkilökohtaiset ja yrityssähköpostit yhteen sijaintiin, jotta voit pitää silmällä molempia. Kuitenkin nyt, kun matkapuhelimemme ovat yhtä älykkäitä ja tehokkaita kuin kannettavat tietokoneemme (tabletit jne.), Sähköpostiosoitteiden yhdistäminen ei ole enää tarpeen.
Sääntö 4: Ole tietoinen yleisöstäsi
Vaikka sähköpostisi olisi tarkoitettu tietylle yleisölle, se voidaan lähettää edelleen kenellekään, missä tahansa yrityksessä tai muualla.
Yritysmaailmassa et koskaan kirjoita vain ystävällesi tai työtoverillesi. Sinun tulee aina olettaa, että joku yrityksen ylemmässä asemassa oleva henkilö lukee sähköpostin. Paras vaihtoehto on lähestyä kaikkia sähköposteja ikään kuin kirjoittaisit esimiehellesi, esimiehesi pomolle tai asiakkaalle.
Samanaikaisesti vältä teollisuuden ammattikieltä, lyhenteitä tai sanoja, joita vain yliopiston kirjallisuusprofessori saattaa käyttää. Nämä asiat eivät saa sinua näyttämään älykkäämmältä… se vain ärsyttää lukijaa (lukijoita) ja vaikeuttaa viestisi ymmärtämistä.
SÄÄNTÖ 5: Katso kieltäsi
Tämä ei tarkoita vain "ei kiroamista" (tai pidä se "PG" kuten elokuvan luokitus) - sen pitäisi olla ilmeistä. Jos näin ei ole, odota keskustelua henkilöstöresurssien kanssa.
"Watch you language" tarkoittaa myös, että pidät sen "PC: nä" (poliittisesti korrekti).
MUISTA: Kuka tahansa yrityksen sisällä tai ulkopuolella voi lukea sähköpostisi. Koska ei ole mitään keinoa tietää, kuka lopullinen lukija voisi olla, pidä kielesi ja äänesi neutraalina.
Entä jos et ole varma?
- Pyydä luotettua kollogaa lukemaan sähköposti ja antamaan palautetta tai ehdotuksia siitä, miten viesti voisi olla parempi.
- Kirjoita sähköposti (ilman vastaanottajia) ja tallenna se sitten luonnos-kansioon hetkeksi. Katso se seuraavana päivänä (tai myöhemmin sinä päivänä, jos sinulla on määräaika).
- Sanooko se edelleen mitä luulit kirjoittavan?
- Näyttääkö sähköposti sinulle ammattilaisena? Jos ei, korjaa se tai pyydä apua.
Ole erittäin varovainen, kun julkaiset sosiaalista mediaa.
Jos olet pienyrityksen omistaja, riippumaton urakoitsija jne. - yrityksellesi tulisi olla erilliset sosiaalisen median sivut. Varmista, että kommenttisi ja viestisi liittyvät suoraan tarjoamaasi tuotteeseen tai palveluun.
Jos sinulla on ollut huono päivä, älä lähetä sitä Facebookissa tai Twitterissä, äläkä jätä roskakoriin yritystä, jossa työskentelet. Työtoverisi tai esimiehesi Facebook-ystävät (menneet ja nykyiset) eivät ehkä ymmärrä. Lisäksi monilla yrityksillä on nyt ohjelmia, jotka seuraavat, miten ja milloin heidän yritysnimeään käytetään ja kuka (tarkista yrityksesi käsikirja).
Älä unohda - mahdolliset työnantajat yrittävät päästä sivullesi tai sivuillesi päättääksesi, sopisitko sinä tähän tehtävään. Maineen (henkilökohtaisen tuotemerkin) kyseenalaistaminen ja menetys haastattelussa tai työtarjouksessa ei vaadi paljon.
Paras suunnitelmasi: nosta puhelin (kyllä tuo asia siinä olevien numeroiden avulla) ja soita luotettavalle henkilölle turhautumisen turvaamiseksi.
Kun työskentelet yritysympäristössä, on tärkeää muistaa, että mikään viestintäsi ei ole yksityistä. Jokainen lähettämäsi sähköpostin (sekä sisäisen että ulkoisen) voi lukea kuka tahansa, joka on kiinnostunut aiheesta. Sano väärä asia, vastaa kaikille tai lähetä se väärälle henkilölle, ja saatat vaarantaa ammatillisen maineen (henkilökohtainen tuotemerkki), työsi ja yrityksen.
Loppujen lopuksi paras neuvo on käyttää vain tervettä järkeäsi ja pitää henkilökohtainen erillään liiketoiminnasta niin paljon kuin voit. Kuten vuoden 1972 elokuva Kummisetä muistuttaa meitä - "Se ei ole henkilökohtaista, se on liiketoimintaa."