Sisällysluettelo:
- Projektinhallinnan säännöt
- 1. Ymmärrä soveltamisala
- 2. Ymmärrä sidosryhmien tavoitteet
- 3. Suunnittele
- 4. Varaus
- 5. Kommunikoi tiimin kanssa
- 6. Testaa aikainen / prototyyppi
- 7. Monitori
- 8. Raportoi asiakkaalle ja hallitse odotuksia
- 9. Toimita
- 10. Pidä kokous / opittu kokous
Noudata näitä sääntöjä saadaksesi projektin toimimaan täydellä tehollaan.
Canva.com
Olen ollut mukana projektien ja projektisalkkujen hallinnassa yli 30 vuoden ajan, ja kaikista näistä hankkeista olen oppinut muutaman kultaisen säännön, jotka ovat vakiona kaikentyyppisissä projekteissa. Tässä artikkelissa haluan jakaa joitain näistä kanssasi.
Jos sovellat näitä sääntöjä mihinkään hankkeeseen, sinulla on todennäköisesti onnistunut ja stressitön projekti käsilläsi!
Projektinhallinnan säännöt
- Ymmärtää soveltamisala
- Ymmärrä sidosryhmien tavoitteet
- Suunnitelma
- Varaus
- Kommunikoi tiimin kanssa
- Testaa aikaisin / prototyyppi
- Monitori
- Raportoi asiakkaalle ja hallitse odotuksia
- Toimita
- Pidä kokous / opittu kokous
1. Ymmärrä soveltamisala
Tämä saattaa tuntua siltä, että sanon ilmeisen, mutta on tärkeää, että tiedät mistä projektissa on kyse. Mitä yrität rakentaa tai saavuttaa? Onko projektille kirjallinen eritelmä, jota sinun on noudatettava? Mitkä ovat liiketoiminnan tavoitteet, jotka ajavat projektia?
Keskustele ihmisten kanssa, jotka ovat mukana päätöksessä siirtyä eteenpäin projektissa. Tämä voi olla organisaatiosi myyjä (jos teet projektia toisen yrityksen myyjänä) tai organisaatiosi ylimmän johdon henkilö, jos kyseessä on sisäinen projekti.
Selvitä asiakkaasi odotukset (onko sisäinen asiakas tai ulkoinen asiakas). Ovatko he tehneet jotain vastaavaa aiemmin ja miltä heistä tuntuu, että projekti sujui - mikä oli hyvää ja mitä olisi voitu tehdä paremmin?
Varmista, että ymmärrät projektin tekniset vaatimukset - keskustele tarvittaessa tiimisi teknisen henkilön tai IT-johtajan / osaston kanssa.
2. Ymmärrä sidosryhmien tavoitteet
Ennen kuin aloitat projektin, yritä selvittää kuka kaikki sidosryhmät ovat. Esimerkiksi, jos teet projektia ulkoiselle asiakkaalle, sinulla voi olla seuraavat sidosryhmät:
- Liiketoiminnan sponsori - tämä on henkilö, joka laittaa kätensä taskuunsa ja käyttää rahaa kanssasi tai organisaatiollasi. He haluavat oikea-aikaisen laadukkaan toimituksen ilman lisämaksuja sovituille.
- Asiakasprojektipäällikkö - tämä on asiakasorganisaatiosi henkilö, jonka kanssa olet eniten yhteydessä projektiin. He haluavat stressitöntä ja vaivatonta projektia. He haluavat näyttää hyvältä pomonsa silmissä, ja saatat huomata, että heidän palkkansa tai palkkionsa riippuu projektin onnistumisesta.
- Asiakasasiantuntija - sinun on ehkä tehtävä yhteistyötä asiakasasiantuntijan kanssa jossain projektin vaiheessa. He haluavat saada panoksen ja sanoa suunnittelussa ja haluavat tuntea asiantuntemuksensa kuulevan ja ottavan huomioon. Heillä on myös yleensä lyhyt aika (kun otetaan huomioon, että he ovat alansa asiantuntijoita)
- Muut toimittajat - joskus huomaat, että joko olet riippuvainen asiakkaasi toisen toimittajan syötteistä, tai he odottavat sinua. Sinun on työskenneltävä (yleensä asiakkaan projektipäällikön kautta) tämän toimittajan kanssa ja pidettävä heidät tyytyväisinä.
- Oma pomo - pomosi haluaa raportteja projektisi etenemisestä (varmistaaksesi, että pidät tätä asiakasta tyytyväisenä ja ansaitset voittoa organisaatiollesi).
Muista ymmärtää kustakin projektin sponsorista, mikä tekee tästä onnistuneen projektin heidän näkökulmastaan.
3. Suunnittele
Nyt en voi korostaa tätä tarpeeksi - suunnitella, suunnitella, suunnitella. Luettele projektiin liittyvät tehtävät ja tarvittavat resurssit (ihmiset ja asiat). Katso tehtävien keskinäisiä riippuvuuksia - mikä ei voi alkaa ennen kuin jokin muu alkaa tai päättyy jne.
Käytä suunnittelussa työkaluja, kuten MS Project, tai jopa yksinkertaista Excel-laskentataulukkoa. Järjestä tarvitsemasi ihmiset ja asiat etukäteen ja suunnittele varhaisen prototyypin ja laadunvalvonnan tekemistä varhaisen ongelman ratkaisemiseksi.
4. Varaus
Ei ole väliä kuinka hyvä suunnitelmasi, asiat eivät mene odotetulla tavalla. Elämä puuttuu asiaan. Varmista, että lisäät suunnitelmaasi jonkin verran ennakoimattomia tapahtumia. Tämä voi olla ylimääräisiä resursseja tai lisäaikaa aikataulussasi, mutta tämä tekee eron rauhallisen toimituksen ja raivokkaan kello 2: n myöhäisillan välillä saadakseen sen lopulliseen toimitukseen.
Jos projektisi on tarkoitettu ulkopuoliselle asiakkaalle, kannusta heitä aluksi rakentamaan jonkin verran varoja talousarvioon (ehkä 10%). Tämä antaa heille tilaa liikkua laajuuden sisällä ja tarkoittaa, että projekti on helpompi saada päätökseen tarvitsematta palata takaisin hankintojen läpi jokaisesta pienestä muutoksesta.
5. Kommunikoi tiimin kanssa
Mahdollisuudet ovat, että et suorita tätä projektia yksin. Älä unohda, että tiimisi ei osaa lukea ajatuksia, ja sinun on kommunikoitava heidän kanssaan saadaksesi heidät alukseen, pyytämään ideoita, ideoita ja antamaan heille tietää, mitkä ovat määräajat. Ole rehellinen ja kuuntele heidän ajatuksiaan siitä, miten asiat saadaan aikaan nopeammin tai paremmin.
Jos projektisi kestää useita viikkoja tai kuukausia (tai jopa vuosia), aseta säännöllinen kokousaika tiimin kanssa. Jos tiimisi on hajallaan maailmanlaajuisesti, voit pitää tämän kokouksen sopivana ajankohtana kaikille neuvottelupuhelun tai istunnon, kuten Zoom- tai Webex-istunnon kautta.
Varmista, että jokainen tiimin jäsen ymmärtää suuremman kuvan ja että he kaikki ymmärtävät hyvän (tai huonon) työn tekemisen vaikutuksen ryhmän muihin jäseniin.
Kirjoita projektiyhteenveto, jonka avulla uudet jäsenet pääsevät alukseen nopeasti ja pääsevät vauhtiin.
6. Testaa aikainen / prototyyppi
Riippumatta siitä, mitä rakennat, älä mene liian pitkälle tuotantoon testaamatta, miten pärjäät. Jos mahdollista, rakenna varhainen prototyyppi ja hanki se päätöksentekijöille heidän panoksestaan. Mitä aikaisemmin saat tämän syötteen, sitä vähemmän joudut tekemään myöhemmin uudelleen.
Varhaisessa testauksessa tai prototyypeissä tulisi yrittää testata tuotteen kaikkia ominaisuuksia. Ota IT, loppukäyttäjät, sidosryhmät ja muut mukaan tähän varhaiseen testaukseen.
7. Monitori
Kun olet saanut ilmoituksen varhaisesta prototyypistä ja testauksesta, voit siirtyä täysimittaiseen kehitykseen. Tässä käytetään suurimman osan vaivasta.
On elintärkeää seurata projektiasi koko tämän vaiheen ajan. Aseta välitavoitteet ja määräajat äläkä hukkaa niitä - pidä jokaista asiakkaan määräaikana.
Jatka tarkistamista tiimin ja asiakkaan / sidosryhmien kanssa varmistaaksesi, että odotukset ovat edelleen samat ja että olet tavoitteenasi näiden täyttämiseksi.
8. Raportoi asiakkaalle ja hallitse odotuksia
Asiakkaat haluavat tietää, mitä on tekeillä. He eivät halua jäädä pimeään ilman raportteja siitä, miten asiat menevät. Ja he eivät pidä yllätyksistä.
Muista ilmoittaa asiakkaallesi säännöllisesti ja ilmoittaa heille, miten heidän projektinsa menevät - se on loppujen lopuksi heidän rahaa!
Jos he eivät pidä kaupan puolta (antavat palautetta, antavat mitään!), Muista ilmoittaa heille ja kertoa heille, kuinka viivästyminen vaikuttaa aikajanaan tai budjettiin.
9. Toimita
D-päivä on saapunut. Kerro asiakkaalle ennen toimitusta, milloin toimitus odotetaan - pitäisikö heidän odottaa sitä ensin aamulla aikansa, viimeisenä yönä, keskipäivänä jne.? Asiakas voi tulla vihaiseksi, jos he ajattelevat toimituksen olevan heidän kanssaan ensimmäisenä sinä aamuna, ja sinun oli tarkoitus toimittaa se joskus ennen keskiyötä!
Kun olet toimittanut, muista kertoa asiakkaalle, että toimitus on suoritettu, ja ilmoittaa hänelle, mitä seuraavat vaiheet ovat. Voivatko he kirjautua ulos, antaa palautetta, ilmoittaa muille arvostelijoille jne.?
Jos toimituksesi on ohjelmisto ja toimitat sen sähköisesti, muista testata, että lataamasi tiedot (esim. FTP-sivustolle) voidaan tosiasiallisesti ladata, purkaa ja suorittaa.
Ole varovainen teknisen ryhmän jäsenen suhteen, joka olettaa, että vain sen vuoksi, että he lähettivät sen, sen on oltava täysin paikallaan ja ehjä!
10. Pidä kokous / opittu kokous
Kun kaikki on allekirjoitettu ja projekti on saatettu päätökseen, suunnittele järjestävän arviointikokouksen. Tämä tapaaminen antaa sinulle mahdollisuuden pyytää hyvää palautetta (olettaen, että olet tehnyt hyvää työtä!), Huomauttaa, missä parannuksia voidaan tehdä tulevissa projekteissa, ja antaa asiakkaillesi palautetta heidän osuudestaan.
Pidä sisäinen kokous tiimisi kanssa ennen projektin jälkeistä tarkistuskokousta asiakkaasi kanssa.
Ole rehellinen mutta diplomaattinen. Kiitä siellä, missä kiitos johtuu, ja anna rakentavaa palautetta siellä, missä sinusta tuntuu, että se parantaa prosessia seuraavalla kerralla.
Dokumentoi havainnot.
© 2009 Kerdon