10 olennaiset ajanhallintataidot ja -strategiat

Oppimistaidot ja strategiat ajankäytön hallitsemiseksi ovat ratkaisevan tärkeitä elämään sellaista elämää, jota todella haluat elää.

Ei väliä kuinka katsot sitä, jokaisella meistä on samat 24 tuntia päivässä. Tämä on riippumatta rodustamme, rankistamme, älykkyydestämme tai pankkitilisi saldosta. Se on sama 24 tuntia kaikille.

Menestyneistä ihmisistä voidaan sanoa paljon, mutta yksi yhteinen asia on, että he ovat tarkoituksellisesti varovaisia ​​viettääkseen aikaa. Meillä kaikilla on samat 24 tuntia, joten on järkevää, että kriittinen ero on siinä, kuinka viisaasti käytämme aikamme .

Tässä artikkelissa käsitellään joitain tapoja, joilla voit tulla paljon tuottavammaksi hallitsemalla aikaa tehokkaasti.

10 elintärkeää taitoa ja strategiaa ajanhallinnassa

1. Arvioi nykytilanne
2. Pidä aikataulua
3. Priorisoi tehtävät
4. Aseta rajoitukset sille, mitä odotetaan tekevän
5. Poista kaikki häiriötekijät
6. Ohjaa ajatuksiasi
7. Pysy suunnitelmassa
8. Löydä sinulle sopivin paikka ja aika
9. Yhdistä samanlaiset tehtävät yhteen
10. Ryhdy järjestäytyneeksi

1. Arvioi nykytilanne

Aluksi sinun on pysähdyttävä ja kartoitettava, kuinka olet käyttänyt aikaa viime aikoina. Tämä on henkilökohtainen itsearviointi, joka antaa sinulle kuvan siitä, miten käytät tätä korvaamatonta resurssia.

Olet ehkä huomannut, että päiväsi näyttää liukuvan melko nopeasti. Ennen kuin huomaatkaan, 24 tuntia on mennyt, etkä tuskin ole onnistunut saavuttamaan sitä, mitä aiot tehdä. Jos näin on, sinun on aloitettava päivittäisten toimintojesi kirjaaminen.

Kun tunnistat aktiviteetit, jotka vievät aikasi, voit eristää ja keskittyä niihin, jotka tuottavat eniten tuottoa. Istu alas ja laske kuinka paljon aikaa vietät jokaiseen tehtävään heti heräämisen jälkeen.

Joten miten voit seurata aikaa? Saatavilla on hyödyllisiä sovelluksia, jotka voit ladata päivittäisen ajan seuraamiseksi. Lisätietoja on tässä luettelossa 10 parhaasta ajanseurantasovelluksesta vuonna 2020

Aikataulun asettaminen ja ylläpitäminen auttaa sinua jakamaan suuret projektit pienempiin, toimintakelpoisiin tehtäviin - täten ne eivät ole niin pelottavia ja helpompia suorittaa.

2. Pidä aikataulua yllä

Valmista yksinkertainen malli, jonka voit täyttää tehtävillä, jotka on tehtävä kullekin päivälle. Tämä tehtäväluettelo on jaettava luokkiin: henkilökohtaiset aktiviteetit, perheen aktiviteetit, liiketoiminta jne.

Suuret projektit on jaoteltava pienempiin, toimintakelpoisiin tehtäviin, jotta ne eivät ole niin pelottavia ja helpompia suorittaa.

3. priorisoi tehtävät

Jos sinusta tuntuu, että sinulla on aina enemmän tekemistä kuin päivässä olevat tunnit, sinun on priorisoitava. Tehtävien järjestäminen niiden prioriteetin mukaan antaa sinun käyttää aikaa asioihin, jotka ovat tärkeimpiä elämässäsi.

Täällä voit suorittaa joitain kokeita, kunnes löydät sopivan järjestelyn. Asiakirjojen käsittelyohjelmiston avulla voit käyttää värikoodausta luokkien erottamiseksi prioriteettijärjestyksessä.

Vaihtoehtoisesti voit yksinkertaisesti merkitä ne A-, B- ja C-aktiviteeteiksi siten, että A on ensisijaisen tärkeitä tehtäviä, B on kohtalainen prioriteetti ja C on matalin prioriteetti.

Kun määrität tehtävien priorisoinnin, sinun on esitettävä itsellesi seuraavat kysymykset:

• Mitkä tehtävät on tehtävä tänään?
• Mitkä tehtävät voidaan ajoittaa uudelleen?
• Mitkä tehtävät voidaan siirtää?
• Mitkä tehtävät ovat keskeisiä henkilökohtaisten tavoitteideni kannalta?
• Mitkä tehtävät voidaan poistaa?

4. Aseta rajoitukset sille, mitä odotetaan tekevän

Ymmärrä, että sinun ei tarvitse suostua kaikkiin tai kaikkien pyyntöihin. Opi sanomaan ei. Jos tehtäväluettelosi on aivan liian pitkä, on todennäköistä, että on asioita, joille omistat aikasi, jotka ovat luovuttamattomia.

Ryhdy lujaksi päättäväisyydessäsi ja aseta selkeät rajat elämääsi. Ennen kuin hyväksyt tai suostut johonkin, kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:

• Onko minulla todella kykyä ja aikaa käsitellä tätä?
• Onko se kannattavaa?
• Onko se ensisijaisten tavoitteiden, tehtävän ja tavoitteiden mukainen?
• Kuinka paljon tämän tehtävän suorittamatta jättäminen maksaa?

5. Poista kaikki häiriötekijät

Kaikkialla, missä käännyt tänään, on aikaa imeviä. Häiriötekijät ovat runsaat. Pysähdy ja pohdi hetkeksi odottamattomia asioita, joita tapahtuu jokapäiväisessä elämässäsi ja jotka ovat suunnittelemattomia ja kuluttavat aikaa.

Se voi olla mitä tahansa puhelimen sähköpostiviesteistä ja tekstiviesteistä suunnittelemattomiin sosiaalisiin kohtaamisiin. Voit vastustaa tätä suuntausta varmistamalla, että poistat sähköpostisi käytöstä työskennellessäsi. Jos perheenjäsen tai ystävä soittaa sinulle sosiaalisen puhelun, kysy kohteliaasti heiltä, ​​voisitko palauttaa puhelun myöhemmin.

Keskeytykset voivat olla häiritseviä, kun työskentelet ajanhallinnassa, varsinkin kun nämä keskeytykset eivät ole kiireellisiä eivätkä tärkeitä. Tässä on sinun harjoiteltava kurinalaisuutta tehtävän pitämisestä alusta loppuun. Jos tulee esiin jotain muuta, josta on huolehdittava, merkitse se muistiin luetteloosi ja jatka käsittelemäsi projektia tai tehtävää.

6. Ohjaa ajatuksiasi

Kaikki häiriötekijät eivät kuitenkaan ole ulkoisia. Monet heistä ovat sisäisiä ja liittyvät "ajatuselämään". Joskus voi tuntua siltä, ​​että oma mielesi salaliittaa sinua vastaan ​​ja sabotoi ponnistelujasi.

Saatat yrittää kovasti kiinnittää huomiosi tehtävään, mutta sitten ajatukset, jotka koskevat menneisyydessä tapahtunutta, tai jotain kauhistuttavaa uutista, jonka olet äskettäin saanut, tai emotionaalinen vaihto, jonka olet käynyt jonkun kanssa, hiipivät ja vievät sinut pois tavoitteesta.

Keskimäärin ihmisellä on noin 70000 ajatusta päivässä. Jos aiot saada aikaan asioita elämässäsi, sinun on hallittava mieltäsi. Aina kun löydät itsesi häiritsevältä ajatukselta sen sijaan, että keskityisit projektiisi, pysähdy heti ja kysy itseltäsi:

Harjoittele tämän tekemistä ja huomaat, että on helppo poistaa häiritsevät ajatukset ja keskittää huomiosi siihen, mikä todella merkitsee nykyistä aikaa.

7. Pidä kiinni suunnitelmasta

Tämä on niin tärkeää, että se tarvitsee oman osan. Kun olet luonut ajanhallintastrategian, sinun on pysyttävä uskollisena sille riippumatta siitä, mitä tapahtuu.

Ymmärrä, että monilla ihmisillä, jotka eivät ole kiinnostuneita ajankäytön hallitsemisesta, on hätätilanteita, joiden odotetaan sinun tekevän. Toisin sanoen, asiat menevät pieleen elämässään johtuen niiden huonosta aikaa, niin he kääntyvät ympäri ja haluavat voit korjata ongelman.

Opi tekemään ero todellisen hätätilanteen ja sen välillä, mikä vain vie sinut takaisin. Määritä itsellesi luettelossa olevien projektien määräajat ja järjestä itsesi näiden määräaikojen noudattamiseksi. Kun häiriötekijöitä esiintyy, pidä suodatusjärjestelmä paikallaan ajanhukan välttämiseksi.

8. Löydä sinulle sopivin paikka ja aika

Kun käydään läpi päivälle suunnittelemasi aktiviteetit, suorita tehtävät, jotka edellyttävät korkeinta ajattelutasoa tuoreimpana aikana.

Oletko tuottavin aamulla vai oletko yökyöpeli? Suunnittele suunnitelmasi niin, että pystyt käsittelemään vaativimmat tehtävät, kun olet tuottavin.

Varmista työllesi määräämäsi tila, joka on vapaa kaikesta sotkusta ja häiriötekijöistä. Mahdollisuuksien mukaan asetuksella tulisi olla inspiroiva tunnelma, joka motivoi sinua luomaan tuloksia aikasi mukaan.

9. Yhdistä samanlaiset tehtävät yhdessä

Tarkista luomasi luettelo. Jos on olemassa luonteeltaan samanlaisia ​​tai samaan alaryhmään kuuluvia aktiviteetteja, ryhmittele ne yhteen ja tee ne yhdessä järjestyksessä.

Tämä todella säästää enemmän aikaa siirtymisessä alaluokkien eri tehtävien välillä, ja pystyt käsittelemään toimintasi nopeammin.

Kun yhdistät tehtävät tällä tavalla, aivojesi on helpompi selata niitä. Ajan myötä aloitat itsesi systemaattisen työskentelyn, toisin kuin nykypäivän niin yleinen hajanainen elämäntapa.

10. Tule järjestäytyneeksi

Kun kaikki on oikeassa paikassa, säästät aikaa ja annat tilaa keskittyä käsillä olevaan tehtävään. Henkilökohtainen organisaatio vaihtelee henkilöstä toiseen, koska emme ole kaikki samanlaisia ​​lähestyessämme tilanteita.

Siksi yrityksen työntekijät voivat tuntea olevansa loukussa ja tukahdutettu tuottamattomalle tasolle, kun johto toteuttaa liian spesifisen organisaatioprosessin, joka ei salli heidän luoda omaa rytmiä.

Joten miten voimme organisoitua henkilökohtaisessa elämässämme?

Paljon aikaa päivässämme vietetään erilaisissa viestintämuodoissa. Yksi tapa järjestää on järjestää puhelinluettelosi tai yhteystietosi ryhmiin ja merkitä ne niiden käyttötavan mukaan, esimerkiksi: perhe, sukulaiset, ystävät, työtoverit ja niin edelleen.

Ryhmittele sähköpostisi luokkiin ja luo kansiot kullekin. Jos saat säännöllisesti paljon sähköposteja tietyistä lähteistä, on parasta asettaa postilaatikkosääntö, joka siirtää kaikki tällaiset viestit automaattisesti asiaankuuluviin kansioihin. Sen sijaan, että käytit useita kalentereita tai suunnittelijoita työn tapaamisten, muiden tapahtumien ja kokousten seuraamiseen, ajoita ne kaikki yhteen.

Kuten aiemmin todettiin, poista työtilat, jotta mikään ei heikennä keskittymistäsi. Tee tapa valmistaa kaikki tarvitsemasi päivä edellisenä iltana ennen eläkkeelle siirtymistä.

Kun hallitset aikaasi oikein, saavutat enemmän pienemmällä vaivalla. Älä koskaan anna aikaa liukastua ohitse. Ota pikemminkin vastuu ja hallitse.

Ole valikoiva ajanviettosi suhteen. Keskitä keskittymisesi toimintoihin, jotka ovat sopusoinnussa visiosi ja tavoitteidesi kanssa.

Aluksi se ei ole helppoa, mutta mitä enemmän sinulla on tapana seurata, mitata ja hallita aikaa, sitä enemmän alat nähdä menestyviä tuloksia elämässäsi. Palkinnot ovat ponnistelujen arvoisia.