Sisällysluettelo:
- Kirjoita ja yhdistä teksti ja muut tiedot tarkasti tekstinkäsittelyasiakirjoihin
- 1.1 Tunnista, minkä tyyppisiä tietoja asiakirjoissa tarvitaan
- 1.2 Käytä sopivia tekniikoita syöttääksesi tekstiä ja muuta tietoa tarkasti ja tehokkaasti
- Kirjoita / poista teksti, Tallenna tiedostot - Word 2003
- 1.3 Valitse ja käytä sopivia malleja eri tarkoituksiin
- Luo uusi asiakirja Microsoft Word 2003 -mallin perusteella
- 1.4 Tunnista, milloin ja miten tietoja yhdistetään ja yhdistetään muista ohjelmistoista tai muista asiakirjoista
Napsauta Lisää - tiedosto
- 1.7 Tallentaa ja hakea asiakirja- ja mallipohjatiedostoja tehokkaasti paikallisten ohjeiden ja käytäntöjen mukaisesti, jos ne ovat käytettävissä
- Ole hyvä ja palauta:
Tekstinkäsittelytietokoneen mikrotietokone
Kirjoittaja LehmanUMN (Oma työ), Wikimedia Commonsin kautta
Me kaikki emme, mutta useimmat käyttävät Microsoft Wordia asiakirjojen käsittelyyn tietokoneella työssä. Asiakirjan muotoilussa on osattava käyttää perustyökaluja ja ymmärtää myös mallien ja tyylien käyttämisen hyödyt ja edut asiakirjoissa.
Tässä artikkelissa tarkastellaan:
- Erilaisia tietoja, joita tarvitsemme asiakirjan luomiseksi
- Tekniikat, joita täytyy käyttää tietojen syöttämiseen
- Tyylien ja mallien käyttö
- Kuinka yhdistää tai yhdistää asiakirjoja
- Erilaiset muokkaustyökalut
- Kuinka tallentaa ja noutaa asiakirjoja tehokkaasti
Tämä artikkeli on kirjoitettu auttamaan ehdokkaita, jotka tulevat olemaan tai jotka suorittavat NVQ-tason 2 tai 3 tutkintotodistuksensa liiketaloudessa tai hallinnossa tai tietotekniikassa. Käsiteltävä yksikkö on tekstinkäsittelyohjelma, ja IT-käyttäjien ehdokkaiden on osoitettava tietonsa, ymmärryksensä ja taitonsa käyttämään sovellusta, joka on suunniteltu luomaan, muokkaamaan ja tuottamaan suuria tekstipohjaisia asiakirjoja keskitasolla.
Suurin osa tästä yksiköstä on osoitettava ehdokkaan kyvyllä osoittaa hallussaan olevat taidot ( käytännön soveltaminen ) ja tekniikat, joita he käyttävät ohjelmiston käyttöön. Tämä tapahtuu arvioijan suoralla havainnolla ja / tai suunnitellulla testillä tai tehtävällä työpaikallaan ja / tai todistetaan jo luomilla asiakirjoilla.
Olen yrittänyt parhaani mukaan hahmotella perustiedot, jotka tulisi hallita tekstinkäsittelyohjelman käyttämiseksi, ja tämä yksikkö on kirjoitettu Microsoft Word -nimisen tekstinkäsittelyohjelman perusteella. Olen yrittänyt parhaani mukaan käyttää kuvakaappauksia aina kun mahdollista Microsoft Word 2003: sta ja joitain videoita, jotka todella auttavat.
Microsoft Word on toimistosovellus, jota useimmat organisaatiot ja yritykset käyttävät tekstipohjaisten asiakirjojen käsittelyyn. Suurin osa yrityksistä käyttää edelleen Microsoft Word 2003: ta ja suurin osa yksiköstä rajoitetaan tehtäviin, joissa käytetään Microsoft Word 2003: ta.
Tämä on tason 2 yksikkö, jonka luottoarvo on 4. Olen helposti jakanut tämän yksikön kolmeen osaan ja julkaissut ne myös kolmeen eri osaan. Seuraa alla olevia linkkejä osioihin 2 ja 3.
Osa 2 - Luo ja muokkaa tekstinkäsittelyasiakirjojen asettelua ja rakenteita (tekstinkäsittelyohjelmisto, kysymykset 2.1–2.4)
Osa 3 - Käytä tekstinkäsittelyohjelmistotyökaluja muotoillaksesi ja esittäessäsi asiakirjoja tehokkaasti vaatimusten täyttämiseksi (tekstinkäsittelyohjelmisto, kysymykset 3.1–3.6)
Tässä osassa, eli osassa 1, tarkastellaan, kuinka tekstiä ja muuta tietoa voidaan kirjoittaa ja yhdistää tarkasti tekstinkäsittelyasiakirjoihin.
Kirjoita ja yhdistä teksti ja muut tiedot tarkasti tekstinkäsittelyasiakirjoihin
Huomaa: Olen lisännyt yksikön koko jakson ajan kaikkiin kolmeen osioon mahdollisimman monta kuvakaappausta. Et esitä kuvakaappauksia, jos kirjoitat vastauksia tälle yksikölle, mutta sinua pyydetään suorittamaan muutama tehtävä testataksesi tietosi ja ymmärrystäsi tekstinkäsittelyohjelman käytöstä, ja kuvakaappaukset voivat olla hyödyllisiä!
1.1 Tunnista, minkä tyyppisiä tietoja asiakirjoissa tarvitaan
Asiakirja on tietue, jossa tapahtumia tai mitä tahansa tietoja kaapataan ja tallennetaan todisteena, jotta tietoja ei menetetä.
Esimerkkidokumentti
syncfusion.com
Se voi olla joko kirjallinen tai sähköinen asiakirja ja se toimii virallisena tietueena. Asiakirjojen muoto, rakenne ja sisältö vaihtelevat tallennettujen tietojen ja tallennuksen tarkoituksen mukaan. Joitakin esimerkkejä asiakirjoista ovat laskut, sanomalehdet, ostotilaukset, tuotetiedot, kirjeet, päiväkirjat, laskentataulukot, lisenssit jne.
Jokaisella asiakirjalla on erilainen muoto ja hyväksyttävät standardit, joita sen on noudatettava, ja nämä vakiodokumentit voidaan luoda mallin perusteella, tai jos luot tiettyä asiakirjaa uudestaan ja uudestaan, voit tallentaa kyseisen muodon mallina tulevaa käyttöä varten.
Sähköisessä muodossa tallennetut asiakirjat tallennetaan tietokoneeseen, ja asiakirjan luomiseen on monia sovelluksia. Yleisin sovellus, jota useimmissa organisaatioissa käytetään, on Microsoft Word -niminen tekstinkäsittelyohjelmisto, joka tulee osana Microsoftin toimistopakettia. Asiakirjan luomiseksi on tunnistettava asiakirjan luomiseen tarvittavat tietotyypit. Jälleen erityyppiset tiedot vaihtelevat asiakirjatyypin mukaan. Ensin on oltava selkeä käsitys siitä, mitä asiakirjaa he luovat ja mihin tarkoitukseen he luovat sen. Sitten heidän on tunnistettava tietyn tyyppiset tiedot, joita tarvitaan kyseiseen asiakirjaan.
Kaikissa asiakirjoissa on jonkin verran tekstiä ja enimmäkseen numeroita. Ymmärtämisen selkeyttämiseksi asiakirjaan voidaan lisätä leikekuvia, kuvia, kaavioita, kaavioita, taulukoita jne. Sähköisissä asiakirjoissa voi olla myös animaatioita ja pieniä video- ja äänileikkeitä. Lopuksi asiakirjan ulkonäön parantamiseksi asiakirjaan voidaan lisätä viivoja, reunuksia, taustoja jne.
Laskuesimerkki
Kirjoittaja JRW78130 (Oma työ), Wikimedia
Otetaan esimerkiksi huomioon, että olet luomassa laskua. Laskussa on teksti, numerot, yrityksen logo ( tämä on kuva), yrityksen osoite, vastaanottajan osoite, faksi- ja puhelinnumero, alv-rekisteröintinumero, laskun numero, laskun päivämäärä, asiakasviite, tavaroiden ja palvelujen kuvaus, palvelun hinta, maksutavat, rahansiirto, yksityiskohdat maksamisesta jne. Joten kaikki nämä tiedot on kerättävä ja koottava standardimuodossa, joka noudattaa organisaation standardeja ja ohjeita. Kerätyt tiedot, niiden rakenne ja muoto, jossa tiedot esitetään, riippuvat luodun asiakirjan tyypistä. Tiedot voidaan kerätä organisaatiossa käytettävissä olevista tiedoista, tai jos tietoja ei ole, ne on kerättävä Internetistä tai ottamalla yhteyttä asianomaisiin henkilöihin tai organisaatioihin / osastoihin.
Kun käytetään kuvia ja muita tietoja Internetistä ja muista lähteistä, on varmistettava, että niitä voidaan käyttää tarkistamalla lisenssi- ja tekijänoikeustiedot. Tarvitaan kyky ja taidot tunnistaa eri tiedot tarjotusta tietoryhmästä tai tietoluettelosta, jotta he voivat valita oikeat asiakirjan luomiseen tarvittavat tiedot.
1.2 Käytä sopivia tekniikoita syöttääksesi tekstiä ja muuta tietoa tarkasti ja tehokkaasti
Kun kaikki asiakirjan luomiseen tarvittavat tiedot ovat saatavilla tai ne on kerätty, on käytettävä parhaita menetelmiä ja tekniikoita näiden tietojen syöttämiseksi asiakirjaan varmistaen, että ne syötetään oikein ja tehokkaasti.
Kirjoita / poista teksti, Tallenna tiedostot - Word 2003
Tekstin syöttämiseksi asiakirjaan täytyy olla taitava näppäimistötaidot. Näppäimistötaidot eivät tarkoita vain aakkosien ja numeroiden kirjoittamista, vaan kaikkien näppäimistön näppäinten ja toimintojen tehokasta käyttöä. On hyvä oppia yleisimmät ja useimmin käytetyt pikanäppäimet näppäimistön tietojen syöttämiseksi ja muotoilemiseksi helposti ja nopeasti. Jos syötät paljon tekstiä ja numeroita, kirjoittamisen nopeus on tärkeää sekä tarkkuus ja tehokkuus.
Näppäimistötaitojen lisäksi muita taitoja voidaan tarvita laitteesta riippuen, jota käytät asiakirjojen luomiseen ja muotoilemiseen. Kosketusnäyttölaitteiden ja puheentunnistusjärjestelmien äskettäinen käyttö edellyttää, että hänellä on tieto kaikista käyttämistään tekniikoista, tietojen syöttämisestä ja tietojen muotoilusta heidän käyttämissään laitteissa.
Kun kirjoitat asiakirjoja, kirjoita tai luo asiakirja tarkasti ja tehokkaasti, sinun on käytettävä molempia käsiä kirjoittaessasi käyttämällä asianmukaisia näppäimistön näppäimiä. Asennosi tulisi olla hyvä selkäsi suorana ja molemmat kädet näppäimistöllä.
Olen monta kertaa nähnyt ihmisten käyttävän Caps lock -ohjelmaa isojen kirjainten kirjoittamiseen, mikä on melko tylsiä, koska sinun on vaihdettava isojen kirjainten välillä " päällä ja pois " ennen ison kirjaimen kirjoittamista ja sen jälkeen. Paras ja helppo tapa kirjoittaa isoa kirjainta on käyttää Vaihto-näppäintä. Vaihto-näppäin + mikä tahansa aakkoset antavat sinun kirjoittaa kyseisen aakkosen ison kirjaimen.
Huomaa: Harjoittele tätä, Vaihto + aakkoset, luota minuun, että se on helppoa ja tunnet eron!
Jotkut usein käytetyistä pikakuvakkeista ovat Ctrl + S tallentamista varten, Ctrl + C kopiointia varten, Ctrl + V liitäntää varten, Ctrl + X leikkausta varten, Ctrl + Z kumoamista varten, Ctrl + A kaikkien valitsemiseksi jne. Askelpalautin ja poistonäppäimiä käytetään yleisesti tekstin muotoilun ja kirjoittamisen aikana. Välilyöntiä käytetään välilyönnin luomiseen sanojen välille.
Näppäimistötaitojen lisäksi on käytettävä myös itse tekstinkäsittelyohjelmiston käytettävissä olevia muotoiluvaihtoehtoja. On olemassa useita vaihtoehtoja, kuten sivun suunta, taulukot, luettelomerkit ja numerointi, monisarakkeet, symbolien lisääminen, taide, tekstiruutu jne. Ja käytettävissä olevia valikoita on hyödynnettävä parhaalla mahdollisella tavalla houkuttelevan ja helposti seurattavan / ymmärrettävän luomiseksi. asiakirja. Voit myös käyttää erilaisia fontteja ja välilyöntejä, jotta tiedot näyttävät siistiltä ja selkeiltä.
Onnistuneen luomisen jälkeen asiakirjan tärkein osa on kielioppi ja oikeinkirjoituksen tarkistus. Tekstinkäsittelyohjelmat eivät aina löydä ja korjaa kaikkia asiakirjan virheitä. Esimerkiksi, jos kirjoitat "hattu" sanan "prosessori" sijasta, ei aina merkitse tätä virhettä puolestasi. Joten on aina parasta korjata asiakirja manuaalisesti kahdesti tai kolmesti, ja jos mahdollista, voit pyytää kolmatta henkilöä lukemaan sen puolestasi, koska se varmistaa tarkkuuden ja tehokkuuden.
1.3 Valitse ja käytä sopivia malleja eri tarkoituksiin
Mallit ovat ennalta suunniteltuja asiakirjoja, joihin on tallennettu kuvio ja jotka ovat helposti käytettävissä yhden käyttöön. Heillä on jo joitain yksityiskohtia, joita voidaan mukauttaa tai muokata käyttäjän tarpeiden mukaan. Voit myös suunnitella ja tallentaa oman mallisi tarpeidesi ja luotavien asiakirjojen tarpeiden mukaan. Tämä auttaa sinua keskittymään tulevaisuudessa asiakirjan sisältöön sen sijaan, että tuhlattaisit aikaa asiakirjan suunnitteluun.
Luo uusi asiakirja Microsoft Word 2003 -mallin perusteella
Jotta kaikki tiedot voidaan koota yhteen omistamiesi taitojen avulla, sinun on valittava luotavan asiakirjan sopiva malli.
Esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmalla voi olla olemassa malleja asiakirjoille, kuten faksille, kirjeelle tai verkkosivulle. Joten jos luot minkä tahansa asiakirjan, joka vastaa käytettävissä olevia malleja, voit mennä eteenpäin ja käyttää käytettävissä olevaa ennalta suunniteltua mallia. Muissa tapauksissa joudut luomaan oman mallisi luotavalle asiakirjatyypille.
Useimmissa malleissa on myös ennalta suunnitellut fontit, värimaailma, muotoilu jne., Mutta voit aina muuttaa niitä tarpeidesi ja tarkoituksesi mukaan.
Jos luot useita saman tyyppisiä ja muotoisia asiakirjoja tai jos luot tiettyä asiakirjaa uudestaan ja uudestaan tulevaisuudessa, sinun on tallennettava muodot mallina, jotta voit säilyttää tämän standardin asiakirjoja luodessasi. tulevaisuudessa ja säästät myös aikaa.
Joitakin esimerkkejä muotoilun ja mallivalinnan tehokkaasta soveltamisesta asiakirjaan ovat useiden sarakkeiden käyttäminen uutisartikkeleihin, A4-muotokuvan käyttäminen kirjelomakkeille ja kirjeille, vaakasuuntainen tila taulukoille jne. Sinun on luotava selkeitä asiakirjoja, jotka luoda vaikutusta lukijaan. Joten käytä aina Word-prosessorin parhaita ominaisuuksia luodaksesi vaikuttavia asiakirjoja.
Mallien käytön tarkoituksena on luoda tehokas asiakirjasuunnittelu. Asiakirjasuunnitelmissa ei ole kyse vain ulkonäöstä, vaan myös siitä, miten tiedot esitetään. Asiakirjan tärkeiden tietojen on erotuttava. Joten sisällön, asettelujen, värien, teemojen, fonttien, tyylien, taulukoiden, alaviitteiden, kuvien, kaavioiden jne. Huolellinen valinta on tärkeää.
Kaikki tiedot, kuten päivämäärä, osoite ja yhteystiedot, sivunumerot, voidaan tallentaa malliin tulevaa käyttöä varten ja välttää niiden uudelleenkirjoittamista.
1.4 Tunnista, milloin ja miten tietoja yhdistetään ja yhdistetään muista ohjelmistoista tai muista asiakirjoista
Asiakirjan luominen ei aina tarkoita uuden luomista ja käsilläsi olevien uusien tietojen syöttämistä. Joskus sinun on yhdistettävä ja yhdistettävä tietoja muista asiakirjoista ja ohjelmistoista. Saatat joutua esimerkiksi hakemaan tietoja Excel-taulukosta tai linkittämään asiakirjan PDF-asiakirjaan, ja joskus olisit luonut useita yksittäisiä asiakirjoja tekstinkäsittelyohjelmassa ja saatat joutua linkittämään tai yhdistämään ne kaikki yhteen yksi asiakirja.
Esimerkiksi, jos haluat yhdistää useita sanatiedostoja yhdeksi asiakirjaksi, sinun on ensin luotava tyhjä asiakirja ja asetettava sivun asettelu samanlainen kuin yhdistettävät asiakirjat. Voit myös avata yhden yhdistettävistä asiakirjoista, napsauttaa Tallenna nimellä ja tallentaa sen uudeksi dokumentiksi, jolla on eri nimi, ja poistaa sen sisältö säilyttäen samalla asettelun.
Napsauta Lisää - tiedosto
Lisää taulukko napsauttamalla Taulukko - Lisää - taulukko
1/4Tiedonkeruun aikana ehdokkaan tulisi analysoida ja päättää, mitä tietoja vaaditaan ja onko kerätty tieto luotettavaa ja tarkkaa.
Pöydät ovat hyvä vaihtoehto jakaa tiedot määrättyihin tiloihin. Se tarjoaa siistin visuaalisen ilmeen ja helpottaa asiakirjan tietojen skannausta ja vertailua. Jos haluat lisätä taulukon Word-asiakirjaan, sinun on mentävä taulukko-valikkoon, napsauta Lisää ja napsauta taulukkoa. Voit muokata taulukkoa rivien ja sarakkeiden lukumäärällä, täytevärillä, reunuksilla ja varjostuksilla sekä muilla ominaisuuksilla tarpeidesi mukaan.
1.7 Tallentaa ja hakea asiakirja- ja mallipohjatiedostoja tehokkaasti paikallisten ohjeiden ja käytäntöjen mukaisesti, jos ne ovat käytettävissä
Kun asiakirja on luotu, ehdokkaan tulee pystyä tallentamaan se paikkaan, josta se on helppo hakea tulevaa käyttöä varten. Nyt millä tahansa tekstinkäsittelyohjelmalla luotu asiakirja voidaan tallentaa yhteen käytettävissä olevista monista muodoista, mutta kaikki tekstinkäsittelyohjelmat eivät tue kaikkia tiedostotyyppejä. Esimerkiksi kun napsautat Tiedosto -> Tallenna nimellä -> saat valintaikkunan, joka pyytää sinua tallentamaan asiakirjan ja myös muodon, johon asiakirja tallennetaan.
Jos haluat tallentaa tiedoston haluttuun muotoon, valitse Tiedosto - Tallenna nimellä
1/2Jos asiakirja jaetaan ihmisille tai organisaatioille, jotka eivät käytä Microsoft-sanaa, on parasta tallentaa asiakirja.rtf-muodossa (Rich Text Format). On parasta tallentaa asiakirja mahdollisimman yksinkertaisessa muodossa, jotta vältetään virheet yritettäessä avata asiakirja muilla tekstinkäsittelyohjelmilla. Hyvä idea ja ymmärrys tiedostojen yhteensopivuusongelmista ovat suureksi avuksi. On olemassa erilaisia muotoja, kuten Word-asiakirja, Word-asiakirjamalli, pelkkätekstimuoto, Rich Text -muoto, verkkosivumuoto jne. Jos kaikki, jotka käyttävät asiakirjaa, käyttävät Microsoft-sanaa, on parasta tallentaa asiakirja.doc-muoto.
Asiakirjan nimeäminen on toinen erittäin tärkeä näkökohta. Käytä aina mielekkäitä nimiä, jotta sinun on helpompi tunnistaa tämä asiakirja noudettavaksi tulevaisuudessa. Ehdokkailla tulisi olla myös hyvä idea tallentaa asiakirjoja muissa muissa muodoissa, mikä tarkoittaa tarvittaessa asiakirjojen muodon muuttamista HTML- tai RTF-muotoon jne. Käyttämällä Tiedosto-valikon Tallenna nimellä -vaihtoehtoa. Sinun on myös tiedettävä, mihin asiakirja tallennetaan helpompaa hakua varten. Varmista, että asiakirjojen nimissä ei ole erikoismerkkejä. On parasta saada varmuuskopio kaikista asiakirjoista, jos sattuu palvelinongelma tai tallennusongelma tai laitevika.
On pidettävä mielessä, ovatko ne noudattaneet kaikkia organisaation sääntöjä ja ohjeita asiakirjaa luodessaan. Varmista, että on olemassa talon sisäisiä tyylejä, muotoja tai malleja, ja jos kyllä, siirry niihin. Jokaisella organisaatiolla on säännöt ja ohjeet asiakirjojen valmistelemiseen, jäsentämiseen, nimeämiseen ja tallentamiseen. On sääntöjä, joita on noudatettava myös asiakirjoja noudettaessa tai jaettaessa. Ole aina tietoinen siitä, mitä säästät ja missä säästät. On parasta tallentaa asiaan liittyvät asiakirjat yhdessä ja nimetä tiedostot ja kansiot johdonmukaisella tavalla.
On myös "Haku" -vaihtoehto asiakirjan etsimiseen, jos unohdit dokumentin tallennus- tai tallennuspaikan. Myös sana näyttää luettelon uusimmista asiakirjoista, joista voit noutaa asiakirjan, jos olet tallentanut sen äskettäin.
Ole hyvä ja palauta:
Toivon, että sinulla on tietoa ja ymmärrystä
- Asiakirjan luomiseen tarvittavat erityyppiset tiedot
- Tekniikat, joita on käytettävä tietojen syöttämiseen
- Tyylien ja mallien käyttö
- Kuinka yhdistää tai yhdistää asiakirjoja
- Eri muokkaustyökalut
- Kuinka tallentaa ja noutaa asiakirjoja tehokkaasti.
Toivon, että tästä osiosta on ollut sinulle apua. Seuraa alla olevia linkkejä osioihin 2 ja 3.
Osa 2 - Luo ja muokkaa tekstinkäsittelyasiakirjojen asettelua ja rakenteita (tekstinkäsittelyohjelmisto, kysymykset 2.1–2.4)
Osa 3 - Käytä tekstinkäsittelyohjelmistotyökaluja muotoillaksesi ja esittäessäsi asiakirjoja tehokkaasti vaatimusten täyttämiseksi (tekstinkäsittelyohjelmisto, kysymykset 3.1–3.6)
Jos sinulla on kysyttävää, älä epäröi kysyä! Kaikki parhaat!
Livingsta