Kuinka pysyä järjestyksessä tarkistuslistan avulla

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka tarkistusluetteloiden avulla pysyt järjestyksessä.

mohamed_hassan, CC0, PIxabayn kautta

Tuntuuko sinulta siltä, että olet menettänyt hallinnan?

Onko sinulla koskaan ollut yksi noista päivistä, jolloin jätät työsi tunteena, ettet ole saavuttanut mitään?

Pöytäsi näyttää siistimmältä kuin saapuessasi.
Saapuneet-kansiosi maksimoivat viime viikon.
Post-it-muistiinpanot peittävät tietokoneen näytön.
Jaloillesi ei ole tilaa pöydän alla.
Ja tuo aamukokous päättyi lopulta tunti sitten.

Järjestäytyneisyys on haaste. Tiedot pommittavat meitä joka suunnasta. Tekstiviestit, sosiaalinen media, sähköposti, verkkolomakevastaukset, kokouspyynnöt, keskustelujen välittäminen, puhelut ja tavallinen postimieli huomiomme.

Ei ole ihme, että stressitasot ovat korkeat. American Psychological Association (APA) kertoo, että 39% amerikkalaisista kärsi vuonna 2017 "jonkin verran merkittävästä" tai "merkittävästä stressistä", jonka aiheutti "liian raskas työtaakka" työpaikalla.

Työpaikan epäjärjestys

Epärealistiset tai epävarmat roolit olivat myös viiden tärkeimmän työpaikan stressin joukossa APA: n vuonna 2017 tekemässä tutkimuksessa. Nämä negatiiviset näkökohdat yhdessä liian suuren työn kanssa vaikeuttavat työssäsi pysymistä.

Eikä vain toimistotyöntekijät taistele ylikuormitettavien tehtävien ja ajanhallintarajoitteiden kanssa. Kauppiaat, vähittäiskaupan työntekijät ja viihdyttäjät kamppailevat myös saadakseen aikaan asiat.

Suurin osa työpaikoista antaa sinulle työnkuvan, jossa korostetaan tehtäviä ja tehtäviä. Joskus ne ovat vanhentuneita tai eivät kata kaikkea mitä teet. Ja vaikka he saattavat välittää luettelon vastuista, heiltä puuttuu yksityiskohtia.

Vaikka työpaikalla on vaiheittaiset dokumentoidut menettelyt, sinulla voi silti olla liikaa tekemistä. Tietäen kuinka priorisoida ja hallita raskasta työmäärää tarkistuslistalla on etuja. Ja tarkistuslistat ovat tärkeä organisaatiotyökalu.

Jos tunnet olevasi ylikuormitettu työssä, järjesty tehtäväluettelon avulla. Kirjoita jokaisen aamun alkaessa kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä. Ole tarkka.

Pidä päivittäistä luetteloa, joka siirtää

Päivittäinen tehtäväluettelo tehtävistä ja toiminnoista:

Toimii muistutuksena
Auttaa sinua priorisoimaan päiväsi
Näyttää, jos olet sitoutunut liikaa
Säästää aikaa

Hallitse aikaa ja prioriteetteja ylöspäin

Tarkistusluettelo auttaa myös työnkulussa. Jos olet sihteeri tai henkilökohtainen avustaja ja vastaat useammalle kuin yhdelle johtajalle, tarkistuslista auttaa sinua hallitsemaan ylöspäin. Lisää sarake luetteloosi, jotta voit tallentaa arvion kunkin tehtävän suorittamisen ajasta.

Kannusta johtajiasi tallentamaan sinulle antamat tehtävät tehtäväluetteloon. Tarkistuslista lisää heidän tietoisuutta työmäärästäsi. He näkevät mitä muuta sinun on tehtävä ja milloin sitä tarvitaan. Lista hallitsee heidän odotuksensa.

Vaikka sinulla olisi vain yksi johtaja, tarkistuslista on tärkeä todiste työmäärästäsi. Tehtäväluettelon avulla voit:

Löydä tehokkaampia työprosesseja
Kevennä työmäärääsi
Pyydä apua
Väitä avustajasta tai uudesta tiimin jäsenestä

Se, mitä aion jakaa kanssasi, ei kuitenkaan ole mikään tavallinen tehtävälista. Se on tarkistuslistan järjestäjä.

Mitä tarvitset tarkistuslistan luomiseen

Muistikirja (suosittelin A5-kokoisen kirjan käyttöä.)
Ainakin neljä värikynää, kuten vihreä, keltainen, violetti ja punainen
Viivain (valinnainen)
Tähtitarrat (kaikki värit)

Kun olet suorittanut kaikki sivun tehtävät, anna itsellesi tähti.

7-vaiheinen tarkistuslistan järjestäjä

Avaa muistikirja ensimmäiselle käytettävissä olevalle sivulle.
Kirjoita tämän päivän päivämäärä yläreunaan.
Kirjoita muistiin kaikki tarvitsemasi asiat ennen kuin menet kotiin.

* Sisällytä uusia tehtäviä, myös niitä, joita sinun ei tarvitse suorittaa sinä päivänä.

* Käytä yhtä riviä tehtävää kohden.

* Priorisoi kukin tehtävä värillisillä kynillä (katso alla olevaa väriopasta).

Vinkki: Voit haluta jakaa joitain tehtäviä useiksi tehtäviksi hallita niitä helpommin.
Suorita suora viiva jokaisen tehtävän läpi, kun suoritat sen. Tai aseta rasti rivin loppuun.
Aloita uusi luettelo uudella sivulla huomenna.
Selaa kirjasi joka päivä ja etsi sivut, joissa ei ole tähtiä. Arvioi keskeneräiset tehtävät. Jos haluat tuoda tehtävän eteenpäin uudelle sivulle, suorita tehtävä vanhalla sivulla, jotta et jatka sitä.
Palkitse itsesi tähdellä, kun päivän luettelo on valmis. Aseta tähtitarra sivulle, josta näet sen helposti. Kun palkitset ponnistelusi visuaalisesti, se tarkoittaa myös sitä, että jokainen sivun kohde on valmis. Sivulla, jolla ei ole tähtiä, on keskeneräinen työ.

Tähtitarrat tarkoittavat, että luettelon kohteet ovat valmiit tai siirretty toiseen päivään.

Priorisoi luettelosi väreillä

Punaisilla tehtävillä on kiireellisyyden tunne. Ne on suoritettava sinä päivänä.
Siniset tehtävät ovat toistuvia.
Vihreät tehtävät ovat pitkiä projekteja. Luulet, että niiden valmistuminen kestää kauemmin kuin viikon.
Mustat tehtävät ovat yleisiä tehtäviä, jotka saatat löytää työtehtävästäsi.

Voit käyttää muita värejä luokitteluun. Voit esimerkiksi käyttää eri värejä erottaaksesi päivittäiset ja viikoittaiset toistuvat tehtävät.

Pysy järjestyksessä kotona tarkistusluettelosi kanssa

Tarkistuslistan järjestäjä toimii missä tahansa. Haluat ehkä pitää kaksi muistikirjaa: yhden työhön ja toisen henkilökohtaiseen elämään.

Pidä talosi puhdas ja nurmikko leikattu lisäämällä askareita kodin järjestäjien tarkistuslistalle. Voit käyttää sitä myös:

Järjestä häät
Työnhaku
Suunnittele Ben-setän eläkkeitä
Priorisoi ja maksa laskuja
Järjestä seuraava merentakainen loma

Voit käyttää sitä useimpien tapahtumien tai elämänolojen hallintaan.

Digitaalisen tarkistuslistan järjestäjät

Onko sinulla työpaikkaprosessi, joka vaatii usein tarkastuksia? Harkitse tarkistuslistan järjestäjän automatisointia käytettäväksi älypuhelimessa tai tabletissa. Luo PDF-lomake tai kokeile jotakin alla luetelluista sovelluksista.

PDF-tarkistuslistan järjestäjän lomake

Työpaikat, joissa asiakkaat käyttävät tiloja, alkavat usein päivän tarkastuksella laitteiden ja tilojen tarkastamiseksi. Luo priorisoitu luettelo, kuten alla oleva, nimetty työntekijä lähtemään tai kommentoimaan. Valmistuttuaan työntekijä tallentaa ja lähettää tarkastuksen tarkistuslistan johtajalle tai OH&S -päällikölle.

Tarkistuslista-sovellukset tietokoneille, älypuhelimille ja tableteille

Jos et halua kantaa muistikirjaa, nämä sovellukset voivat myös auttaa sinua järjestymään.

Applen iOS: ssä on tavallinen Muistutus-sovellus. Käytä tätä vaihtoehtoisena prosessina pitämään sinut järjestyksessä.

Löydätkö Apple Reminder -sovelluksen, joka rajoittaa tai ei käytä IOS-laitetta? Kokeile Todoist: Tehtäväluettelo ja Tehtävienhallinta. Se on saatavana ilmaiseksi useilla laitteilla, mutta siinä on myös premium-vaihtoehto. Kirjaudu sovellukseen Google- tai Facebook-tililläsi tai luo uusi. Käytän sitä Windows 10 -tietokoneessani.

Muita tarkistuslistoja ja organisaation sovelluksia (joillakin on pieni maksu tai ne sisältävät sovelluksen sisäisiä ostoksia) ovat:

Wunderlist
Google Keep
Habitica (pelitelty tehtävälista)
OmniFocus 2
2Do (tehtävälista, tehtävät ja muistiinpanot)

Apps vs. paperipohjaiset tarkistuslistat

Sovellukset automatisoi tarkistuslistoja. Ne helpottavat työnkulun jakamista ja integrointia muiden ihmisten, ohjelmien ja työprosessien kanssa. Kuitenkin, kun tietokonejärjestelmä lakkaa tai virta katkeaa, manuaalinen tarkistuslistan järjestäjä pitää sinut hallinnassa.

Paperinen tarkistuslista on olennainen väline hätätilanteissa. Harkitse digitaalisen tarkistuslistan painetun kopion pitämistä käsillä.

Jos hallitset työpaikkasi turvallisuutta, pidä leikepöytä ja paperiversio työpaikan terveyttä ja turvallisuutta koskevista tarkistuslistoista helposti saavutettavissa olevassa paikassa. Saattaa olla myös hyvä idea olla tarkistuslista pimennysmenettelyille.

Pidä paperipohjaisia tarkistuslistoja, kun virta katkeaa.

Miksi sinun pitäisi pysyä organisoituna tarkistuslistan avulla

Käyttämällä tarkistuslistan järjestäjää, kuten työtehtäväluetteloa, otat takaisin työsi hallinnan. Sen sijaan, että muistat jatkuvasti kaiken tekemäsi, tehtävien kirjoittaminen vapauttaa ajatuksesi keskittyä käsillä olevaan työhön.

Tarkistuslistan järjestäjä ulottuu myös jokapäiväisten tehtäväluettelon ulkopuolelle. Käytä sitä tietyn prosessin loppuun saattamiseen, kuten työterveys- ja työturvallisuustarkastus tai työmaatarkastus. Tai järjestää kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä rentoutua ja nauttia viikonlopusta poissa.

Tekemällä tarkistusluettelot osaksi päiväsi lievität työpaikan stressiä. Voit käyttää tehtäväluetteloa myös:

Esitä liiketoimintatapa lisää resursseja varten
Päivitä työn kuvaus ja määritä vastuualueet

Ennen kaikkea tarkistuslistat auttavat hallitsemaan ja järjestämään visuaalisesti joko prosessia tai tekemiäsi asioita. Tämän seurauksena tämä viimeinen rasti vie kasa painetta sinulta.

Kuinka pysyt järjestäytyneenä? Käytätkö luetteloita?

Will englanti 1. toukokuuta 2013:

järjestämätön? Se minulle päivittäin lol. On ihme, että olen edelleen järkevä. Minulla on itse asiassa iphone ja käytän "Muistutus" -sovellusta koko ajan, en tiedä kuinka organisoitu olen sen ansiosta, mutta se auttaa paljon. Hyvä napa.