Kuinka delegoida tehtäviä alaisille

Vastuiden siirtäminen osoittaa esimiehen uskon aliasukaisiinsa.

Kirjoittaja

Valtuuskunnan taide

Kun budjetti on vähäinen ja työntekijöiden määrä on sama, sitä vähemmän työntekijöitä, työnantajien on pitänyt oppia työskentelemään vähemmän. Tosiasia on, että viime vuosien taloudelliset haasteet ovat vaatineet muutoksia siihen, miten työnantajat harjoittavat liiketoimintaa. Johtajat ovat joutuneet delegoimaan tehtäviä alaisille ja jakamaan työn uudelleen suurten kuormitusten vuoksi, joita yksi henkilö ei enää pysty hoitamaan. Työpaikka ei vain ole se, mitä se oli ennen. Työnantajat ovat oppineet uuden tavan harjoittaa vanhaa liiketoimintaa ja jatkaa kasvuaan. Delegointitaide on työkalu, jota johtajat ovat käyttäneet usein vuosien varrella, koska he tietävät, että he eivät voi tehdä kaikkea. Kun työ on delegoitu asianmukaisesti, esimiehet voivat saavuttaa organisaation tavoitteet tehokkaalla ja vaikuttavalla tavalla. Myöhemmin,työntekijät hyötyvät siitä, että he voivat loistaa, kun he kasvavat ja kehittyvät ammattimaisesti kokemuksesta.

Mikä on edustuksen määritelmä?

"Delegointi", sellaisena kuin se määritellään Free Merriam-Webster Dictionary -sovelluksessa, on "valtuutus toimia toisen puolesta".

Mitä tehtäviä voit delegoida alaisille?

Työpaikalla esimiehet siirtävät usein vastuut, erityiset tehtävät tai velvollisuudet työntekijälle. Tällaisten tehtävien delegoiminen antaa työntekijälle mahdollisuuden tehdä tiettyjä päätöksiä, joita he eivät normaalisti tekisi. Työntekijän valtuuttaminen suorittamaan tehtävä tai ottamaan vastuu on loistava resurssi mille tahansa organisaatiolle, koska se antaa työntekijöille mahdollisuuden hankkia arvokasta työkokemusta. Työn tosiasiallisesta toteuttamisesta saatava käytännön kokemus, verrattuna muiden tekemiseen, voi olla palkitsevaa.

Joissakin organisaatioissa esimiehet ovat haluttomia siirtämään vastuita. Näiden valvojien on oltava täysin hallittavissa kaikessa heidän valvonnassaan. Toiset vievät tätä hallitsevaa filosofiaa pidemmälle olettaen, että ainoa tapa saada jotain aikaan oikein on tehdä se itse. Ajatella, että kaikki voidaan tehdä yksin, on tyhmyyttä, koska se vaatii koko joukkueen ponnisteluja ollakseen todella menestyvä. Syyt esimiesten tehtävien siirtämiseen alaisille vaihtelevat. Lopputulos voi kuitenkin olla palkitseva työntekijälle, esimiehelle ja työpaikalle.

Miksi valvojat siirtävät tehtäväänsä?

Esimiehet valitsevat tehtävien siirtämisen alaisille useista syistä. Yleisiä syitä delegointiin ovat:

• Mahdollisuus ammatilliseen kasvuun - Työntekijöille, joille on siirretty uusia tehtäviä, annetaan mahdollisuus menestyä tehtävässä, joka on uskottu heidän hoitoonsa ja ohjaukseensa. Tiettyjä tehtäviä siirtävät esimiehet valitsevat jonkun, joka voi suorittaa työn tavalla, joka johtaa onnistuneeseen tulokseen.
• Ristikoulutus - Älykkäät esimiehet tietävät, että tehokkaaseen organisaatioon kuuluu monipuolinen henkilöstö, joka voi astua mukaan kattamaan, kun esimies on poissa sairauden tai loman vuoksi. Tehtävien siirtäminen sallii tämän mahdollisuuden.
• Uudet projektit ja tehtävät työnantajalle - Jos organisaatiolle on annettu uusi vastuu, esimiehet saattavat löytää uuden tehtävän erinomaisena mahdollisuutena siirtää uusia tehtäviä. Koska delegoidun tehtävän tulisi olla esimiehen tehtävä, uusi tehtävä saattaa olla organisaatiolle jotain uutta, mikä saattaa edellyttää alaisen huolellisuutta esimiehen valvonnassa. Vaikka esimiehen ei pitäisi olla ylenmääräinen tai tutkia jokaista liikettä, esimiehen tulisi asettaa hänet saataville, jos uuden delegoidun tehtävän alainen tarvitsee apua tai ohjeita.
• Rajoitettu henkilöstö organisaatiossa - Budjettirajoitusten alentama henkilöstö edellyttää organisaatioilta tehtävien jakamista aika ajoin. Valvojat arvioivat usein henkilöstönsä vahvuudet ja heikkoudet määrittääkseen parhaan henkilön suorittamaan delegoidun tehtävän. Koska esimiehet venytetään ohuiksi, jotta he olisivat edelleen "käytännönläheisiä" suuressa osassa työtä, on usein tarpeen siirtää joitakin vastuita alaisille.
• Tarve osoittaa tukea ryhmälle - Vastuiden siirtäminen osoittaa luottamuksen, joka esimiehellä on vastuunsa ottamiseen alaisilleen heidän valvonnassaan.

Tärkeintä useimmille esimiehille on, että he eivät voi tehdä kaikkea itse. Jokainen esimies, joka ajattelee pystyvänsä, on tyhmä, koska organisaation menestyminen vaatii kaikkien tiimissä olevien panoksen. Esimiesten tulisi muistaa, että kun heidän työntekijänsä loistavat, niin he myös. Lisäksi ohjaamalla tiettyjä vastuita työntekijöille esimies osoittaa heidän luottamuksensa tiimiin. Jokaisella organisaation työntekijällä on oma panoksensa organisaation menestykseen. Esimiehen lyhytnäköisyys on ajatella, että saavutetut tavoitteet tai kokenut menestys ei johdu työntekijöistä, jotka auttavat saavuttamaan nämä tavoitteet. Suuri johtajuus on tarpeen johtamiseksi ja hyvien esimerkkien näyttämiseksi tiimille. Kuitenkin,menestyminen edellyttää koko tiimin ponnisteluja. Tehtävien siirtäminen asianomaiselle henkilöstölle auttaa ohjaajaa johtamaan muita omaan ammatilliseen kehittymiseen.

Oikean henkilön valitseminen työhön

Kun esimies on todennut vastuun delegoinnin tarpeen, seuraava vaihe on valita paras henkilö tehtävään. Tehtävien siirtäminen työntekijöille on tehtävä tavalla, joka varmistaa uuden mahdollisuuden saaneelle työntekijälle onnistuneen kokemuksen. Vaikka vastuualueita ja uudelleen määrättyjen tehtävien merkitystä on varmasti monia, esimiehen on harkittava joitain samanlaisia ​​asioita. Joitakin hyödyllisiä asioita, jotka on otettava huomioon päätettäessä vastuun siirtämisestä, ovat:

1. Älä koskaan siirrä tehtävää vihollisesi alaiselle. Anna viileämmän pään vallita tutkimalla työn luonnetta ja kenellä tiimissä on kyky menestyä sen suorittamisessa. Tehtävän siirtämistä ei pitäisi koskaan tehdä vihassa tai rangaistuksena.
2. Valitse henkilö, jolla on asianmukaista kokemusta ja koulutusta. Parhaan henkilön valitsemiseksi tehtävään esimiesten tulisi tarkastella yksittäisten tiimin jäsenten kokemusta, koulutusta ja koulutusta. Koska esimies haluaa työntekijän menestyvän, on tärkeää valita työntekijä, jolla on kyky suorittaa delegoidut tehtävät.
3. Älä ota ei vastauksena. Koska mahdollisuus ottaa vastuu voi olla jonkin verran pelottava valitulle työntekijälle, on tarpeen tarjota tehtävä tukevalla tavalla, jotta työntekijä tietää, ettei heitä "heitetä susille". Sen sijaan esimiehen tulisi olla jatkuvassa kommunikoinnissa osoittaakseen tukea tälle työntekijälle ja heidän uskoaan saavansa työn valmiiksi.
4. Palkitse hyvä suorituskyky. Tehtävän siirtäminen on tilaisuus palkita hyvä suorituskyky ja tarjota uusi tilaisuus nähdä työntekijä loistavan ja kasvavan ammattimaisesti.
5. Älä anna henkilökohtaisten ennakkoluulojen olla ratkaiseva tekijä työntekijän valinnassa. Esimiesten on valittava työntekijä aina vain liiketoiminnallisista syistä. Kaikkien ennakkoluulojen jättäminen työntekijän valinnan ulkopuolelle on ensiarvoisen tärkeää, koska tätä tehtävää voidaan pitää etuna. Valtuuskunnan ei pitäisi olla tilaisuus suosion suosimiselle.

Viestintä on tärkeää

Kun delegointipäätös on tehty ja alainen on valittu, on tärkeää, että esimiehet tarkistavat työntekijän kanssa säännöllisesti tarjotakseen tarvittavaa tukea tai ohjausta. Viestinnästä kyseisen työntekijän kanssa tulee ratkaiseva merkitys, koska se tarjoaa uuden mahdollisuuden osoittaa usko, joka antoi työntekijälle vastuun. Valvojat voivat halutessaan vaatia näitä työntekijöitä toimittamaan säännöllisiä päivityksiä tehtävän etenemisestä. Lisäksi esimiehet voivat säännöllisten kokousten ja vuotuisen suorituskyvyn arviointikokouksen aikana antaa tärkeää palautetta siitä, miten siirretty vastuu etenee. Työntekijät arvostavat mahdollisuutta antaa palautetta esimiehelle.

Edustusto voi vahvistaa työpaikkaa

Kuten edellä mainittiin, jokaisella työpaikan työntekijällä on arvokas panos työpaikan tavoitteiden saavuttamiseksi. Vahvistetut siteet, jotka ovat esimiesten ja työntekijöiden välillä, johtuvat suoraan kokemuksesta, jonka työntekijä saa delegoidun tehtävän hoitamisen kautta. Työntekijän ja esimiehen tarve työskennellä keskenään mahdollisten ongelmien kommunikoimiseksi tyydytetään, kun sekä työntekijä että esimies tapaavat säännöllisesti keskustelemaan tehdystä työstä. Työsuhdetta voidaan varmasti parantaa, kun esimiehen ja alaisen välille luodaan säännöllisesti luottamusta. Työnantajat, jotka käyttävät delegointia asianmukaisista syistä ja vastuun käsitteleville henkilöille, menestyvät paremmin johtajien ja alaisten yhtenäisen suorituskyvyn ansiosta.