Sovi budjetti: arviot, prioriteetit ja taloudelliset resurssit sekä budjetoinnin tarkoitus ja edut

Tämä artikkeli on kirjoitettu NVQ-yksikön " Hyväksy budjetti " perusteella. Tämä on tason 3 yksikkö, jonka luottoarvo on 4.

Tässä yksikössä on kaksi osaa; ensimmäinen osa arvioidaan tiedon ja ymmärryksen, henkilökohtaisten lausuntojen, kyselyn, keskustelujen ja muiden todisteiden perusteella. Toinen osa arvioidaan todisteiden perusteella erilaisilla menettelyillä.

Mitä budjetista sovitaan

Jos sinulla on määrällisiä tavoitteita, jotka sinun on saavutettava, tai tiedät, että sinun on selviydyttävä kriittisistä tilanteista, joita voi syntyä milloin tahansa, tarvitset suunnitelman. Sinun on suunniteltava säästösi, tulosi ja menosi, ja tämä koskee sekä henkilökohtaisia ​​että liiketoiminnan tavoitteita. Lyhyesti sanottuna sinun on "sovittava budjetista".

Mikä on budjetti?

Talousarvio on rahoitusasiakirja, joka suunnittelee tulevia säästöjä, menoja, tuloja ja menoja. Yksityishenkilöt, yritykset tai organisaatiot voivat suunnitella budjetin, jotta he ennustavat, voivatko he toimia suunnitelluilla tuloilla ja kuluilla. Talousarvio antaa myös kuvan siitä, miten liike toimii seuraavalla tilikaudella.

Monenlaisia ​​budjetteja

Talousarvioita voi olla monenlaisia, riippuen kyseessä olevan yrityksen tilanteesta tai osasta ja käytettävissä olevista taloudellisista luvuista.

• Kun riittämättömiä taloudellisia lukuja ei ole saatavilla, talousarvio laaditaan edellisen vuoden arvioiden perusteella, ja tätä kutsutaan ennustebudjetiksi.
• Budjettia, joka perustuu siihen, kuinka paljon rahaa käytetään seuraavana tilikautena, kutsutaan käteisbudjetiksi.
• Jos uuden yrityksen perustamisesta lasketaan kustannukset, mukaan lukien kaikki yrityksen aloittamiseen tarvittavat varat, sitä kutsutaan yrityksen perustamisbudjetiksi.
• Ja on olemassa tulosbudjetteja, jotka perustuvat palveluihin tai projekteihin, joissa budjetit luodaan arvioimalla kutakin yksittäistä kohdetta.
• Arviota yrityksen tulevasta myynnistä kutsutaan myyntibudjetiksi.

Budjetteja on paljon enemmän, kaikki riippuvat tarkoituksesta, tavoitteista ja muista mukana olevista tekijöistä.

Miksi on tärkeää luoda budjetti?

Suunnittelu budjetilla antaa sinulle selkeän kuvan siitä, kuinka paljon rahaa tulee ja kuinka paljon kulutat. Joten ennen kuin käytät tosiasiallisesti johonkin, voit päättää, onko sillä vaikutusta kyseisen vuoden talouteen vai ei. Voit priorisoida, saavuttaa tavoitteet, vähentää ei-toivottuja kuluja ja hallita rahaa tehokkaasti. Budjetin luominen lievittää stressiä ja epäilyjä, koska tiedät jo mitä sinulla on ja mitä odottaa.

Budjetin laatimiseen tarvittavat taidot ja prosessit

On olemassa useita prosesseja, jotka on tiedettävä ja ymmärrettävä ennen talousarvion laatimista ja hyväksymistä. Joitakin niistä käsitellään jäljempänä:

• Kuinka arvioita käytetään talousarvioesitystä laadittaessa (osa 1.1)
• Kuinka tunnistaa prioriteetit ja tarvittavat taloudelliset resurssit budjettia laadittaessa (osa 1.2)
• Prioriteettien määrittelyn tarkoitus ja edut budjettia laadittaessa (osa 1.3)
• Arvioitujen kustannusten ja tulojen arvioinnin tarkoitus ja hyödyt (kohta 1.4)

Ymmärrä, miten kehitetään budjetteja

Budjetin laatimisessa on useita vaiheita, ja myös eri tekijät on otettava huomioon. Luodaan talousarvioesitys, joka sisältää ehdotuksia mainitun budjettikauden menoista ja investoinneista.

Selitä, miten arvioita käytetään talousarvioesitystä laadittaessa (osa 1.1)

Budjettiluonnosta laadittaessa otetaan huomioon edellisten tilikausien budjetti, tuloslaskelma ja liiketoiminnan kassavirta. Kun ennakoit tuloja ja kuluja, ole erittäin varovainen ja konservatiivinen ja käytä aina oikeita ja tarkkoja todellisia lukuja, jos sinulla on niitä. Ole myös valmis hallitsemaan budjetin arvioitujen arvojen vaihteluja.

Huomaa: Jos sinulla ei ole todellisia lukuja, arvioi kustannuksia arvioidessasi suurin mahdollinen, esimerkiksi suurin yleishyödyllinen lasku; Arvioidessasi tuloja arvele pieni arvo, esimerkiksi ota arvo, joka tuotti vähiten tuloja palvelulle.

Kun käytät arvioita talousarvioesityksen laatimiseen, laadi luettelo kaikista resursseista, joita tarvitset talousarvion laatimiseen. Kerää kaikki resurssit ja koota ne sitten lopuksi budjetin kehittämiseen. Sinun on valmisteltava tämä ennen varainhoitovuoden alkua.

Tärkeitä faktoja, joita on noudatettava, kun noudatat yllä olevaa prosessia, ovat:

• Sinun on luotava luettelo kaikista kuluista. Luokittele kulut erikseen ja piirrä luettelo. Esimerkiksi toimistotarvikkeet, laitteet, palkat ja vakuutukset. Valmista arvioitu kustannuslista ja käytä viitteenä edellisen vuoden kuluja.
• Etsi rajoituksia, kuten enimmäis- tai vähimmäiskulusumma tai tietyille tehtäville ja projekteille varattu aikajakso, ja ota ne huomioon.
• Seuraava askel on luoda luettelo kaikista tuloista. Luokittele kuten yllä ja laadi luettelo kaikista lähteistä, joiden kautta sinulla on tuloja, ja arvioitu summa kullekin. Esimerkiksi tuotot tarjotuista palveluista, toimitetuista tuotteista, ulkopuolisesta rahoituksesta, veroista, myynnistä tai muista varainhankintatapahtumista.
• Luo yhteys tulojen ja kulujen välille. Sinulla on luettelo sekä tuloista että kuluista. Selvitä tulolähde, joka auttaa kuluja, ja luo interaktiivinen luonnos.

• On parasta ottaa neuvoja kokeneilta ja ammattitaitoisilta ihmisiltä budjettia valmisteltaessa, koska kaikki eivät ole taitavia itse laatimaan budjettia, etenkin suurissa organisaatioissa tai yrityksissä.
• Kun sinulla on luettelo kuluista, kehitä priorisoitu luettelo ottaen huomioon kulut, jotka edistävät organisaation kehitystä tai tietyn tavoitteen saavuttamista. Kirjoita kunkin priorisoidun tehtävän arvioidut kustannukset (ota huomioon kaikki kulut, kuten henkilöstö, palkka, kuljetus, resurssit, yleislaskut ja muut niihin liittyvät kulut).
• Älä oleta, että tulojen ja kulujen välillä on tiukka sovitus. Odottamattomat kulut voivat syntyä milloin tahansa, ja siksi on viisasta varata rahaa sekalaisiin kuluihin.

• Tee luettelo asioista, jotka haluat toteuttaa ensimmäisen kerran uudella tilikaudella; esimerkiksi palkan nousu tai toimistotilojen laajennus tai kunnostaminen. Luo luettelo arvioiduista kuluista näille asioille.
• Paras tapa luetella kaikki yllä olevat tiedot on käyttää laskentataulukkoa, jossa on lueteltu tuotot ja kulut lähteiden kanssa. Jos tulojen ja kulujen ennustetut arvot ovat suunnilleen samat, budjettia kutsutaan tasapainoiseksi budjetiksi. Jos kulut ovat alhaisemmat kuin tulot, sinulla on ylijäämä ja voit katsoa, ​​voidaanko sillä tehdä mitään yrityksen tai organisaation parantamiseksi. Jos kulut ovat korkeammat kuin tulot, syntyy alijäämä, ja organisaation on etsittävä tapoja leikata kuluja; esimerkiksi yleishyödyllisten laskujen ja paperitavaroiden leikkaaminen tai varainhankintatapahtumien tai lahjoitusten etsiminen.

Huomaa: Kun hankit kokemusta budjettien kehittämisestä, tulevien vuosien talousarvioiden laatiminen on helpompaa. Tiedät, mistä etsit tietoja ja resursseja sekä kuinka tunnistaa prioriteetit.

Selitä kuinka tunnistaa budjetin valmistelussa tarvittavat prioriteetit ja taloudelliset resurssit (osa 1.2)

Jotta yritys pysyisi sujuvalla, painopisteet on määritettävä oikein (prioriteettibudjetointi) ja talous on suunniteltava ja hoidettava hyvin.

Prioriteettibudjetoinnin logiikka on, että taloudelliset resurssit on kohdennettava budjettikohtiin - esimerkiksi palveluihin tai projekteihin - sen perusteella, kuinka tehokas budjettikohta on niiden organisaation kannalta arvokkaiden tavoitteiden saavuttamisessa. Joten budjetin erät luokitellaan yllä olevien tosiseikkojen perusteella ja rahoitus jaetaan vastaavasti.

Meidän on nyt etsittävä tapoja tunnistaa painopisteet ja taloudelliset resurssit.

Kuinka joku voi tunnistaa prioriteetit?

Tarvitset taitoja, kokemusta, loogista ajattelua ja hyvää tietoa organisaation toiminnasta tai toiminnasta. Jos laadit edellisen vuoden talousarvion, sinulla on käsitys siitä, miten tunnistat nämä tekijät, ja tämä helpottaa tehtävääsi. Prioriteettikohteet ovat palveluita, jotka tarjoavat korkeimman arvon organisaatiolle tai yritykselle.

Joitakin tapoja tunnistaa etuoikeudet kehitettäessä budjettia

• Jos laadit talousarvioita edellisinä vuosina, käytä pohjana näitä ennakoitujen tulojen ja menojen luetteloita. Käytä yrityksen tai organisaation viimeisintä tilinpäätöstä myynti- ja tuloslukuihin. Joissakin luvuissa voi olla pieniä muutoksia tai vaihteluja, ja prioriteetit olisivat myös muuttuneet. Ota huomioon kaikki nämä muutokset ja ota huomioon kaikki edellä mainitut tekijät talousarviota laatiessasi.

• Kun priorisoit budjettikohtia, tarkista perusteellisesti kukin kohta ja sen merkitys organisaatiolle. Tutki alueita, joilla tällä tuotteella on vaikutusta, ja luetella tästä riippuvat yksiköt; esimerkiksi tietotekniikkapalvelujen parantaminen, parannettu tekniikka, kustannusten leikkaaminen, tuottavuus työpaikalla jne. Kysy oikeilta ihmisiltä tietoja ja ideoita - esimerkiksi organisaatiosta riippuen vanhempi henkilöstö tai johtajat - ja päätä päätös asettaa esine etusijalle.
• Etsi organisaation ylläpitämiä perustarkoituksia, kuten yhteisön hyvinvointi, terveellisen elämäntavan tukeminen, laadukkaiden palvelujen tarjoaminen vanhuksille tai laadukkaiden kodintuotteiden tarjoaminen kohtuulliseen hintaan. Luo strateginen suunnitelma prioriteettien tunnistamiseksi.
• Voit tehdä kyselyjä, kokouksia tai kohderyhmiä, myös yleisön kanssa, saadaksesi päätöksiä palvelun asettamisesta etusijalle.

Kun prioriteettiluettelosta on tehty looginen päätös, meidän on osoitettava resursseja näille asioille. Tätä varten meidän on yksilöitävä taloudelliset resurssit.

Tapoja tunnistaa tarvittavat taloudelliset resurssit budjettia laadittaessa

Resursseja tarvitaan jatkuviin menoihin, lyhytaikaisiin menoihin ja kertaluonteisiin kuluihin.

• Käy läpi prioriteettiluettelo menoista, jotka sinulla on. Voit viitata edellisen vuoden resurssien kohdentamismalliin ja noudattaa sitä tai tehdä muutoksia, jos käytettävissä on käytännöllisempi ja hyödyllisempi vaihtoehto. Yksi kohde saattaa tarvita enemmän rahoitusta toiseen, vain koska se on korkeammalla prioriteettitasolla. Joillakin palveluilla voi olla yhteinen rahoitus.
• Tarkastele kutakin kulua ja piirrä hahmotelma kaikesta, mikä riippuu kyseisestä kustannuksesta; esimerkiksi osastot, palvelualueet ja toiminta-alueet. Tutki budjetin vaikutuksia näihin toiminta-alueisiin ja laadi näiden tietojen perusteella priorisoitu luettelo. Katso edelliset tilinpäätökset. Selvitä näiden alueiden menojen hyödyt pitäen niitä ensisijaisina.
• Tarkista, onko kaikille resursseille riittävästi resursseja, joilla on tietty prioriteetti, ja jos pulaa on, voit etsiä sponsoreita, järjestää tapahtumia rahankeruun tai työskennellä kumppanuusjärjestöjen kanssa kustannusten vähentämiseksi tai jakamiseksi.

Huomaa: Riippuen organisaatiosta tai yrityksestä, jossa työskentelet, sen koosta ja toimintatavasta, saatat tarvita yhden kokonaisbudjetin tai useita yksittäisiä budjetteja eri toimintoihin.

Selitä prioriteettien tunnistamisen tarkoitus ja hyödyt budjettia laadittaessa (osa 1.3)

Myös tietämisellä, kuinka määritetään painopisteet talousarvion kehittämiseksi, on monia etuja.

Prioriteettien määrittelyn tarkoitus ja edut talousarvion valmistelussa ovat:

• Budjetti auttaa sinua hallitsemaan käytettävissä olevia varoja erittäin tehokkaasti.
• Prioriteettien ja käytettävissä olevien resurssien tunnistaminen auttaa jakamaan asianmukaiset resurssit asiaankuuluville tai priorisoiduille hankkeille.
• Kun sinulla on hyvin suunniteltu budjetti, voit seurata organisaation suorituskykyä tehokkaasti ja nähdä, ovatko tavoitteet saavutettu. Budjettipäätöksissä tapahtuneita virheitä tai tehottomasta budjetoinnista johtuvaa heikkoa tai heikkoa liiketoimintaa voidaan käyttää päätöksentekoprosessin parantamiseen tulevaisuudessa.

• Pystyt suunnittelemaan organisaation tulevat tavoitteet, tavoitteet ja suorituskyvyn.
• Tehokas prioriteettien tunnistaminen auttaa sinua määrittämään tulevat budjetit tarkemmin.
• Sinulla on selkeä käsitys siitä, milloin ryhtyä tarvittaviin toimiin, jos jotain menee suunnitelman ulkopuolelle.
• Pystyt tunnistamaan ongelmat jo ennen niiden ilmenemistä, kun seuraat budjettia: esimerkiksi hätäaputarpeet tai kassavirtaan liittyvät ongelmat.
• Oikea budjetointi prioriteettien mukaan auttaa organisaation sujuvaa toimintaa ja lisää henkilöstön motivaatiota.

Selitä arvioitujen kustannusten ja tulojen arvioinnin ja perustelun tarkoitus ja hyödyt (osa 1.4)

Kun olet määrittänyt budjettikohtien prioriteetit ja resurssit, sinun on varattava kustannukset kullekin budjetin alamomentille. Tehdäkseen tämän tehokkaasti sinun on tutkittava ja arvioitava budjettikohtaan vaadittava summa. Tässä prosessissa tehdään kustannus-hyötyanalyysi.

• Pystyt arvioimaan, onko jokin budjettikohta organisaation toimintaa ohjaavien periaatteiden mukainen.
• Voit selvittää, ylittävätkö toiminnan edut kustannukset tai kasvavatko tuottavuus budjetin seurauksena.
• Pystyt tunnistamaan, onko ylimääräisiä budjettivaroja tarpeen, onko syy asianmukainen vai ovatko ne oikeutettuja.
• Voit välttää viime hetken muutokset tai tarkistaa tulevat budjettisuunnitelmat ja olla valmis kohtaamaan ne.
• Voit tunnistaa alueet, jotka saattavat tarvita lisäkustannuksia, esimerkiksi hankkeet, joista saattaa aiheutua lisäkustannuksia, ja olla valmis
• Voit olla varma, että arviot ovat realistisia ja paikkansapitäviä, ja toteuttaa ne huoletta.
• Voit leikata kustannuksia tai välttää kustannuksia arvioidessasi, jos huomaat, että kustannukset eivät ole vaatimuksia tai tarpeita.
• Pystyt päättämään helposti, ovatko sopimukset (projektin luovuttaminen sopimusvirastoille) kustannustehokkaampia kuin projektin kanssa suoraan työskentelevä organisaatio.

Tässä on täydentävä artikkeli korvattujen budjettien neuvottelemisesta ja taidoista, joita tarvitaan budjetin sopimiseen.

Toivottavasti löydät täältä olevat tiedot hyödyllisiä. Älä epäröi jättää ehdotuksia, kokemuksia ja ideoita alla olevaan kommenttiosioon.

Kiitos vierailustasi.

Kaikki parhaat!

Livingsta