Kuinka luoda perus vuokaavio

Vuokaaviot ovat kaavioita, jotka edustavat työnkulun, prosessin tai algoritmin toiminnan alkua. Näitä kaavioita käytetään kaikkien liiketoiminta-alueiden dokumentointiin, suunnitteluun ja analysointiin.

Tekijä: Joshua Crowder

Kuinka suunnitella vuokaavio

Vuokaavion luominen prosessille on helppoa. Sinulla on vain oltava oikeat työkalut ja vähän mielikuvitusta. Voit ladata laskentataulukon vuokaaviotyökaluilla napsauttamalla tätä. Tiedosto sisältää kaikki perussymbolit, jotka ammattilaiset pystyvät lukemaan ja ymmärtämään. Voisit käyttää yli 80 symbolia, mutta niiden oppimisesta ei ole hyötyä, jos katsojat eivät tiedä mitä he edustavat. Joten sanottuaan, tiedosto sisältää suosituimmat symbolit.

Ennen aloittamista sinun on vain tiedettävä, kuinka kuvaileva haluat olla. Suurten prosessien kartoitus, jossa on paljon yksityiskohtia, voi olla huolellista. Kaavion piirtäminen muutaman kerran käsin ennen elektronisten työkalujen käyttöä on suositeltavaa.

Vaihe 1: Harkitse virtaussuuntaa

Kun aloitat prosessin, on pyöristetty suorakulmio, joka kutsui päätelaitetta, joka antaa käyttäjälle jonon. Paras paikka aloittaa prosessi on sijoittaa lähtöpäätteesi kaavion vasempaan yläkulmaan. Ei ole todellisia sääntöjä siitä, miten sinun täytyy luoda vuokaaviot, mutta olen havainnut, että on parasta aloittaa prosessi vasemmassa yläkulmassa ja lopettaa prosessi kaavion alueen oikeassa alakulmassa.

Aloittaminen vasemmasta yläkulmasta ja siirtyminen oikealle ala-alueelle osoittaa toiminnan selkeän kulun. Jotkut ihmiset käyttävät ylhäältä alas -menetelmää ja se on okei, kunhan se on johdonmukaista.

Tekijä: Joshua Crowder

Vaihe 2: Lisää vuokaaviokaistat

Kun luot vuokaaviota, et todellakaan halua tietojesi olevan kaikkialla. Prosessissasi olevat kohteet ovat helpommin ymmärrettävissä, jos ryhmität ne yhteen. Alla on esimerkki vuokaaviosta, joka on erotettu "kaistoilla". Vaikka se ei ole pakollista ja joskus on vaikeaa seurata, kaistojen käyttö pitää kaavion järjestyksessä.

Yleensä käytettäessä tällaisia ​​kaistoja vuokaaviossa kaavion nimi on yleensä nimi uimakaistan vuokaavio.

Tekijä: Joshua Crowder

Vaihe 3: Käytä Start-, Stop- ja Transition-symboleita

Vuokaavion aloittamiseksi sinulla on oltava pääte. Tämä symboli käynnistää ja pysäyttää virtausprosessin. Ei todellakaan ole mitään muuta syytä, jos sinulla on enemmän kuin kaksi päätelaitetta.

Voit päästä pisteeseen, jossa et voi enää sijoittaa karttatietoja yhdelle sivulle. Tässä vaiheessa käytät sivun ulkopuolista liitintä. Joten sen sijaan, että käytät päätelaitetta prosessin lopettamiseen, käytät sivun ulkopuolista liitintä ja viittausta siihen kuten "a". Kun aloitat seuraavalle sivullesi, viittaa kyseiseen sivun ulkopuoliseen liittimeen "a": lla toisella sivun ulkopuolisella liittimellä. Viite auttaa sinua tunnistamaan, mistä noutaa uudelleen.

Anon-page-liitin toimii samalla tavalla, mutta sitä käytetään, kun yhdellä sivulla ei ole tarpeeksi tilaa nuolen vetämiseen prosessin toiseen osaan. Tällöin ohitat nuolen ja käytät sivulla olevan liittimen viitteitä saadaksesi sinut lähemmäs prosessin muuta osaa. Yksi esimerkki on, jos sinulla on useita prosesseja, jotka tallennetaan levylle, mutta levy sijaitsee sivun yläosassa, kun kaikki tallennettavat prosessit ovat sivun alaosassa. Tässä tilanteessa voi olla hyvä idea käyttää sivun liitintä pitämään linjat sekoittamasta muita prosessien osia.

Yleisen vuokaavio-ohjeen mukaan nämä muodot ovat ainoat symbolit, jotka edustavat aloitus- tai loppupistettä vuokaaviossa.

Tekijä: Joshua Crowder

Vaihe 4: Yhdistä symbolit viivoihin

Viivat ovat niitä, joita käytät yhdistämään symbolejasi. Suora viiva edustaa siirtymistä prosessin yhdestä osasta toiseen. Suora viiva liikkuu vain yhdessä suorassa eikä koskaan tarkoita takaisinvirtausta prosessin läpi. →

Siellä on myös kaksisuuntainen linja ja tietoliikenneyhteys, ja molemmilla on kaksi nuolta. Kaksisuuntainen viiva osoittaa prosessin, joka voi edetä joko suuntaan tai edestakaisin. Voit käyttää kaksisuuntaista viivaa tietokoneohjelman tallentamiseen levylle, mutta osoita takaisin sinne, missä olit, jotta prosessia voidaan jatkaa. Viestintälinkki näyttää tietoliikenneyhteyden tietokoneesta tietokoneeseen, tietokoneesta palvelimeen. puhelimesta puhelimeen, faksista puhelimeen tai jopa henkilöstä toiseen.

Vuokaavio ei rajoitu yllä olevien viivojen käyttöön. Lisää rivejä on saatavana edistyneempään vuokaavioon.

Tekijä: Joshua Crowder

Vaihe 5: Lisää tallennussymbolit

Alla on symboleja, jotka edustavat jonkinlaista tallennustilaa. Levyä käytetään, kun tallennat jonkin tyyppistä tietokoneprosessia, kuten aiemmin todettiin.

Toinen tallennussymboli on nauha ja siihen viitataan enimmäkseen peräkkäisenä datan symbolina. Tätä käytetään palvelimen varmuuskopiointiin. Yleensä nauha katsotaan varmuuskopiolevyksi, joka poistetaan turvallista säilytystä varten, tai levyksi, jota käytetään tietojen palauttamiseen. Voit itse asiassa viitata flash-asemaan tällä symbolilla.

Kolmion symboli tasaisella puolella ylöspäin on tarkoitettu tiedostojen manuaaliseen tallentamiseen. Kolmion sisällä ilmoitat kuinka tiedostot lajitellaan (esim. "A" aakkosjärjestyksessä, "N" nimen mukaan).

Varastosymbolit

Tekijä: Joshua Crowder

Vaihe 6: Lisää prosessisymbolit

Pitkälle puolelle asetettu suorakulmiosymboli edustaa tietokoneistettua prosessia. Haluat käyttää tätä symbolia, kun käytetään mitä tahansa ohjelmaa ohjaavaa tehtävää. Jos tähän tehtävään liittyy tallentaminen, tietokoneprosessin tulisi päivittää levy. Puolisuunnikas toimii manuaalisena prosessina. Tämä voi olla mikä tahansa fyysinen toiminta, kuten tarkastus tai tehtävä, joka vaatii liikkumista. Timantin muoto on päätöksentekoa varten. Sinun on varmistettava, että asetat kyllä ​​/ ei ja nuolet oikeaan asentoon.

Prosessisymbolit

Tekijä: Joshua Crowder

Vaihe 7: Lisää tulolähdön symbolit

Viimeiseksi meillä on symbolit, jotka edustavat tulo- ja lähtödataa. Sinulla on mahdollisuus siirtää yksi asiakirja tai useita asiakirjoja prosessin läpi. Trapetsi edustaa avainta. Tämä todellakin ottaa näppäimistön muodon ja edustaa kaikkia näppäiltyjä tietueita.

Tulosyötön symbolit

Tekijä: Joshua Crowder

Esimerkkikaavio 1: Selitys

Alla olevassa esimerkissä on esitetty prosessi, joka kuvaa tilauksen kestoa muovihartsia jakelevassa yrityksessä. Kuten näette, aiemmin keskusteltu kaista pitää prosessin järjestyksessä ilmoittamalla asiakirjan käyttäjälle, missä he ovat prosessissa.

Esimerkki 1 vuokaavio. Tämä prosessi on kirjoitettu muovihartsien jakelutilausten käsittelyä varten. Kun ongelmia ilmenee ja prosessi ei saavuta päätepistettä, se pysyy vastavuoroisena, kunnes tilaus on valmis.

Tekijä: Joshua Crowder

Esimerkkikaavio 2: Selitys

Esimerkki 2 esittää saman yrityksen prosessin. Yksityiskohtaisemmin tämä kaavio näyttää tarkat vaiheet, jotka on aloitettu asiakastarjouksen aloittamiseksi CRM-järjestelmässä. Kuten näette, prosessia jatketaan toisella sivulla, jossa on sivun ulkopuolinen liitin.

Esimerkki 2 vuokaavio

Tekijä: Joshua Crowder

Tiivistettynä

Toivon, että pystyit hyötymään tästä lyhyestä opetusohjelmasta. En halunnut antaa liikaa sääntöjäni, koska vuokaaviossa ei saisi olla liikaa rajoituksia. Sinun tehtäväsi on tehdä prosessi näkyväksi paperilla, jotta yleisösi tietää, mitä pääsi sisällä tapahtuu. Tämän jälkeen pidä vuokaaviot yksinkertaisina, elleivät ihmiset tarvitse lisätietoja. Mikään ei ole pahempaa kuin työntekijät viettävät aikaa kaavioissa, joiden oppimiseen kukaan ei vie aikaa. Okei, on pahempaa…

© 2018 Joshua Crowder